Navan: die Brücke zu effizientem Travel Management für DYWIDAG
Ergebnisse
34 %
Ersparnis bei Hotelbuchungen
4,8/5
CSAT (Kundenzufriedenheit)
45 Min.
Zeitersparnis pro Reisebuchung
Region
EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika
Hauptsitz
Unterschleißheim
Unternehmensgröße
Mittlere Unternehmen (800-2.500 Mitarbeitende)
Branche
Immobilien und Baugewerbe
Verwendete Produkte
- Navan-Geschäftsreisen
- Navan-Ausgaben
- Navan-Reisezahlungen
Im Jahr 1865 als deutsche Zementfabrik gegründet, ist das Bau- und Serviceunternehmen DYWIDAG mit Hauptsitz im bayerischen Unterschleißheim heute in über 50 Ländern vertreten.
Der Spezialist für modernen Brückenbau hat es sich zum Ziel gesetzt, die globale Infrastruktur durch die ideale Kombination aus Fachexpertise und innovativer Technologie sicherer, stärker und smarter zu machen.
Als reiseintensives globales Business war DYWIDAG auf der Suche nach einer neuen Geschäftsreiselösung, um uneinheitliche manuelle Prozesse abzulösen, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Hier kam Navan ins Spiel.
Vor Navan
Vor dem Wechsel zu Navan wurden Geschäftsreisen und Spesen bei DYWIDAGs 25 Entities regional verwaltet, was zu einem Flickenteppich an verschiedenen Systemen und Regelungen führte.
Dies beeinträchtigte einerseits die Effizienz, da die unterschiedlichen Tools aufwendig verwaltet und die Kosten getragen werden mussten, ohne dass ein zentrales Reporting vorhanden war. Andererseits wirkte sich die Willkür bei Prozessen und Vorgaben negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Zudem liefen die Geschäftsreise- und Spesenprozesse größtenteils manuell ab, was zu einem hohen Zeitaufwand für alle Beteiligten führte. Sie verloren wertvolle Zeit, in der sie sich nicht auf ihre wertschöpfenden Aufgaben fokussieren konnten.
„Von der Buchung beim Reiseanbieter, über das Scannen des Belegs, Ausfüllen der Excel-Tabelle, Steuerprüfung, Berechnung des Per Diems bis zur Fahrtkostenabrechnung kam für die Mitarbeitenden so schnell bis zu 1 Stunde Zeitaufwand pro Buchung zusammen”, erinnert sich Andreas Poloczek, Regional CFO bei DYWIDAG.
Auch die langwierigen Rückerstattungsprozesse, bei denen Mitarbeitende bis zu zwei Monate auf die Auszahlung ihrer vorgestreckten Aufwendungen warten mussten, trugen nicht zu einer positiven Mitarbeitererfahrung bei.
Ein mangelnder Überblick und unzureichende Reporting-Möglichkeiten stellten eine weitere Herausforderung für Vorgesetzte und die Finanzabteilung bei DYWIDAG dar. Mitarbeitende buchten selbst auf unterschiedlichen Plattformen, sodass die Kosten erst sichtbar wurden, wenn sie bereits entstanden waren. Teilweise konnte erst Wochen bis Monate im Nachhinein festgestellt werden, was ausgegeben wurde.
Dieser manuelle Prozess in Verbindung mit verschiedenen Kostenstellen und Sachkonten bedingte nicht nur den Zeitverzug beim Erfassen der Kosten, sondern auch erhebliche Korrekturschleifen in der Buchhaltung nach dem Monatsabschluss.
Außerdem war für das Erstellen dieser Übersicht manueller Aufwand erforderlich. Zusätzlich war durch dieses Setup auch wenig Kontrolle über die Richtlinieneinhaltung oder zentrales Steuern kosteneffektiver Buchungen möglich.
„
„Es fehlten die entsprechenden Daten und Tools in einer konsolidierten Lösung, um die Kosten in Check zu halten.”
