Mit Navan ersetzt 1E drei Lösungen durch eine Plattform

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

London

Unternehmensgröße

Kleine und mittelständische Unternehmen (1-800 Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Firmenkreditkarten
• Navan-Prämien

Vorherige Lösungen

Egencia

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Mit Navan ersetzt 1E drei Lösungen durch eine Plattform, spart Reisekosten ein und macht Spesenmanagement zum Kinderspiel. 

Als globales Software-Unternehmen verfügt 1E über Standorte in Großbritannien, den USA und Indien. Für eine effektive Zusammenarbeit und Kundentermine weltweit reisen die Mitarbeitenden also regelmäßig. Da beim eigenen Produkt für 1E eine exzellente Kundenerfahrung im Vordergrund steht – die Kundenzufriedenheit (CSAT) liegt bei 99 % – wurde bei der Auswahl einer Lösung für das Reise- und Spesenmanagement der gleiche Qualitätsmaßstab angelegt.

Vor Navan

Spesenverwaltung

Der vorherige Prozess für das Spesenmanagement war „umständlich, langsam und sehr zeitaufwendig”, so Group Accountant Luke Freeman. 

Es dauerte Tage, bis die Transaktionsdaten in der Plattform der Silicon Valley Bank verfügbar waren und Reisende ihre Belege hinzufügen konnten – was häufig vergessen wurde. Erst Wochen nach der Reise erfolgten dann die Spesenabrechnungen. 

Fehlende Belege verursachten für das Team von Financial Controllerin Binny Sandhu „eine Menge Probleme”. Es kostete viele Stunden Zeit, die Informationen von den Reisenden zu sammeln.

Das Finanzteam konnte laut Sandhu Ausgaben auch nicht proaktiv verhindern: „Es gab Kreditkartenlimits, das war alles. Wir hatten minimale Informationen bei minimaler Kontrolle”.

„

„Bei einem Audit 2021 wurde uns gesagt, dass wir nicht ausreichend Transparenz und Kontrolle über unsere Ausgaben haben. Mit Navan hat sich das grundlegend geändert. Jetzt wissen wir genau, was ausgegeben wird – eine ganz neue Ebene an finanzieller Kontrolle.”

Binny Sandhu

Financial Controller

Reisemanagement

Geschäftsreisen wurden bei 1E mit Egencia verwaltet, jedoch fehlte dort oft das passende Angebot. Außerdem fanden Mitarbeitende häufig günstigere Preise für die gleichen Optionen auf anderen Plattformen und buchten daher direkt bei diesen Anbietern.

Dies führte dazu, dass bei 1E kaum Transparenz über die Reiseausgaben bestand. Nach Vertragsende mit Egencia fiel der Entschluss, die Geschäftsreisen intern zu verwalten, aber auch das führte zu Problemen. 

Giorgio Christou, Employee Engagement Leader, buchte Reisen für das ganze Unternehmen. Die Kommunikation lief vor allem über E-Mail. „Der Prozess war weder effizient noch skalierbar. Es gab keine Übersicht oder Reportings zu den Reisen und Giorgio war heillos überlastet”, erinnert sich Binny Sandhu.

Warum Navan?

1E war nach der Nutzung verschiedener veralteter Lösungen und dem Versuch, das Reise- und Spesenmanagement intern zu handhaben, von Navan begeistert. Vor allem das Konzept einer Komplettlösung, die Geschäftsreisen, Spesen und Kreditkarten umfasst, überzeugte.

Folgende Features waren dabei laut Giorgio Christou bei der Auswahl ausschlaggebend:

• Automatisiertes Spesenmanagement
• Große Auswahl an Reiseoptionen
• Nutzerfreundlichkeit der Plattform
• Umfassende Reportingmöglichkeiten
• Komplettlösung für Reisen und Spesen

Der Navan-Effekt

Geschäftsreise- und Spesenmanagement wie von selbst

Durch die Zusammenarbeit mit Navan konnte 1E gleich drei Anbieter durch einen ersetzen und die damit verbundenen Probleme schnell lösen. 

Reisende können ihre Aufwendungen seither direkt in der App einsehen und Admins erhalten durch das zentrale Dashboard Transparenz über alle Ausgaben.

Zuvor befasste sich eine Vollzeitkraft nur mit dem Spesenmanagement, sammelte Belege von Mitarbeitenden und glich Richtlinien ab. Heute können diese Kapazitäten dank der automatischen Genehmigungsprozesse der Plattform für strategische Initiativen genutzt werden. 

Auch die Reisenden nutzen Navan gern für Buchungen und die Spesenverwaltung. Die Nutzungsrate der App von 82 % bestätigt, dass Navan mit seinem digitalen Ansatz und den vielfältigen Buchungsoptionen genau auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht. 

Zudem sind die Reisenden von 1E laut Binny Sandhu verantwortungsbewusster geworden. Ausgaben werden mit mehr Bedacht getätigt, nicht zuletzt wegen der Sichtbarkeit und klaren Richtlinien, die Admins bei Bedarf in Echtzeit anlegen und anpassen können.

Die Vorteile für 1E

Durch die Implementierung der Komplettlösung von Navan ergeben sich Vorzüge für das gesamte Unternehmen: 

Finanzabteilung:

• Echtzeit-Überblick über Reisekosten und Spesen
• Umfassende Datenlage
• Zeitersparnis und mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben

Reisende:

• Selbstständiges Buchen in wenigen Minuten auf einer intuitiven Plattform
• Umfassendes Angebot an Reiseoptionen
• 24/7-Reisenden-Support über die App
• Prämien für kostengünstige Buchungen
• Keine zeitaufwendigen, manuellen Spesenabrechnungen

Travel Manager:innen:

• Detaillierte Reporting-Möglichkeiten
• Transparenz über Reisekosten und Spesen in Echtzeit

„

„Am besten gefällt mir Navan-Prämien. Dadurch werden Reisende motiviert, günstiger zu buchen. Im Gegenzug erhalten sie Extra-Budget für ihre nächste Privatreise. Das finde ich großartig.”

Giorgio Christou

Employee Engagement Culture Leader

Ausblick

Eine grünere Zukunft

Seit der Einführung des Tools nutzt 1E auch Navan-Prämien. Mit diesem von Navan finanzierten Feature erhalten die Mitarbeitenden von 1E Prämien für private Reisen, wenn sie günstigere Hotels buchen.

Durch die Motivation der Reisenden, kostenbewusst zu buchen, konnte 1E bereits höhere Einsparungen erzielen und bei den Mitarbeitenden das Interesse am Tool steigern.

Neben Navan-Prämien ist 1E vom umfassenden Admin-Dashboard begeistert, denn die Daten eignen sich hervorragend, um die CO2-Emissionen des Unternehmens zu senken.

Beispielsweise nutzt das Reiseteam von 1E die CO2-Reportings, um den Fortschritt im Bereich Nachhaltigkeit zu dokumentieren, während eine Plattformfunktion Reisende dazu animiert, Bahn- statt Flugreisen zu buchen, wenn es sinnvoll ist.

Und auch die Mitarbeitenden von 1E sind zufrieden. Mit einer Weiterempfehlungsrate (Net-Promoter-Score) von über 70 hat 1E endlich das Ziel erreicht, die Nutzererfahrung im Bereich Reise- und Spesenmanagement dem eigenen hohen Standard anzugleichen.