Fit für die Zukunft durch Struktur im Geschäftsreisemanagement

Hertha BSC ist einer der traditionsreichsten Fußballclubs Deutschlands und hat in seiner über 130-jährigen Geschichte längst Kultstatus erreicht. Der Reisebedarf bei der „Alten Dame” reicht von Spielen der Bundesliga und internationalen Turnieren über Scouts, Marketing, Vertrieb und viele weitere Individual- reisende, die dienstlich unterwegs sind. Vor dem Hintergrund der global schwierigen Wirtschaftslage war es höchste Zeit, einen neuen Geschäftsreisepartner zu finden, um Struktur in die Prozesse zu bringen und Kosten einzusparen.

Vor Navan

Bisher verfügte Hertha BSC über keinen zentralen Reiseanbieter. Mannschaftsreisen wurden über ein Reisebüro oder auch direkt bei Hotels vom Team Manager organisiert. 

Bei Individualreisen wurde hingegen vor allem auf die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gesetzt. Es gab kein einheitliches Tool für die Buchung von Geschäftsreisen, ein Preisvergleich musste selbst auf mehreren Plattformen durchgeführt werden und die entsprechenden Daten wurden nicht zentral gesammelt. Hinzu kamen manuelle Reiseanträge, die alle Beteiligten viel Zeit kosteten.

Dass diese Vorgehensweise weder zeitlich noch finanziell tragbar war, lag auf Hand. Die Suche nach einer Geschäftsreiselösung begann.  

Warum Navan

Intuitive Plattform

Im Rahmen des Auswahlprozesses wurden die Angebote von verschiedenen Anbietern sorgfältig miteinander verglichen. Eines der wichtigsten Kriterien für Hertha war eine nutzerfreundliche Plattform, mit der alle Mitarbeitenden im Unternehmen umgehen können. Beim Vergleich mit anderen Mitbewerbern ging dieser Punkt an Navan.

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„Eine Vereinfachung des Geschäftsreiseprozesses – sowohl für die Reisenden als auch für das Controlling – ist der Hauptgrund, weshalb wir nach einer Geschäftsreiselösung gesucht und Navan ausgewählt haben.”

Thomas E. Herrich

Managing Director, Hertha BSC

Die nächsten Schritte wurden eingeleitet und die Plattform einem Stresstest unterzogen, bei dem die Individualreisen für das nächste Trainingslager in Alicante, Spanien gebucht werden sollten. Durch einzelne virtuelle Karten, die mit jeder Buchung generiert werden, werden alle Reiseausgaben direkt in der Plattform verarbeitet und müssen nicht manuell eingereicht werden. 

Zudem können mit wenigen Klicks die besten Flugverbindungen aus einer umfassenden Übersicht ausgewählt werden, was den Buchungsprozess einfacher als je zuvor gestaltet. Die Planung war dadurch in kürzester Zeit abgeschlossen und Hertha überzeugt.

Unternehmenskultur

Auch die Übereinstimmungen bei der Unternehmenskultur des Berliner Fußballclubs mit Navan haben überzeugt. „Offene Menschen, klare Kommunikation, schnelle Entscheidungswege. Genau so haben wir uns den idealen Geschäftsreisepartner vorgestellt”, so Geschäftsführer Thomas E. Herrich.  

Durch den Zusammenschluss mit dem deutschen Anbieter Comtravo 2020 kann Navan, ein in den USA gegründetes Unternehmen, außerdem eine beeindruckende Expertise des deutschen Reisemarkts vorweisen. Zweifel an der Entscheidung kamen dadurch bei Thomas E. Herrich nie auf. 

Ausblick in die Zukunft

Die anstehende Implementierung der Plattform haben die Ansprechpartner bei Navan in Abstimmung mit dem Hertha-Team genauestens vorbereitet. Der Rollout beginnt mit den Individualreisenden, als zweiter Schritt sollen auch die Mannschaftsreisen über die Plattform organisiert werden. 

Wichtig war für Thomas E. Herrich, dass Navan allen Mitarbeitenden zur Verfügung steht – auch wenn absehbar ist, dass sie nicht dienstlich reisen. Dadurch können sie Urlaube über die Plattform buchen und von den Vorzugsraten profitieren. „Privatreisen über die Navan-Plattform zu buchen, sehen wir als klaren Benefit. Diesen wollen wir allen Mitarbeitenden zugänglich machen“, freut sich Thomas E. Herrich.

Weiterhin hat das Thema Zukunftsfähigkeit für den Berliner Fußballverein Priorität. Dies umfasst sowohl Nachhaltigkeit als auch die finanzielle Gesundheit des Unternehmens – und Navan kann Hertha bei der Erreichung dieser Ziele voranbringen. 

Im Bereich Nachhaltigkeit stellt die Navan-Plattform den Admins bei Hertha effektive Mittel zur Verfügung, um Maßnahmen zur Reduzierung der Umweltbelastungen zu identifizieren. „Reisen sind immer mit Emissionen verbunden. Wir sind jedoch überzeugt, dass uns Navan durch seine Vorreiterstellung und kontinuierliche Innovationen im Bereich Nachhaltigkeit dabei unterstützen kann, unseren CO2-Ausstoß so gering wie möglich zu halten”, so Thomas E. Herrich. 

Auch in Bezug auf Kosteneinsparungen wird Navan neue Maßstäbe setzen. Durch das Tool erhält Hertha BSC nicht nur volle Kostenkontrolle, Admins können sich auch auf die dynamischen Richtlinien verlassen, die sich an die Marktgegebenheiten anpassen und die Buchungskosten senken. 

Insgesamt wird Navan dem Verein dabei helfen, sich in wenigen Monaten zukunftssicher aufzustellen – ein strategisches Traumtor für das Geschäftsreisemanagement.