Mehr Kontrolle sowie proaktives Geschäftsreise- und Spesenmanagement für Fever-Tree

Seit der Gründung 2005 hat sich Fever-Tree zur ersten Wahl für Mischgetränke in 74 Märkten weltweit entwickelt. Wie bei den Zutaten für die eigenen Produkte wird auch beim gesamten operativen Geschäft auf hohe Qualitätsstandard gesetzt.

Vor Navan wurde bei Fever-Tree ein Reiseanbieter aus Großbritannien genutzt, bei dem Mitarbeitende telefonisch buchen mussten, was zu vielen Buchungen auf anderen Portalen führte. Die Folge: Die Finanzabteilung hatte keinen Überblick über die Reiseausgaben, was mit der globalen Expansion immer mehr zum Problem wurde.

Fever-Tree ging auf die Suche nach einer einheitlichen Plattform für Geschäftsreisen und Spesen und befand schließlich, dass Navan genau die richtige Mischung für diese Anforderungen mitbringt.  

Vor Navan

Wenig transparent und reaktiv

Vor Navan fehlte es der Finanzabteilung von Fever-Tree an Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben auf und für Geschäftsreisen. Die Mitarbeitenden buchten nicht nur außerhalb der Plattform, die Reiserichtlinien wurden zudem über ein separates Dokument kommuniziert und Spesen erst Tage oder Wochen nach der Reise eingereicht.

Die Vorgesetzten mussten jede Ausgabe manuell mit der Richtlinie abgleichen. „Es war sehr aufwendig, alle Anträge zu prüfen und die Kosten waren ja immer bereits entstanden“, erinnert sich Ben Lenehan, Financial Director of Operations bei Fever-Tree.

Da es bei Fever-Tree keinen zentralen Überblick über die Reisen gab, war nie klar, wer sich gerade wo aufhielt – ein Problem bei der Erfüllung der Fürsorgepflicht.

Durch die manuellen Prozesse für Buchungen und die Berichterstattung war es außerdem schwierig festzustellen, welche Mitarbeitenden am meisten ausgeben und die Kosten zu reduzieren.

Ineffiziente Spesenverwaltung

Der Ausgabenprozess war langsam, umständlich und sehr manuell. Mitarbeitende mussten alle Ausgaben einzeln aufgliedern, was dazu führte, dass Spesen- abrechnungen zu einer unliebsamen Aufgabe wurden. Verspätete oder unvollständige Anträge waren die Folge.

Die Finanzabteilung musste also viel Zeit aufwenden, um fehlende Belege oder Informationen zu erhalten, um den Rückstau an eingereichten Ausgaben zu abzuarbeiten.

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„Vor Navan waren unsere Prozesse reaktiv. Wir wussten immer erst hinterher, was ausgegeben wurde und mussten uns auf die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden verlassen. Mit Navan können wir die Kosten in Echtzeit kontrollieren und proaktiv ent- scheiden, was für Geschäftsreisen ausgegeben wird.“

Ben Lenehan

Financial Director – Operations

Darum hat sich Fever-Tree für Navan entschieden

Als dynamisches fortschrittliches Unternehmen war man sich bei Fever-Tree einig, dass die Geschäftsreise- und Spesenverwaltung überholt war.

Vom zukünftigen Anbieter wurde mehr Transparenz und Kontrolle über die Kosten sowie ein einfacherer Ausgabenprozess erwartet, der die Finanzabteilung und alle Mitarbeitenden im Unternehmen weniger Zeit kostet.

Im direkten Vergleich stach Navan als einzige wirkliche End-to-End-Lösung auf dem Markt heraus. Statt Geschäftsreise- und Spesen-Software von unterschiedlichen Anbietern aneinander zu koppeln, führt Navan beide Bereiche auf einer Plattform zusammen, was alle Prozesse erleichtert. 

Ben Lenehan ist der Meinung, dass Navan das Reise- und Spesenmanagement bei Fever-Tree im Zuge der globalen Expansion optimiert hat: „Als wir gewachsen sind, haben wir neue Kreditkarten in unterschiedlichen Ländern bei verschiedenen Banken eingeführt. Mit Navan verwalten wir alles über eine Plattform, können Mitarbeitenden in jedem Land Karten zur Verfügung stellen und alles läuft über ein Reporting-System“, so Lenehan.

Der Navan-Effekt

Reisezahlungen und Ausgabenmanagement leicht gemacht

Bei Fever-Tree werden nun Navan-Reisezahlungen für Reisebuchungen und Navan-Ausgaben für geschäftliche Ausgaben genutzt. Mit Navan-Reisezahlungen wird eine virtuelle Karte für jede Buchung erstellt, sodass Mitarbeitende ihre Reise mit einem Klick bezahlen und die Reisekostenabrechnung direkt einreichen können. Sie müssen kein Geld auslegen. Alle Transaktionen werden automatisch abgeglichen und an das ERP-System übertragen. Das Finanzteam um Ben Lenehan spart sich also den mühsamen Abgleich.

