Voyage de groupe : des outils innovants pour faciliter leur organisation en entreprise

La mission de Navan, encourager les connexions entre les humains et rencontres en présentiel, n’a jamais autant eu autant d’importance qu’aujourd’hui. Une étude récente de la Harvard Business Review menée par deux psychologues a démontré l’importance de la communication en personne, particulièrement dans le cadre de brainstormings, de résolutions de problème, de travail en équipe et d’activités nécessitant un lien direct avec des collègues. D’après cette étude, une demande énoncée en face à face a 34 fois plus de chances d’obtenir une réponse positive que si elle est formulée par mail ou par message. 

« On a tendance à surestimer le pouvoir de persuasion de la communication par écrit et à sous-estimer notre capacité à convaincre en face à face », concluent les chercheurs. D’après des experts en comportement organisationnel, les réunions en présentiel et les activités de team-building reboostent la motivation des employés, permettent une planification stratégique plus efficace et d’atteindre des objectifs ambitieux plus facilement. Et près de 100 % des personnes interrogées déclarent que les réunions en présentiel sont essentielles à l’entretien de bonnes relations professionnelles. 

Dans un rapport publié conjointement par Skift et Navan en 2024 et qui formule un état des lieux des voyages d’affaires en interrogeant près de 700 travel managers et directeurs financiers et 800 voyageurs d’affaires, 59 % des responsables déclarent que leurs employés vont devoir partir plus souvent en déplacement professionnel en 2024 par rapport à l’année précédente pour compenser le manque d’interactions sociales.

À l’ère du travail hybride, nombreuses sont les équipes qui travaillent uniquement depuis chez elles et ne se retrouvent que quelques fois par an. La plupart des réunions de travail ont aujourd’hui lieu en ligne, et les outils de visioconférence et de gestion de projets ont révolutionné la façon dont nous collaborons au quotidien. Allumer nos caméras et éteindre nos micros fait désormais partie de notre routine, et avons parfois l’impression que nos collègues n’existent qu’à travers un écran. Pourtant, rien ne remplace le sel des rencontres en présentiel et les employés sont nombreux à réclamer plus d’évènements d’équipe qui leur permettent de nouer des liens, d’apprendre à mieux se connaître et donc de travailler ensemble plus efficacement. Toute bonne culture d’entreprise en a besoin !

Dans une récente étude menée auprès des clients de Navan, 76 % des participants déclarent que les interactions en personne avec leurs équipes leur manquent. Et même si 72 % des entreprises adoptent aujourd’hui un modèle de travail hybride, 49 % d’entre elles s’attendent à ce que leurs employés voyagent plus qu’avant afin de favoriser la collaboration. Cependant, les organisateurs d’événements font désormais face à des défis de taille : ils doivent à la fois garantir la sécurité des voyageurs tout en prenant en compte les régulations de voyage et de santé de chaque pays, assurer la conformité des réservations à la politique interne de l’entreprise et fournir des données précises sur l’impact environnemental des déplacements de leur entreprise. 

Quel partenaire de voyages d’affaires pour organiser un voyage de groupe ? 

Lorsqu’on s’intéresse aux fonctionnalités de base d’un programme de gestion des voyages, les outils d’aide à l’organisation des séminaires d’entreprise ne viennent pas forcément immédiatement dans la conversation. Mais dans les faits, lorsqu’on gère les déplacements professionnels d’une entreprise internationale ou de taille moyenne, on est tôt ou tard forcément confronté à l’organisation de voyages de groupe. 

Planifier un séminaire d’entreprise comprend des tâches liées à l’organisation de réunions et d’événements et de voyages de groupe. Les entreprises doivent réserver des salles de conférence pour leurs collaborateurs, organiser des réunions et workshops et construire un programme comprenant repas, temps de pause et activités de team building. En effectuant des réservations de 50 à 100 chambres d’hôtel pour un séminaire, les travel managers profitent souvent de prix plus intéressants. Ces avantages tarifaires se multiplient lorsqu’il s’agit d’événements de grande envergure, par exemple lorsque 300 membres d’une organisation commerciale doivent se réunir et atterrir au même aéroport une semaine d’activités de team building, et ont donc besoin de 300 chambres d’hôtel. 

Chacune de ces opportunités permet aux travel managers de négocier de meilleurs tarifs basés sur un engagement de volume plus important envers les hôtels et les compagnies aériennes. Mais pour pouvoir profiter de telles réductions, il faut que les bons outils soient intégrés à la plateforme de gestion des voyages de l’entreprise. 

Les outils les plus innovants pour organiser un voyage de groupe

En juin 2021, Navan a lancé une solution de gestion des voyages d’équipe conçue spécialement pour les nouveaux modèles de travail hybrides : Navan Voyages de groupe. Cette nouvelle solution innovante consiste en une plateforme de réservation intuitive qui prend en compte les éléments mentionnés ci-dessus et permet aux utilisateurs de prendre les meilleures décisions pour leurs voyages d’équipe tout en simplifiant le processus de réservation.

Les fonctionnalités clés de cette solution comprennent notamment :

• Création d'événements : cet outil permet de créer et de personnaliser des événements pour un grand nombre de participants en fonction de leurs préférences, le tout en seulement quelques clics.
• Estimation de budget : à l’aide d’outils créés par Navan qui permettent de calculer le prix médian et le meilleur prix pour une réservation à un moment donné, l’algorithme de Navan basé sur l’IA estime le coût global d’un événement avec un niveau d’exactitude élevé.
• Expérience guidée en libre service et sans coutures : les organisateurs peuvent configurer des événements et inviter les participants directement depuis la plateforme. Les participants sont immédiatement notifiés et guidés tout au long du processus de réservation.
• Gestion simplifiée des réservations de chambres : les organisateurs peuvent demander l’assistance des spécialistes de l’équipe Réunions & Événements de Navan pour réserver un grand nombre de chambres auprès d’hôtels, et ce directement pendant le processus de création de l’événement.
• Invitations : les participants peuvent inviter une personne supplémentaire et réserver en leur nom. Les invités sont notifiés et reçoivent des informations détaillées sur les réservations et le voyage concernés. 

