Smarte Richtlinienkontrollen und Ausgabenworkflows für Duolingo mit Navan

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Pittsburgh, USA

Unternehmensgröße

Mittlere Unternehmen (800-2.500 Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Firmenkreditkarten
• Navan-Reisezahlungen

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Duolingo, die weltweit führende Sprachlernplattform, ist im Technologie- und Bildungssektor tätig und verfügt über Standorte in mehreren Ländern. Bekannt für die innovative App, mit der Nutzer:innen kostenlos Sprachen lernen können, wurde die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen bei Duolingo mit dem zunehmenden Unternehmenswachstum immer mehr zur Herausforderung.

Auf der Suche nach einer integrierten Lösung für beide Bereiche entschieden sie sich für Navan, um das Travel Management zu vereinfachen und die Ausgabenkontrolle zu verbessern. Das Ergebnis: eine deutliche Steigerung von Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan war das Management der Reise- und Spesenprozesse für Duolingo ein Flickenteppich. Die Workflows liefen über viele verschiedene Systeme, was zu Ineffizienzen und unnötiger Komplexität für die Mitarbeitenden führte. Besonders zeitaufwendig war die Reisekostenabrechnung, die sie von ihren eigentlichen Aufgaben ablenkte.

Darüber hinaus war es schwierig, die Richtlinien für Dienstreisen und Spesen einheitlich bei der globalen Belegschaft umzusetzen. Dies erschwerte sowohl die Nachverfolgung von Ausgaben als auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. 

Bei Duolingo war man sich bewusst, dass eine einheitliche und benutzerfreundliche Lösung vonnöten war, um die Abläufe effizienter zu gestalten.

Warum Duolingo sich für Navan entschieden hat

Startpunkt der Zusammenarbeit zwischen Duolingo und Navan war es, die Herausforderungen im Reisemanagement zu lösen. Schnell überzeugte die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche von Navan die Mitarbeitenden, da sie die zuvor umständlichen Abläufe spürbar vereinfachte.

Vor Navan verfügte Duolingo über keine zentrale Reisemanagement-Lösung. Reisende tätigten ihre Buchungen also selbst und oft über mehrere unterschiedliche Plattformen. „Vor Navan war alles sehr verstreut. Das eigenständige Buchen bedeutete einen großen Aufwand für die Mitarbeitenden – und für uns, da wir alle Ausgaben manuell prüfen mussten“, erinnert sich McLain Vincent, Accounting Program Manager bei Duolingo. „Mit Navan hat sich das geändert.“

Aufbauend auf diesem Erfolg weitete Duolingo die Nutzung von Navan 2023 auf das Expense Management aus – mit überzeugenden Ergebnissen. Durch die automatisierte Ausgabenabstimmung spart die Finanzabteilung bei der Bearbeitung von Spesen- abrechnungen viel Zeit und das Zusammenführen der Reise- und Spesenprozesse verringerte den Verwaltungsaufwand für separate Systeme.

Zusätzlich führte die positive Nutzererfahrung von Navan dazu, dass die Lösung schnell im gesamten Unternehmen eingeführt werden konnte und heute eine mobile Nutzungsrate von 99 % aufweist. Das hat nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch das Engagement der Mitarbeitenden gesteigert.

Effektive Richtlinienkontrolle

Eine der nützlichsten Funktionen von Navan für Duolingo ist die Möglichkeit, Richtlinien konsequent umzusetzen. Die individuell anpassbaren Vorgaben werden einfach auf der Plattform hinterlegt, sodass die geltenden Budget- und Compliance- Anforderungen mühelos eingehalten werden.

Zudem liefern Echtzeit-Dashboards der Buchhaltung sofortigen Einblick in sämtliche Ausgaben, was datenbasierte Entscheidungen begünstigt.

Dieses Setup mit mehr Kontrolle und Transparenz bildet die Grundlage für das optimierte Reise- und Spesenmanagement bei Duolingo.

Der Navan-Effekt

Mit Navan konnte Duolingo die bestehenden Reise- und Spesenabläufe neu strukturieren und große Erfolge erzielen. 

Durch die automatisierte Spesenabrechnung haben Reisende wie auch Admins wertvolle Zeit zurückgewonnen und können sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren. 

Die nahtlose Bündelung von Geschäftsreise- und Spesenprozessen trägt ebenfalls zu mehr Effizienz bei, während der Echtzeit-Überblick über die Reisekosten und alle Ausgaben eine deutlich bessere finanzielle Übersicht ermöglichen.

Vor der Nutzung von Navan mussten Spesenabrechnungen bei Duolingo über zwei Genehmigungen freigegeben werden, was zu vielen Verzögerungen im Reporting führte. Durch den verschlankten Prozess mit Navan wurde der Verwaltungs- und Zeitaufwand erheblich reduziert.

„Als wir vor der Vertragsschließung die Vorteile von Navan analysiert haben, sind wir auf eine Ersparnis von beinahe 2.000 Stunden pro Jahr gekommen“, sagt Taylor Proie, Staff Accountant bei Duolingo. Diese Effizienzsteigerung sorgt nicht nur für einen Produktivitätsschub im Tagesgeschäft, sondern schafft auch Freiräume für die Mitarbeitenden, sich strategischen Aufgaben zu widmen.

Blick in die Zukunft

Für Duolingo ist Navan ein unverzichtbarer Partner, der dem Unternehmen hilft, sein kontinuierliches Wachstum weiter voranzutreiben. In der Zukunft sollen die umfassenden Daten, die die Lösung bietet, noch mehr genutzt werden, um Ausgabemuster besser zu verstehen und zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch die Zusammenarbeit mit Navan ist man bei Duolingo zuversichtlich, dass – auch mit weiterem Wachstum des Unternehmens – die Prozesse kontinuierlich effizienter werden, die Compliance zusätzlich gestärkt wird und die Mitarbeitenden jederzeit bestmöglich unterstützt werden.