Andreas Poloczek
Regional CFO
Darum hat sich DYWIDAG für Navan entschieden
Das Jonglieren mit mehreren Insellösungen ist kosten- und verwaltungsintensiv. Deshalb war DYWIDAG auf der Suche nach einer Plattform, die Geschäftsreisen und Spesen zusammen abdeckt, um den Overhead zu reduzieren und die Kosten für unterschiedliche Tools zu vermeiden.
„Die Verbindung von Geschäftsreisen und Spesen auf der digitalen Plattform von Navan ermöglicht uns eine nahtlose Datenübertragung und kontextualisierte Informationen. So konnten wir Prozesse automatisieren und vereinfachen, was den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten erheblich senkt”, sagt Poloczek.
Als Regional CFO gehört es zu Poloczeks Prioritäten, die Kosten für das steigende Volumen in allen Unternehmensbereichen möglichst gering zu halten.
Potenzielle Bottlenecks bei Schlüsselakteuren wie der Buchhaltung sah er als Hürde für das Wachstum. „Mit Navan können wir Prozesse verschlanken und beschleunigen. Das sorgt dafür, dass mehr Volumen bearbeitet werden kann, ohne dass weiteres Personal benötigt wird”, freut sich Poloczek.
Natürlich spielten auch die Kosten bei der Auswahl des passenden Anbieters eine wichtige Rolle. „Es ist kurzsichtig, nur die direkten Kosten in Form von User-Lizenzen zu betrachten. Es sollte auf eine Lösung gesetzt werden, die die Prozesse optimiert und skalierbar aufsetzt. Einsparungen bei den Reisebuchungen sind der Hebel für geringere Kosten”, so der CFO.
Weiterhin sieht der Finanzexperte die proaktive Richtlinienumsetzung von Navan als wirksames Hilfsmittel, die Kosten besser zu kontrollieren.
Mit dem Wechsel zu einer neuen Plattform sollte auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Nutzungsrate gesteigert werden. Dafür müssen den Mitarbeitenden die Reisemittel und Unterkünfte zur Verfügung stehen, die ihren Bedürfnissen entsprechen – und das auf einfache Weise.
Um dies für alle Regionen von DYWIDAG zu gewährleisten, ist ein globales Angebot für Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen erforderlich, was mit dem intuitiven Buchungstool von Navan problemlos möglich ist.
Das findet auch Poloczek: „Im Sinne des übergeordneten Ziels, uns insgesamt effizienter aufzustellen, sollten auch Abläufe wie die Reisekostenabrechnung und Erstattungen optimiert werden, damit sich die Mitarbeitenden auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Navan hat das geschafft.”
Der Navan-Effekt
In den wenigen Monaten seit Nutzung der modernen Plattform ist der Navan-Effekt bei DYWIDAG in allen Unternehmens- und Anwendungsbereichen deutlich spürbar.
Mit Navan können Reisende Hotelbuchungen mit wenigen Klicks selbst tätigen, ändern oder stornieren, ohne den Kundenservice oder das Hotel direkt kontaktieren zu müssen. Ihnen stehen jederzeit die Reiseangebote zur Verfügung, die sie benötigen.
Anders als beim bisherigen Anbieter werden auch Low-Cost-Carrier abgebildet und die Buchung von Zugreisen mit Bahncards ist problemlos möglich.
„Das Feedback zu Navan ist durchweg positiv. Einer unserer Mitarbeitenden sagte, im Vergleich zum vorherigen Tool sei es ein Unterschied wie Tag und Nacht”, bestätigt Poloczek.
Ein weiterer Vorteil: Bei Verwendung des eigenen PKW können Kilometerpauschalen spielend einfach erfasst werden. Die Mitarbeitenden geben lediglich die Start- und Zieladresse an und die Pauschale wird automatisch korrekt berechnet.
„
„Wir hatten eine sehr informative Schulung, aber eigentlich hätte ich sie nicht gebraucht. Das Tool ist so einfach und intuitiv zu bedienen, dass es sich selbst erklärt.”