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“Seit dem Wechsel zu Navan spart unsere Finanzabteilung ungefähr 2 Tage pro Monat bei der Ausgabenverwaltung. Das Team muss Reisekostenabrechnungen nicht mehr manuell prüfen, Ausgabenrichtlinien durchsetzen oder sich um Rückerstattungen kümmern.”

Ben Lenehan

Financial Director – Operations

Verbesserte Datenlage, mehr Ersparnis

Die automatisierte Lösung für Reisezahlungen und Ausgabenmanagement von Navan spart den Reisenden bei Fever-Tree eine Menge Zeit, da sie nach der Reise keine Belege mehr sammeln und für Flüge, Hotels und andere Ausgaben ins System hochladen müssen.*

Das Finanzteam von Fever-Tree hat nun Zugang zu Geschäftsreise- und Spesendaten in Echtzeit, sodass sie alle Ausgaben im Unternehmen nachvollziehen und sogar bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitenden zuordnen kann. Richtlinien können schnell und einfach an das Ausgabenverhalten angepasst und detaillierte Berichte in wenigen Minuten erstellt werden.

*Hinweis: Um der Belegpflicht in Deutschland nachzukommen, können die Belege schnell und unkompliziert über die App erfasst werden. Die Spesenabrechnung erfolgt dann automatisch. 

Dynamische Reiserichtlinien und 24/7-Support

Seit dem Launch von Navan profitieren die Fever-Tree-Mitarbeitenden von einer besseren Reiseerfahrung. Business Trips können in wenigen Minuten gebucht werden und die Optionen außerhalb der Richtlinie sind klar gekennzeichnet, was zu einer höhen Richtlinieneinhaltung führt.

Vor Navan bestanden die Richtlinien für Flug- und Hotelbuchungen aus statischen Preisobergrenzen. Jetzt werden bei Fever-Tree dynamische Richtlinien genutzt, die sich an den aktuellen Marktpreisen orientieren. „Dadurch erhalten wir ein Verständnis über die tatsächlichen Kosten für ein Hotel in New York gegenüber einer Unterkunft in München oder Sydney”, so Lenehan.

Auf Reisen können Mitarbeitenden das Inhouse- Support-Team 24/7/365 bequem über die App erreichen, um Buchungen zu tätigen, zu ändern oder zu stornieren, was für Fever-Tree als Unternehmen mit Standorten weltweit essenziell ist.

Sichere Zahlungen für Software-Abos

Fever-Tree nutzt Navan außerdem für die Zahlung laufender Software-Abos. Die virtuellen Ausgabenkarten haben ein festes Budget und sind einem einzelnen Händler zugewiesen. Das gibt Lenehans Finanzteam volle Kostenkontrolle, Transparenz über ausgehende Zahlungen und die Rückversicherung, dass das Budget jederzeit eingehalten wird. Dieser Ansatz ist deutlich sicherer als der vorherige.

Die Vorteile für Fever-Tree

Seit der Implementierung der End-to-End-Lösung von Navan profitiert Fever-Tree von vielen Vorteilen:

Finanzabteilung:

• Überblick über alle Geschäftsreise- und Spesenausgaben im Unternehmen in einem Tool
• Detailliertere Dateneinblicke 
• Hohe Zeitersparnis bei der Spesenverwaltung, mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben

Reisende:

• Schnelle und einfache Reisebuchung und -verwaltung
• Prämien für kostengünstiges Buchen
• Umfangreiches Reiseangebot
• Support über die App jederzeit verfügbar
• Keine manuellen Spesenabrechnungen mehr

Pläne für die Zukunft: weiter optimieren

In den 18 Monaten seit die Mitarbeitenden bei Fever-Tree Zugang zu Navan haben, wurden bereits 4.500 Reisen unternommen. „Wir haben also einiges an Daten gesammelt, um nachzuvollziehen, wann wohin gereist wird und zu welchen Kosten. Das erleichtert unsere Budgetkalkulation und Planung ungemein”, sagt Ben Lenehan.

Lenehans Team nutzt die umfassenden Daten der Plattform außerdem, um die Reisegewohnheiten der verschiedenen Abteilungen zu vergleichen und die Richtlinien für mehr Kosteneinsparungen anzupassen. 

Dazu wurde bei Fever-Tree vor Kurzem auch Navan-Prämien aktiviert, die einen Anreiz für Reisende schaffen, dem Unternehmen bei der Buchung von Reisen Geld zu sparen. „Wir können damit merklich die Kosten senken“, freut sich Lenehan darüber, dass Mitarbeitende günstigere Hotels buchen, um Prämien für eigene Reisen zu sammeln.

Lenehan sieht optimistisch in die Zukunft: „Mit Navan können wir bei Fever-Tree zukünftig sicherstellen, dass wir zur richtigen Zeit an die richtigen Orte reisen. Damit können wir unsere Kosten effektiver gestalten und unser Wachstum fördern.”