Mehr Effizienz durch KI für globale Geschäftsreisen und Ausgaben bei Epicor

Region

APAC: Asien-Pazifik, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika, LATAM: Lateinamerika

Hauptsitz

Austin, USA

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

Vorherige Lösungen

CWT

PDF herunterladen

Als globaler Anbieter branchenspezifischer Unternehmenssoftware unterstützt Epicor Tausende Kunden weltweit. Das Unternehmen setzt auf ein effizientes Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement, damit kundennahe Teams mobil und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle bleiben.

Aktuell verwaltet Epicor mit Navan die Geschäftsreisen von mehr als 2.000 Reisenden. Mitarbeitende profitieren von einer intuitiven Buchungserfahrung, während Admins die nötige Flexibilität, Transparenz und Automatisierung erhalten, um eine globale Belegschaft effizient zu unterstützen.

Vor Navan

Vor der Einführung von Navan wurden Reisen bei Epicor über CWT abgewickelt – eine traditionelle Reisemanagement-Plattform, die auf manuellen Prozessen basierte und Reisenden wie Admins nur begrenzte Flexibilität bot. Mit dem Ausbau seiner globalen Präsenz benötigte das Reiseteam eine Lösung, welche die Buchungen vereinfachte, die Verwaltung der Reiserichtlinien optimierte und eine bessere Reiseerfahrung ermöglichte.

Das Team wollte mehr als ein Buchungstool: eine Plattform, die die Verwaltung effizienter gestaltet, Ausgabenprozesse automatisiert, aussagekräftiges Reporting liefert und sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt.

„

Modern, flexibel und intuitiv. So würde ich Navan beschreiben.

Elizabeth Velasco

Procurement Consultant

Darum hat sich Epicor für Navan entschieden

Elizabeth Macias Velasco, Einkaufsberaterin bei Epicor, ist eine der zentralen Navan-Admins. Sie unterstützt Mitarbeitende im gesamten Unternehmen und arbeitet eng mit dem Expense-Team zusammen, um die Reiserichtlinien und die Performance des Bereichs zu steuern. Eine der größten Stärken von Navan ist für sie die intuitive Bedienung der Plattform, sowohl für die Reisenden als auch für die Admins.

„Die Benutzeroberfläche gefällt mir sehr gut“, sagt Velasco. „Reisen buchen, Ausgaben hochladen – alles ist sehr intuitiv. Und ich weiß, dass viele unserer Reisenden das genauso sehen.“

Für Admins hat sich die Flexibilität als ebenso wertvoll erwiesen. „Wenn ich eine Richtlinie oder eine Konfiguration anpassen muss, ist das unkompliziert möglich“, sagt Velasco. „Ich muss mir keine Sorgen machen, dass eine Änderung unerwartete Auswirkungen auf andere Bereiche hat. Es ist super einfach.“

Dank dieser Einfachheit kann das Reisemanagement bei Epicor schnell und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand an neue Anforderungen angepasst werden.

Für Velasco machen die Produktinnovationen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Navan den Unterschied. „Wenn mich jemand fragt, ob die Plattform etwas Bestimmtes kann, weiß ich, dass ich mich jederzeit an das Navan-Team wenden kann. Manchmal gibt es die Funktion bereits, manchmal gibt es eine alternative Lösung – und oft werden die von uns gewünschten Funktionen wenige Monate später Teil des Produkts.“

Die Ergebnisse

Die Reisenden von Epicor, insbesondere die Vertriebs- und Professional-Services-Teams, die viel Zeit bei Kunden vor Ort verbringen, profitieren auf Desktop- und Mobilgeräten von einer intuitiven Buchungserfahrung.

„Ich höre von unseren Mitarbeitenden regelmäßig, wie sehr sie Navan mögen“, sagt Velasco. „Sie schätzen, dass alle Funktionen der Desktop-Version auch in der mobilen App verfügbar sind. Dadurch lassen sich Reisen selbst von unterwegs aus sehr einfach verwalten.“ Auch die mobile Nutzungsrate von 83 % unterstreicht, wie gut die Belegschaft die Möglichkeit angenommen hat, ihre Reisen von überall aus zu verwalten.

Diese Einfachheit setzt sich im Bereich Expense fort. Für Vielreisende wie Brad Knisely, VP Finance, bedeutet das: Wenn Ausgaben direkt unterwegs erfasst werden, bleibt nach der Reise kaum noch etwas zu erledigen.

„Da ich regelmäßig geschäftlich reise, fällt für mich besonders ins Gewicht, dass Spesen in Echtzeit eingereicht werden und nicht am Ende jeder Reise das Projekt Spesenabrechnung ansteht“, sagt Knisely. „Ich kann jede Ausgabe direkt erfassen. Wenn ich meine Navan-Karte nutze, weist mich die Plattform außerdem auf fehlende Angaben hin. Ich bin im Grunde fertig, bevor ich wieder zu Hause bin.“

Darüber hinaus spiegeln eine Weiterempfehlungsrate (Net Promoter Score) von +59 und eine Kundenzufriedenheit von 94 % die positive Erfahrung der Mitarbeitenden wider.

„

Da ich regelmäßig geschäftlich reise, fällt für mich besonders ins Gewicht, dass Spesen in Echtzeit eingereicht werden und nicht am Ende jeder Reise das Projekt Spesenabrechnung ansteht. Ich bin im Grunde fertig, bevor ich wieder zu Hause bin.

