7 Gründe, warum APCO Worldwide zu Navan gewechselt hat

Region

NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

Washington, D.C.

Unternehmensgröße

Mittlere Unternehmen (800-2.500 Mitarbeitende)

Branche

Medien und Unterhaltung

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen

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APCO Worldwide ist ein Beratungsunternehmen für Kommunikation mit 30 Standorten weltweit. Das Unternehmen berät einige der größten Organisationen und Regierungen weltweit, was mit einem hohen Reisevolumen einhergeht. 

Aufgrund von Defiziten bei der vorherigen Reisemanagement-Lösung suchte APCO nach einer intuitiveren, effizienteren und umfassenderen Alternative – und entschied sich für Navan.

Wir haben mit Philip Fraser, Chief Information Officer bei APCO, gesprochen, um die entscheidenden Faktoren für den Wechsel zu verstehen und zu erfahren, weshalb Navan überzeugen konnte.

1. Moderne Nutzererfahrung

Frage: Welche Travel Management Company haben Sie zuvor genutzt?

Fraser: Wir haben früher Egencia genutzt, wo wir die Prozesse als etwas umständlich empfanden. Unsere Mitarbeitenden haben sich ein zeitgemäßes Tool gewünscht, das den Apps ähnelt, die sie privat für Reisebuchungen verwenden.

Navan hat uns dabei geholfen, Geschäftsreisen für unsere Belegschaft zu modernisieren. Wir erhalten postive Rückmeldungen, dass die Navan-Plattform gern genutzt wird. Damit hat sich ein Prozess, der früher als mühsam und belastend wahrgenommen wurde, in einen effizienten und zukunftsorientierten Ablauf verwandelt.

2. Besseres Reiseangebot

Frage: Was war eine der größten Herausforderungen bei Ihrer vorherigen Lösung?

Fraser: Eines der Hauptprobleme war das Inventar. Wir haben häufig von unseren Mitarbeitenden gehört, dass sie das Angebot bei Egencia mit den Ergebnissen ihrer eigenen Online-Recherche verglichen haben.

Die Mitarbeitenden fragten regelmäßig, weshalb sie auf den Webseiten der Airlines, Booking.com oder anderen Plattformen Angebote fanden, die bei Egencia nicht verfügbar waren.

„

Es war schwer, den Reisenden zu vermitteln, dass sämtliche Buchungen über Egencia laufen sollten, da das Reiseangebot einfach unzureichend war.

Philip Fraser

CIO, APCO Worldwide

3. Einfache Implementierung

Frage: Wie lange hat die Implementierung von Navan bei APCO gedauert?

Fraser: Als Navan uns mitteilte, dass ein Launch in wenigen Wochen möglich ist, war ich skeptisch. Wir hatten bereits Erfahrungen gemacht, bei denen sich solche Prozesse über viele Monate oder sogar ein ganzes Jahr hingezogen haben.

Das Team von Navan erklärte uns den Prozess und belegte die Einschätzung mit Erfahrungswerten anderer Großunternehmen, die ähnliche Projekte umgesetzt hatten. 

Wir vertrauten darauf und tatsächlich konnten wir die Implementierung innerhalb weniger Wochen  vollständig abschließen.

4. Erstklassiges Reporting

Frage: Welche Funktionen der Navan-Plattform gefällt Ihnen besonders gut?

Fraser: Ich finde die Reporting-Möglichkeiten herausragend. Bei vielen Systemen, die wir zuvor genutzt haben, hatte ich den Eindruck, dass das Reporting sehr stark auf die Finanzbuchhaltung zugeschnitten ist. Ich bin kein Buchhalter, möchte aber dennoch nachvollziehen können, wie unser Reisebudget bei APCO eingesetzt wird.

Die Reporting-Module von Navan haben uns dahingehend überzeugt, weil sie sowohl die Anforderungen unserer Buchhaltung als auch die Bedürfnisse des operativen Geschäfts erfüllen.

5. Dynamische Reiserichtlinien

Frage: Wie bewerten Sie die dynamische Steuerung der Reiserichtlinien bei Navan?

Fraser: Ein Aspekt, der im Vergleich zu unserem vorherigen System besonders nützlich ist, betrifft die manuelle Anpassung von Richtlinien. Früher mussten wir Grenzwerte für Übernachtungskosten oder Flugpreise in verschiedenen Städten mühsam händisch festlegen.

Navan ermittelt nun dynamisch den Medianpreis, beispielsweise für Hotels an einem bestimmten Standort. Anstatt ständig Excel-Tabellen manuell zu aktualisieren, können wir den Fokus nun auf die Unterstützung unserer Reisenden legen.

6. Nachhaltigkeitsfunktionen

Frage: Wie gefallen Ihnen die Funktionen zum CO₂-Reporting bei Navan?

Fraser: Das Thema Dekarbonisierung hat bei APCO einen hohen Stellenwert. Wir verfolgen eine klare Strategie, um unseren Beitrag zur Minimierung von CO₂-Emissionen zu leisten. Daher war es für uns von großer Bedeutung, eine Plattform zu nutzen, die uns den notwendigen Überblick über unsere Emissionen liefert.

Wir alle müssen unseren Teil dazu beitragen, unseren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Ein wesentlicher Punkt war zudem, den Mitarbeitenden bereits während des Buchungsvorgangs entsprechende Kennzahlen anzuzeigen. So können sie bei jeder Buchung direkt nachvollziehen, welche Auswirkungen die Entscheidung für einen Flug im Vergleich zur Bahn oder einem anderen Verkehrsmittel hat.

7. Anreize zum Kostensparen

Frage: Wie wird Navan bei den Mitarbeitenden von APCO angenommen?

Fraser: Ich höre oft, dass das Belohungsprogramm Navan-Prämien die Mitarbeitenden dazu motiviert, kosteneffizientere Angebote zu wählen. Viele in unserer Belegschaft sind positiv überrascht, weil sie persönlich davon profitieren, wenn sie sich für ein preiswerteres Hotel entscheiden und dafür Prämien für ihre privaten Reisen erhalten.

Insgesamt ist die Resonanz durchweg positiv. Die Mitarbeitenden haben Zugang zu einer Plattform, die einfach zu bedienen ist und Anreize für kluge, kostenbewusste Entscheidungen setzt – was letztlich auch APCO zugutekommt.