Effizientes Reporting: Flowdesk spart mit Navan mehrere Tage Zeitaufwand

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Paris

Branche

Technologie, Finanzen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Ausgaben

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Flowdesk ist ein auf digitale Liquidität spezialisiertes Fintech, das Kunden mithilfe technologischer Tools bei der Verwaltung ihrer Liquidität an den Finanzmärkten unterstützt. 

Im Zuge der internationalen Expansion – mit Standorten in Paris, Singapur und den USA – nehmen Geschäftsreisen bei Flowdesk kontinuierlich zu. Vor diesem Hintergrund entwickelte sich das Travel Management schnell zu einem strategischen Thema. Um die Kostenkontrolle zurückzugewinnen, eine effiziente Logistik zu gewährleisten und vollständige Transparenz über alle Reisen zu erhalten, entschied sich das Unternehmen für eine All-in-one-Lösung für Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement.

Vor Navan

Vor der Nutzung von Navan verfügte Flowdesk zwar über ein Reisetool, jedoch setzten alle Tochtergesellschaften auf eigene Systeme für die Ausgabenverwaltung. Dies erschwerte den Budgetüberblick und Datenzugriff erheblich. Die vorhandenen Tools waren ineffizient und leisteten keinen messbaren Beitrag zur Kostenoptimierung.

Daher war Flowdesk auf der Suche nach einer Lösung, die den Reisenden eine optimierte Nutzererfahrung bietet und gleichzeitig die Kosten senkt. Der Impuls für den Wechsel kam aus den USA, als der Vertrag der amerikanischen Tochtergesellschaft mit ihrem bisherigen Expense-System auslief. Zu diesem Zeitpunkt entschied das Unternehmen, ein einheitliches System einzuführen und das Finanzmanagement zu zentralisieren.

Gleichzeitig häuften sich die Beschwerden über das bisherige Reisetool. Das Finanzteam wurde daraufhin beauftragt, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Ausgaben zu finden.

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Während dem Wechsel hat uns das Navan-Team wunderbar unterstützt und hervorragende Arbeit geleistet.

Géraldine Adjadj

Group Financial Controller

Darum hat sich Flowdesk für Navan entschieden

Bei der Auswahl des neuen Anbieters legte Flowdesk Wert auf eine Plattform, die ohne großen Erklärungsaufwand leicht zu bedienen ist. So sollte die Nutzungsrate gesteigert und Buchungen außerhalb des Systems (Leakage) reduziert werden. 

Die verschiedenen Stakeholder:innen im Unternehmen, darunter die Vielreisenden, unterzogen der Nutzererfahrung von Navan einem umfassenden Test. Das Ergebnis war durchweg positiv und das Tool überzeugte durch seine intuitive Bedienbarkeit.

Ein weiterer entscheidender Faktor war der Reisendensupport. Für die vorherige Lösung hatten die Admins häufig negatives Feedback erhalten. „Der Kundensupport von Navan gab den Ausschlag. Die Reisenden fühlen sich gut betreut. Das Support-Team arbeitet lösungsorientiert und versteht die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden“, so Géraldine Adjadj, Group Financial Controller bei Flowdesk. 

Navan unterstützte das Unternehmen beim gesamten Entscheidungsprozess. Dabei wurden individuelle, relevante Anwendungsbeispiele für Flowdesk entwickelt und die erforderlichen Ressourcen für die Evaluierung des Kundensupports bereitgestellt. „Das Team von Navan war jederzeit erreichbar und hat hervorragende Arbeit geleistet“, so Adjadj.

Zudem waren die Verlässlichkeit des Reportings sowie der verbesserte Datenzugriff von großer Bedeutung für die Entscheidung. Vor Navan hatte das Finanzteam keinerlei Transparenz, da mehrere unterschiedliche Tools parallel im Einsatz waren. 

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Der exzellente Kundenservice von Navan macht den Unterschied. Die dedizierten Teams habt ein perfektes Produktwissen und bieten uns erstklassigen Support.

Géraldine Adjadj

Group Financial Controller

Der Navan-Effekt

Automatisierte Workflows und schneller Launch

Das integrierte Genehmigungssystem von Navan hat die Freigabeprozesse in der Finanzabteilung erheblich beschleunigt. Die Teams, die zuvor jede einzelne Buchung manuell prüfen mussten, wurden dadurch spürbar entlastet. Ufuoma Ogagarue, FP&A Manager bei Flowdesk, stellte einen deutlichen Effizienzgewinn fest: „Richtlinienkonforme Buchungen gehen automatisch durch. Wir sparen wertvolle Zeit und können uns auf die Fälle konzentrieren, die wirklich überprüft werden sollten.“ 

Darüber hinaus bieten die dynamischen Richtlinien mehr Flexibilität und sparen Zeit, da Mitarbeitende ihre Reisen weltweit eigenständig buchen können. In den vergangenen Monaten konnte die Compliance so deutlich gesteigert werden. Dies belegt, dass Autonomie die Eigenverantwortung der Reisenden stärkt, statt zu regelwidrigem Verhalten zu führen.

