Navigate Europe 2026: Neue Wege zum Buchen, Bezahlen und Abrechnen von Geschäftsreisen

Reiseplanung in Slack. Mehrere Belege in einem Durchgang scannen und die Details dazu per Sprachnotiz ergänzen. Ein besserer Überblick über Ausgaben in mehr Währungen und Ländern für Finanzteams.

Das sind nur einige der neuen Funktionen, die Navan heute auf der Navigate-Konferenz in Paris vorgestellt hat. Sie bieten neue Wege, Geschäftsreisen und Ausgaben einfacher zu verwalten – in den Tools, die bereits genutzt werden.

Hier erfahren Sie, welche Funktionen schon verfügbar sind und welche Neuerungen bald folgen.

Geschäftsreisen in Slack buchen

Für viele Mitarbeitende ist die Kommunikationsplattform Slack fester Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Geschäftsreisen direkt in einem gewohnten Tool zu buchen und zu verwalten, ist daher ein logischer nächster Schritt. Diese erweiterte Integration bringt die Vision von Navan Anywhere weiter voran: Navans KI-Agenten und Daten in die Tools einzubinden, die in der Geschäftswelt schon verwendet werden.

Ab sofort können Mitarbeitende ihre Reiseplanung mit einer Direktnachricht an den Navan-Agenten starten. Dieser führt sie durch die Suche und Buchung. Dabei berücksichtigt er ihre Präferenzen, ihr bisheriges Reiseverhalten und ihre Prämien, um passende Optionen vorzuschlagen. Unternehmen behalten die Kontrolle über Richtlinien und Abläufe. Anschließend können Reisende ihre Reisedetails teilen und ihre Buchungen in Slack verwalten. Auch die umfassenden Support-Angebote von Navan sind direkt dort verfügbar – von KI-gestützter Unterstützung bis hin zu menschlichen Reiseagent:innen.

Auch Admins profitieren von der erweiterten Integration. Sie können Ausgabentransaktionen prüfen und Fragen in natürlicher Sprache stellen, um detaillierte Einblicke in das Reise- und Ausgabenmanagement ihres Unternehmens zu erhalten.

Weitere Kanäle und Funktionen folgen in Kürze, darunter Unterstützung bei der Spesenverwaltung für Nutzer:innen und spezielle Genehmigungsabläufe für Admins.

Weltweit bezahlen, zentral verwalten

Wir möchten global tätigen Unternehmen das Reise- und Ausgabenmanagement erleichtern, unabhängig davon, wo sie tätig sind. Deshalb unterstützt Navan Payments die Kartenausgabe jetzt in insgesamt 15 Währungen weltweit. Die lokale Kartenausgabe wurde damit um fünf neue Währungen erweitert: australische Dollar, kanadische Dollar, dänische Kronen, schwedische Kronen und polnische Złoty.

Über eine zentrale Kartenlösung in der lokalen Währung zu bezahlen und abzurechnen, kann Unternehmen helfen, Fremdwährungsgebühren und den Aufwand für konzerninterne Überweisungen zu vermeiden. Gleichzeitig erhalten Finanzteams einen einheitlichen Überblick über Ausgaben in mehr Regionen.

Mit der lokalen Kartenausgabe helfen wir global tätigen Unternehmen, verlässlich zu reisen, in lokalen Währungen zu bezahlen und ihre Spesenabrechnung zu vereinfachen.

Spesen per Sprachnotiz, Video und SMS erfassen

Rückerstattungen sind oft mit unnötigem Aufwand verbunden. Deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran, diese Abläufe effizienter zu gestalten. Unsere neueste zeitsparende Innovation: Belege müssen künftig nicht mehr einzeln fotografiert werden.

Mit der neuen Videoscan-Funktion von Navan können Mitarbeitende mehrere Papierbelege in einem Durchgang erfassen. Die Videokamera erkennt und fokussiert die Belege, hilft, doppelte Scans zu vermeiden, und liest Händler, Datum und Gesamtbetrag aus. Gleichzeitig können Mitarbeitende mündlich in Echtzeit weitere Angaben ergänzen, etwa Teilnehmende, eine Beschreibung der Ausgabe und andere Details.

Darüber hinaus macht Navan in Kürze seinen KI-gestützten Expense Agent auch per SMS verfügbar. Reisende können dann Belege per SMS senden, um sie Kartentransaktionen zuzuordnen oder neue Ausgaben zu erfassen. Außerdem können sie benutzerdefinierte Felder aktualisieren, gefahrene Kilometer erfassen und Spesen einreichen. Nach einer Kartenzahlung kann Navan sie zudem per SMS darauf hinweisen, was für die Genehmigung noch fehlt. Die Reisenden können direkt im selben Chat antworten und die fehlenden Schritte erledigen, ohne die App für jede Aufgabe öffnen zu müssen.

Europäische Spesenanforderungen per Chat einhalten

Auch der Expense Chat wird um weitere Funktionen ergänzt, die Mitarbeitende direkt in ihrem Arbeitsalltag nutzen können. Das Tool unterstützt jetzt die steuerliche Behandlung, die Aufschlüsselung von Ausgaben, die Kilometergeldabrechnung und die Abrechnung von Tagespauschalen – zentrale Anforderungen an das Ausgabenmanagement in Europa. Beispielsweise können Mitarbeitende den Expense Chat bitten, die Kosten für ein Hotel aufzuschlüsseln und die zugehörigen Steuerangaben vor dem Einreichen zu prüfen.

Dabei beschreiben sie ihre Ausgabe einfach im Chat. Beim Einreichen prüft das Tool die Pflichtfelder, weist auf fehlende Angaben hin und kontrolliert die Einhaltung der Richtlinien. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit für die Mitarbeitenden, während Finanzteams weniger unvollständige Abrechnungen bei der Abstimmung und beim Monatsabschluss klären müssen.

Ausgaben von Gästen in die Reiseerfahrung integrieren

Egal, ob Sie eine Bewerberin zu einem Vorstellungsgespräch vor Ort oder einen Kunden zu einem Treffen in einer anderen Stadt einladen möchten: Die Spesenabrechnung sollte für Ihre Gäste genauso unkompliziert sein wie die Reise selbst. Schon bald können Unternehmen Gastreisen und Rückerstattungen in einem zentralen Prozess verwalten.

Zukünftig können Gäste ihre Ausgaben über Navan einreichen und den Status ihrer Erstattungen einsehen. Dazu legen Admins eigene Richtlinien fest und die Gastausgaben sind bei der Prüfung, in Berichten und in Exporten klar erkennbar.

Hinter den erweiterten Funktionen steht ein einfacher Gedanke. Menschen sollen Geschäftsreisen und Ausgaben direkt in ihrem Arbeitsalltag verwalten können, während Unternehmen den nötigen Überblick und die Kontrolle behalten.

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