Aus 3 mach 1: Aircall ersetzt drei Tools mit Navan

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika, APAC: Asien-Pazifik

Hauptsitz

Paris

Unternehmensgröße

Kleine und mittelständische Unternehmen (1-800 Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

Integrationen

NetSuite

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Vor Navan

Ineffizientes Reise- und Spesenmanagement mit drei Tools 

Vor Navan wurden bei Aircall drei verschiedene Tools für die Verwaltung von Geschäftsreisen, Firmenkarten und Spesen verwendet. Die Verwaltung mehrerer Anbieter führte zu ineffizienten Prozessen, insbesondere für die Buchhaltung und das Finanzteam.

„Die größte Herausforderung für uns war, dass keines der Tools über eine Integration mit unserem Buchhaltungssystem NetSuite verfügte“, sagt Christelle Valdivia, Accounts Payable Managerin bei Aircall.

Die Abstimmung musste manuell vorgenommen werden, was es unmöglich machte, einen Echtzeit-Überblick über die Daten zu erhalten. Aus buchhalterischer Sicht erschwerte dies die Budgetierung und die Erstellung von Prognosen.

Ohne eine automatisierte Datenübertragung verbrachten Team Leads und Admins viel wertvolle Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten in Tabellen.

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„Die größte Herausforderung für uns war, dass keines unserer bisherigen Tools über eine Integration mit unserem Buchhaltungssystem NetSuite verfügte.“

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Komplizierte Prozesse für die Reisenden

Bei der Buchung von Reisen mussten Mitarbeitende ihre privaten Karten verwenden und sich die Kosten im Nachhinein erstatten lassen, was zu einer negativen Reiseerfahrung führte.

Eine eingeschränkte Auswahl an Hotels und Flugoptionen hatte zur Folge, dass die Reisenden oft außerhalb der Plattform buchten. Das erschwerte es wiederum der Buchhaltung, die Ausgaben nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden.

Die Mitarbeitenden mussten außerdem drei Plattformen für die Verwaltung ihrer Geschäftsreisen und Spesen nutzen. Dieses umständliche Set-up führte oft zu verspäteten Spesenabrechnungen, was die Ausgabentransparenz für Christelles Valdivia und ihr Team weiter einschränkte.

Darum hat sich Aircall für Navan entschieden

Mit dem Wechsel zu Navan wollte Aircall die Prozesse durch die Zusammenführung von drei separaten Lösungen in einem Tool optimieren. Ein weiterer Grund war die Integration mit NetSuite, die eine automatisierte Datenübertragung in Echtzeit ermöglicht. 

Um die Reiseerfahrung zu verbessern, sollte bei Aircall außerdem eine integrierte Zahlungslösung eingeführt werden, mit der die Mitarbeitenden keine privaten Mittel für ihre Geschäftsreisen mehr vorstrecken müssen.

Darüber hinaus verfügt Navan über das umfangreiche globale Reiseangebot, das bei Aircall benötigt wird, um eine hohe Nutzungsrate der Plattform zu erreichen.

Der Navan-Effekt

Nahtlose Integrationen

Jetzt werden alle Geschäftsreise- und Ausgabentransaktionen bei Aircall zentral abgewickelt; die Daten werden dank der NetSuite-Integration von Navan automatisch synchronisiert. Zudem erhält Aircall eine separate Abrechnung für jeden Geschäftsbereich, deren Zahlung über einen einzigen Lastschrifteinzug erfolgt.

Dank Navan Travel Payments müssen die Reisenden nun kein Geld mehr für ihre Reisen vorstrecken und auf die Erstattung warten. Stattdessen übernimmt Navan die Kosten für die Flüge und Aircall erhält eine monatliche Rechnung.

Die Reisenden verfügen über Navan-Karten für die Ausgaben während ihrer Reisen, damit sie nicht mehr selbst für ihre Ausgaben unterwegs aufkommen müssen.

Die Navan-Karten erleichtern die Ausgabenverwaltung erheblich, da alle Transaktionen automatisch in der Plattform erfasst und abgeglichen werden, was den Reisenden einen manuellen, frustrierenden Prozess erspart.

