Des économies et des processus simplifiés : le pouvoir du tout-en-un pour 1E

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

Londres, Royaume-Uni

Taille de l'entreprise

Petites et moyennes entreprises (1-800 employés)

Industrie

Tech

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Cartes corporate
• Navan Dépenses

Solutions précédentes

Egencia

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1E est une entreprise spécialisée dans le développement de logiciels avec des bureaux au Royaume-Uni, en Inde et aux États-Unis. Ses employés voyagent régulièrement pour collaborer sur des projets et rencontrer des clients partout dans le monde. Fière de proposer une expérience utilisateur d’excellence à ses clients (avec un taux de satisfaction de 99 %), 1E cherchait une solution de gestion des voyages et des notes de frais capable d’offrir la même qualité à ses propres employés.

Avant Navan

Notes de frais

Le processus de gestion des notes de frais utilisé auparavant par 1E était « lent, long et fastidieux », raconte Luke Freeman, comptable au sein du groupe. 

Il fallait attendre des jours avant que les données des transactions ne s’affichent sur la plateforme de la Silicon Valley Bank. De ce fait, les voyageurs devaient ajouter leurs reçus longtemps après leur voyage, ce qu’ils oubliaient souvent de faire. Souvent, les rapports de notes de frais n’étaient finalisés que des semaines après un déplacement. Les reçus manquants posaient de « nombreux problèmes », explique Binny Sandhu, Financial Controller chez 1E, dont l’équipe perdait un temps précieux à collecter ces justificatifs auprès des voyageurs. 

L’équipe Finance peinait à limiter les dépenses de façon proactive : « nous pouvions intégrer des limites à nos cartes de crédit, mais c’est tout. Nous manquions cruellement d’informations et de contrôle », ajoute Binny.

Voyages

Pour ses déplacements professionnels, 1E utilisait Egencia, dont l’inventaire s’est vite révélé peu adapté à ses besoins. Les employés trouvaient souvent les mêmes options moins chères sur d’autres plateformes, sur lesquelles ils réservaient directement.

Par conséquent, 1E avait peu de visibilité sur ses dépenses de voyage. Lorsque le contrat avec Egencia s’est terminé, 1E a décidé de gérer toutes les réservations des collaborateurs en interne, solution qui a rapidement montré ses limites. Giorgio Christou, Employee Engagement Leader, s’occupait de réserver les voyages de tous les collaborateur, en grande partie par mail. « Ce n’était pas viable sur le long terme », se rappelle Binny. 

«

« En 2021, les auditeurs nous ont reproché un manque de visibilité et de contrôle sur nos dépenses. Navan a changé la donne : aujourd’hui, nous savons exactement ce que dépense chaque employé. En ce qui concerne le contrôle financier, c’est le jour et la nuit. »

Binny Sandhu

Financial Controller

Pourquoi Navan

Après avoir testé des solutions plus traditionnelles et tenté de gérer son propre programme de T&E en interne, l’entreprise a rapidement été impressionnée par la solution de bout-en-bout de gestion des voyages, des cartes corporate et des notes de frais de Navan. 

Selon Giorgio, les fonctionnalités suivantes ont joué un rôle déterminant dans le choix de Navan :

• Gestion automatisée des notes de frais
• Vaste inventaire de voyage
• Simplicité d’utilisation de la plateforme
• Capacités de reporting et d’analyse des données
• Plateforme T&E tout-en-un 

L’ « effet Navan »

Une gestion T&E sans coutures

En choisissant Navan, 1E a immédiatement pu rassembler trois solutions en une seule et ainsi atténuer la frustration liée à la gestion de multiples outils de T&E obsolètes.

Les notes de frais des voyageurs apparaissent instantanément sur leur application mobile, et les administrateurs profitent d’une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses, directement sur leur tableau de bord. 

Avant, un poste entier était dédié à la gestion des notes de frais, à la chasse aux reçus et au contrôle de la conformité des dépenses. Grâce au processus d’approbation automatique intégré à la plateforme, les équipes se concentrent aujourd’hui sur des tâches plus stratégiques.

Les voyageurs ont plaisir à utiliser la plateforme pour gérer leurs réservations et leurs frais professionnels. Le taux d’adoption de l’application mobile de 82 % témoigne de la popularité de la solution innovante et simple d’utilisation de Navan et de la qualité de son inventaire de voyage. 

D’après Binny, Navan a aussi rendu les voyageurs plus responsables. Grâce aux politiques de voyage (que les admins peuvent implémenter et mettre à jour à tout moment) facilement accessibles et aux garde-fous intégrés, ils sont plus conscients de la manière dont ils dépensent l’argent de l’entreprise.

Les avantages de Navan

Au sein de l’entreprise, de nombreuses équipes récoltent les fruits de l’implémentation de Navan :

Équipe Finance :

• Obtient une visibilité en temps réel sur les voyages et les dépenses
• Accède à des données et des rapports détaillés sur son programme de T&E
• Gagne un temps précieux qu’elle peut dédier à des tâches plus stratégiques

Voyageurs :

• Réservent leurs voyages en quelques minutes et de façon autonome sur la plateforme
• Choisissent parmi un inventaire de voyage complet
• Obtiennent une assistance 24/7
• Reçoivent des récompenses lorsqu’ils choisissent des options plus économiques
• N’ont plus à remplir de rapports de notes de frais

Travel Manager :

• Produit facilement des rapports contenant des données détaillées 
• Obtient une visibilité en temps réel sur les voyages et les dépenses

Vers l'avenir

Des initiatives éco-responsable 

Depuis le lancement de Navan, les employés de 1E ont bénéficié des Navan Rewards, une nouvelle fonctionnalité entièrement financée par Navan qui offre aux collaborateurs des crédits à utiliser sur leurs voyages personnels lorsqu’ils réservent des hôtels plus économiques. 1E a donc vu ses économies augmenter, mais aussi la satisfaction des employés.

En plus des Navan Rewards, qui permettent à l’entreprise de maximiser le potentiel de son programme de voyage, 1E utilise également un tableau de bord créé spécifiquement pour aider les entreprises à réduire leur empreinte carbone. 

Par exemple, le reporting carbone de la plateforme lui permet de suivre ses progrès en matière de durabilité. Une autre fonctionnalité encourage les voyageurs à prendre le train plutôt que l’avion sur les itinéraires applicables.

Ces initiatives sont grandement appréciées par employés : le score NPS de +70 démontre que Navan permet à l’entreprise d’offrir à ses équipes une expérience de T&E supérieure, avec le même niveau d’exigence que celui qu’elle s’impose pour satisfaire les besoins de ses clients.