Brad Knisely

VP of Finance

Smarte Ausgabenprüfung mit KI-gestützten Empfehlungen

Epicor nutzt außerdem eine der neuesten Innovationen von Navan: KI-gestützte Handlungsempfehlungen. Diese Funktion unterstützt Expense-Teams dabei, markierte Transaktionen schneller zu prüfen, indem sie Empfehlungen und Begründungen dafür liefert, ob diese freigegeben, abgelehnt oder weitere Informationen angefordert werden sollten.

Statt jede Transaktion manuell zu prüfen, können die Prüfenden schnell nachvollziehen, warum eine Ausgabe markiert wurde, und den entsprechenden nächsten Schritt einleiten. „Navan zeigt an, ob für eine Transaktion bereits alle erforderlichen Angaben vorliegen oder ob etwas fehlt. Die Zusammenfassung ist direkt ersichtlich. Das ist sehr hilfreich“, so Velasco.

Der Mehrwert geht über die reine Ausgabenprüfung hinaus. Velasco nutzt auch den Navan Admin Companion, der wie ein persönlicher Datenanalyst für Geschäftsreisen und Ausgaben agiert und Reporting-Fragen in natürlicher Sprache beantwortet. „Meine erste Anfrage betraf den Anteil eines bestimmten Reisendentyps im vergangenen Monat. Statt Filter und Dashboards zu erstellen, habe ich die Frage nur eingegeben und bekam sofort eine Antwort.“

Das Zusammenspiel dieser Innovationen unterstützt Epicor dabei, den manuellen Aufwand zu reduzieren, Ausgabenprüfungen zu beschleunigen und Admins sofortigen Zugriff auf die benötigten Informationen zu geben. So kann sich das Team auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Im Hintergrund hat die Automatisierung den manuellen Aufwand für das Expense-Team von Epicor deutlich reduziert. Dank der Konfiguration von Richtlinienregeln, die Transaktionen innerhalb der Richtlinie automatisch freigeben, müssen die Prüfenden Hunderte routinemäßige Ausgaben nicht mehr manuell kontrollieren.

„Wir vertrauen darauf, wie Navan auf Basis der von uns festgelegten Parameter arbeitet. Wenn etwas automatisch freigegeben wird, wissen wir, dass es den Vorgaben entspricht. Das nimmt dem Expense-Team eine enorme Last ab“, so Velasco.

Aktuell werden 76 % der Transaktionen von Epicor automatisch freigegeben. Dadurch verbringt das Expense-Team weniger Zeit mit der Prüfung richtlinienkonformer Transaktionen und kann sich auf Ausnahmefälle konzentrieren, die eine genauere Prüfung erfordern. Für Mitarbeitende bedeutet die Automatisierung zudem schnellere Freigaben und eine unkompliziertere Abrechnung.

Die Vorteile zeigen sich auch bei Transaktionen, die manuell geprüft werden müssen. Für die Genehmigenden bündelt Navan den relevanten Kontext und alle erforderlichen Unterlagen in einem einzigen Workflow.

„Aus Genehmiger-Sicht hat Navan viel unnötiges Hin und Her beseitigt“, sagt Knisely. „Wenn eine Ausnahme meine Prüfung erfordert, finde ich alle benötigten Informationen direkt im System – einschließlich Belegen und ergänzender Dokumentation. Ich kann die Ausgabe freigeben, ablehnen oder mit einer Notiz teilweise freigeben. Die Mitarbeitenden erhalten sofort eine Rückmeldung, ohne dass ein ewig langer E-Mail-Strang entsteht. Das spart allen Beteiligten Zeit.“

Weiter führt er aus: „Navan hat einen der frustrierendsten Aspekte von Geschäftsreisen deutlich vereinfacht. Statt nach einer Reise eine Stunde mit der Erstellung einer Spesenabrechnung zu verbringen, wird jede Transaktion einzeln erfasst, sobald sie anfällt. Das ist für Mitarbeitende deutlich angenehmer und führt zu übersichtlicheren, genaueren Spesenabrechnungen.“

„

Navan hat einen der frustrierendsten Aspekte von Geschäftsreisen deutlich vereinfacht.

Brad Knisely

VP of Finance

Messbare Einsparungen

Während das globale Reisemanagement bei Epicor weiter optimiert wird, unterstützt Navan das Unternehmen dabei, eine positive Reiseerfahrung mit Kostenkontrolle in Einklang zu bringen. So konnten Einsparungen von 27 % bei Flügen und 24 % bei Hotels erzielt werden.

Mit Blick auf die Zukunft sieht Velasco weitere Möglichkeiten, gemeinsam mit Navan Buchungen über andere Kanäle zu identifizieren, Reiserichtlinien zu optimieren und zusätzliche Einsparpotenziale zu erschließen. 

„Wir prüfen stetig, wie wir weitere Einsparungen erzielen, Buchungen außerhalb der Plattformvermeiden und das gesamte Potenzial von Navan noch besser ausschöpfen können. Navan ist ein großartiger Partner, der uns dabei unterstützt, uns immer weiter zu verbessern.“

Blick in die Zukunft

Nach Jahren der Zusammenarbeit baut Epicor den Einsatz von Navan im gesamten Unternehmen weiter aus – vom Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement bis hin zu neuen Prozessen für Mitarbeitervorteile in internationalen Märkten.

Für Velasco liegt die größte Stärke der Plattform nicht nur in ihrer einfachen Bedienung, sondern auch in der Gewissheit, dass Navan gemeinsam mit den sich wandelnden Anforderungen von Epicor kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Sei es die KI-gestützte Verwaltung, intuitive Reiseerfahrung, flexible Richtliniensteuerung und stetige Produktentwicklung: Navan ist für Epicor längst zu einem strategischen Partner geworden, der Epicor dabei unterstützt, ein intelligenteres und effizienteres globales Reisemanagement zu betreiben.