Die Plattform hat die Mitarbeitenden von Aircall sofort überzeugt: „Navan ist sehr anpassungsfähig, flexibel und im Vergleich zu anderen Tools sehr einfach zu bedienen“, so Valdivia.

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„Wenn ich einen Beleg einscanne, kann ich sofort sehen, ob die Transaktion der Richtlinie entspricht. Das gefällt mir am besten an der Expense-Plattform.”  

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Detaillierte, anpassbare Richtlinien

Mit Navan können Admins ganz einfach benutzerdefinierte Richtlinien für verschiedene Teams, Abteilungen oder die Führungsebene erstellen – in Echtzeit. Dadurch können Budgets je nach Bedarf erhöht oder gesenkt werden, was ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht.

Darüber hinaus verfügt Aircall über einen festen Account Manager bei Navan, der für das Team Optimierungs- und Einsparpotenziale ermittelt. „Er ist für uns ein wertvoller Partner“, sagt Christelle Valdivia. „Er hat die Bereiche identifiziert, in denen wir unsere Richtlinien anpassen können, um die Kontrolle über unsere Kosten zu verbessern.“

Smarte Ausgabenfunktionen für mehr Effizienz

Das Spesenmanagement und die Zahlungslösung von Navan haben den Arbeitsalltag der Buchhaltung bei Aircall maßgeblich verändert.

Da die Reisenden ihre Ausgaben jetzt mit Firmenkarten bezahlen, verfügt Valdivias Team nun über einen Echtzeit-Überblick über alle Reisekosten im gesamten Unternehmen. Wenn Mitarbeitende ihre Karten versehentlich oder für nicht genehmigte Ausgaben verwenden, werden die Transaktionen automatisch abgelehnt.

Für die Admins ist die Ausgabenverwaltung nun denkbar einfach. Alle richtlinienkonformen Transaktionen werden automatisch genehmigt. Ausgaben, die nicht den Vorgaben entsprechen, werden von dem:der Vorgesetzten überprüft. Erstattungen können vollständig oder als Teilbetrag abgelehnt oder genehmigt werden.

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„Alle Reisenden bei uns haben eine Karte, die automatisch aktiviert wird, wenn die Reise beginnt. Dadurch müssen sie unterwegs kein eigenes Geld mehr auslegen.“

Christelle Valdivia

Accounts Payable Manager

Die Vorteile für Aircall im Überblick

Buchhaltung und Finanzteam:

• Genaue Berichte und Überblick in Echtzeit über alle Reiseausgaben auf einer zentralen Plattform
• Qualitativ hochwertige Daten auf der Plattform für fundierte Entscheidungen 
• Granulare Ausgabenrichtlinien
• Konsolidierte Rechnungen am Monatsende je Geschäftsbereich

Reisende:

• Kein Auslegen der Reisekosten mehr  
• Reisebuchung und Ausgabenverwaltung auf einer zusammenhängenden Plattform
• Vielzahl an Reiseoptionen und Buchungen mit nur wenigen Klicks
• 24/7-Support
• Buchen von Privatreisen mit attraktiven Raten über die gleiche Plattform

Blick in die Zukunft: Die Optimierung geht weiter

Für die Zukunft plant Valdivia, die Prozesse im Geschäftsreise- und Spesenmanagement von Aircall weiter zu optimieren, indem sie die Vorteile der flexiblen Richtlinien und der regelmäßigen Produkt-Updates nutzt.

Zu Letzteren gehört auch die Aufnahme von OUIGO, einem französischen Low-Cost-Bahnanbieter, in das Navan-Inventar. Mit OUIGO sind über Navan allein in Europa inzwischen mehr als 30 verschiedene Bahnanbieter verfügbar.

Für Christelle und ihr Team fühlt es sich an, als seien die Zeiten, in denen das Geschäftsreise- und Spesenmanagement über drei verschiedene Plattformen lief, bereits Ewigkeiten her. Statt für mühsame manuelle Aufgaben können sie ihre Zeit nun dazu nutzen, Strategien zur Optimierung der Reisekosten und zur Steigerung der Effizienz zu entwickeln.