Die Plattform wurde von den Reisenden bei Flowdesk schnell angenommen, da sie die intuitive Benutzeroberfläche schätzen. In der Folge verbesserten sich die Qualität und die Genauigkeit der Reisedaten erheblich. Auch der Kundensupport ist kein Vergleich zur vorherigen Lösung und die Reisenden fühlen sich gut betreut. „Ich habe es selbst ausprobiert: Das Support-Team von Navan reagiert äußerst schnell und ist sehr aufmerksam“, freut sich Géraldine Adjadj.

Zusätzlich ermöglicht die Event-Management-Funktion von Navan, die Kosten für Events bei Flowdesk vorausschauend zu planen und bei Budgetüberschreitungen sofort gegenzusteuern. Das Finanzteam behält die volle Kontrolle über alle Einstellungen und kann Richtlinien eigenständig anpassen, was das Unternehmen flexibler und reaktionsschneller gemacht hat.

Vollständige Transparenz: Vom Zahlungsverkehr bis zur Buchhaltung

Im Bereich Expense können die Mitarbeitenden ihre Abrechnungen nun bereits während der Reise einreichen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten und erhöht die Transparenz. „Wir kennen die Kosten und den ROI einer Reise oft schon, bevor sie abgeschlossen ist“, so Adjadj. Zusätzlich erfolgt die Erstattung an die Mitarbeitenden über Navan automatisch, wodurch der manuelle Aufwand spürbar reduziert wurde.

Weiterhin ist Géraldine Adjadj mit dem Workflow für das Einreichen von Spesenabrechnungen sehr zufrieden. Dank automatischer Belegerkennung (OCR) werden Informationen präzise erfasst, was den Prozess beschleunigt. „Mit Navan Travel spart das Finanzteam wertvolle Zeit, da wir nicht mehr alle Spesenabrechnungen einzeln händisch prüfen müssen“, erklärt sie.

Auch die Verwaltung aller Buchungssätze und die Reporting-Qualität wurden durch Navan optimiert. Zuvor musste das Finanzteam Daten mühsam via Excel-Import manuell übertragen. Heute ist Navan direkt in das ERP-System integriert, sodass alle Buchungen automatisch synchronisiert werden. Der zentrale Datenzugriff bietet dabei einen entscheidenden Vorteil. „Dank der in Navan verfügbaren Echtzeit-Daten ist unsere Analysequalität deutlich gestiegen“, sagt Ufuoma Ogagarue, FP&A Managerin bei Flowdesk. „Die Daten unterstützen uns bei Prognosen und der Budgetplanung, da wir Trends frühzeitig erkennen.“

Flowdesk hat außerdem die Einkaufskarten (P-Cards) von Navan eingeführt. Damit steht den Standorten in den USA eine Zahlungslösung zur Verfügung, die dort zuvor nicht existierte. Mitarbeitende, die viel reisen, verfügen darüber hinaus über physische Karten. Diese können sie direkt in Navan selbst generieren – ein weiterer Faktor, der zu mehr Autonomie und Flexibilität beiträgt.

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Vor Navan haben wir 2 bis 3 Tage für die Datensortierung und -bereinigung benötigt. Durch die Dashboards von Navan dauert der Vorgang nur noch wenige Sekunden.

Ufuoma Ogagarue

FP&A Manager

Die Zukunft mit Navan

Im Zuge der weiteren internationalen Expansion von Flowdesk wird auch das Reisebudget weiter ansteigen. Daher ist es für das Unternehmen entscheidend, über präzise Daten zu verfügen und die exakten Kosten jeder Reise zu kennen. Dafür setzt Flowdesk weiterhin auf Navan und plant, den Zugang auf weitere Nutzer:innen auszuweiten, um die Adoption im Unternehmen zu maximieren.

Navan hat sich als unverzichtbares Tool etabliert, das durch seine einfache und nutzerfreundliche Handhabung überzeugt. Dies belegen eine Weiterempfehlungsrate (Net Promoter Score) von 65+ sowie die hohe Nutzungsrate unter den Reisenden. „Wir bei Finance sind sehr zufrieden“, resümiert Géraldine Adjadj. „Wenn wir nochmal vor die Wahl gestellt würden, würden wir alles genauso wieder machen.“