Nutzer von Navan
DYWIDAG
Mit Navan hat das Controlling Zugang zu übersichtlichen Echtzeit-Dashboards und Berichten – jederzeit auf der Plattform. Anders als beim vorherigen Anbieter muss dafür nicht mehr das Account-Management-Team kontaktiert und mehrere Tage auf die Zusendung gewartet werden.
Die Daten können granular aufgeschlüsselt werden, etwa wie sich die Kosten pro Reise oder Übernachtung entwickeln, wie gebucht wird, welche Trends sich pro Abteilung oder Region abzeichnen und wie dies gegenüber ähnlichen Unternehmen einzuordnen ist. „An solch eine Datentiefe war bei unserem bisherigen Anbieter gar nicht zu denken”, stellt der CFO fest.
Statt des langwierigen händischen Prozesses durchlaufen Erstattungsanträge die notwendigen Freigaben automatisch und werden nach Überprüfung und Genehmigung ohne manuellen Aufwand zurückerstattet.
„Die Buchhaltung muss Erstattungsbeträge nicht einzeln ansehen, sondern nur ein Statement pro Woche buchen”, sagt Poloczek. „Die Beträge werden automatisch auf das Bankkonto der Mitarbeitenden überwiesen. Dadurch sparen wir 10-20 manuelle Zahlungen.“
Ein weiterer Game Changer: Mit dem Wechsel zu Navan ist die Bearbeitung von Reisekosten und Spesen zu einem regulären automatischen Prozess geworden. Durch Navan Travel Payments sind die Ausgaben für die bereits übernommenen Reisekosten direkt im System. Einmal in der Woche werden diese geprüft, statt ad-hoc auf Anträge reagieren zu müssen.
Dadurch, dass die geltenden Richtlinien direkt in den Buchungsprozess integriert sind, wissen die Mitarbeitenden auf einen Blick, wie viel sie für ihre Reisen ausgeben dürfen.
Wenn außerhalb der Vorgaben gebucht wird, ist dies sofort ersichtlich – und Vorgesetzte haben die Möglichkeit, innerhalb eines bestimmten Zeitfensters zu stornieren. „Durch diesen proaktiven Mechanismus haben wir mehr Richtlinienkontrolle und weniger unerwünschte Ausgaben”, resümiert der CFO.
Darüber hinaus schafft die intuitive Buchungsplattform mit einem eigenen Prämienprogramm Anreize für kostenbewusstes Buchen. Dabei erhalten Reisende Navan-Prämien, wenn sie Hotels unterhalb der Richtliniengrenze buchen. Diese können Sie für private Hotelbuchungen nutzen. So profitieren Mitarbeitende und DYWIDAG gleichermaßen.
Blick in die Zukunft
Mit Navan konnte DYWIDAG die Reise- und Spesenmanagementprozesse effektiver gestalten – eine der wichtigsten Stellschrauben dafür, das Unternehmen skalierbar und zukunftssicher aufzustellen. „Für mich als Regional CFO ist es unabdingbar, all unsere Workflows so aufzusetzen, dass höheres Volumen nicht automatisch mit Mehrkosten auf der Personalseite einhergeht.”
Auch die zuvor nicht dagewesenen Reporting-Möglichkeiten und die erstklassige Datenqualität werden sich in Zukunft weiter auszahlen.
„
„Die umfassenden Daten bieten die Grundlage dafür, fundierte KPIs aufzusetzen, um die Performance unseres Travel Managements regelmäßig zu tracken und zu optimieren.”
Andreas Poloczek
Regional CFO
Damit ist bei DYWIDAG der Grundstein dafür gelegt, die Effizienz des Reiseprogramms kontinuierlich zu sichern und weiter auszubauen.
Weiterhin ist Poloczek überzeugt, dass Navan langfristig der passende Partner für sein Unternehmen ist. „Auch wenn sich die Gegebenheiten ändern sollten, können wir die Plattform und das Setup flexibel an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen und Regionen anpassen”, schließt er ab.