Afin d’offrir aux entreprises un niveau de service supérieur, Navan va plus loin et propose désormais une solution améliorée pour la gestion des réunions et événements conçue pour répondre aux besoins de tous types d’entreprise et faciliter l’organisation d’une grande variété d’événements, des séminaires d’équipe en effectif réduit aux voyages de groupe à l’international, plus complexes, plus chers et plus chronophages.

Cette nouvelle solution pilotée par une équipe dédiée rassemble la fonctionnalité Voyages de groupe de Navan et les services exclusifs de Reed & Mackay, expert de la gestion d’événements et de réunions et membre du groupe Navan depuis avril 2021. Elle combine une plateforme moderne et intuitive à l’expérience d’agents de voyage expérimentés, qui délivrent une assistance de qualité et sur-mesure pour des événements à fort impact. Les clients profitent de l’expertise de spécialistes du voyage de groupe et d’une assistance proactive et présente sur site pendant toute la durée de l’événement. 

Les experts de Reed & Mackay sont forts d’une expérience de plus de 15 ans dans la gestion d’itinéraires complexes et de demandes individuelles. Alors que Navan Voyages de groupe permet aux utilisateurs de prendre les meilleures décisions pour leurs voyages d’équipe et simplifie le processus de réservation et de gestion de A à Z, avec Reed & Mackay, les clients du groupe Navan peuvent désormais combiner la simplicité d’utilisation de la plateforme Navan et sa puissance technologique avec une assistance de qualité pour des séminaires d’entreprise de grande ampleur, des voyages de groupe complexes à l’international et des réunions rassemblant des dirigeants et des personnalités VIP avec programmes sur mesure. 

Entre avril 2022 et mars 2023, les données enregistrées par Navan montrent que les réservations de voyages d’affaires dans le monde entier ont triplé par rapport aux 12 mois précédents. Les voyages de groupe suivent la même tendance : les réservations de voyages d’équipe via la plateforme Navan ont été multipliées par 5 pendant le premier trimestre de l’année 2023, par rapport à celui de 2022 - une croissance largement portée par les fonctionnalités intelligentes de l’outil Voyages de groupe de Navan. C’est un autre signal clair que les événements en présentiel ont fait leur grand retour : les dépenses qui y sont directement liées ne cessent de croître. Si l’on compare ce que les clients de Navan ont dépensé à cette même période, 44 % d’entre eux ont dépensé davantage dans le cadre de leurs programmes de voyage pour ces séminaires et rencontres en personne.

Les indicateurs de performance clés pour mesurer la performance de votre programme de voyages de groupe

Une fois votre programme de réunions et d'événements mis en place, quels sont les indicateurs qui permettent de mesurer sa performance ?

Un taux d'adoption plus élevé

Les programmes traditionnels de gestion des voyages d'affaires souffrent  généralement d'un taux d'adoption faible, car les voyageurs ont tendance à réserver leurs voyages sur les plateformes qu’ils utilisent au quotidien pour leurs vacances ou leurs déplacements privés. Lorsqu’on déploie un nouvel outil d’organisation de voyages d'équipe, il convient de se demander si les nouveaux processus de gestion et de réservation et le programme lui-même seront bien accueillis par les organisateurs, les administrateurs et les employés qui utiliseront la solution.

L'étendue de l'inventaire de voyage disponible, la simplicité d'utilisation de la plateforme et la qualité de l’interface utilisateur jouent un rôle déterminant dans l’augmentation du taux d’adoption. Car si la solution de gestion des voyages d'équipe ne permet pas d'augmenter le taux d'adoption ni de faciliter la création de séminaires, il faudra se poser les bonnes questions : quelle sera la valeur ajoutée de son implémentation ? 

Visibilité, contrôle et reporting en temps réel 

Avec un taux d’adoption plus élevé et des outils efficaces pour planifier des voyages d’équipe, les organisateurs gagnent en visibilité et en contrôle sur les dépenses. Et autant le dire : cette visibilité et ces capacités sont directement imputables aux technologies numériques qui sont intégrées à la plateforme. 

Prenez par exemple un outil d’invitation puissant : en capturant les réservations d’un petit groupe d’individus sur un seul et même outil, un travel manager a accès à toutes les informations dont il a besoin et sait où chacun d’entre eux en est dans l’organisation de son voyage. Sur Navan, les administrateurs ont par exemple accès à une carte qui permet de géolocaliser les voyageurs en temps réel pendant leurs déplacements professionnels. Si on applique cela à un séminaire d’entreprise ou à un événement de plus grande envergure, un travel manager sera en mesure de localiser tous les participants en chemin vers le lieu du séminaire, de savoir à quelle heure ils vont s’enregistrer à leur hôtel et pouvoir agir rapidement en cas d’imprévu.

Toutes les réservations étant effectuées sur la plateforme, il est très simple de générer des modèles et des rapports sur les dépenses, de consulter les manifestes de passagers ou d’annuler un grand nombre de vols en quelques clics. En comparaison avec le cauchemar qui attend les travel managers qui doivent se charger manuellement de l’annulation d’un séminaire ou d’un voyage d’équipe lorsque les employés ont réservé leurs voyages sur de nombreux outils différents, c’est une vraie promenade de santé - et cela représente un gain de temps énorme et des économies non négligeables.

Un véritable atout pour les équipes Finance

Soyons honnête, tout comptable normalement constitué a des sueurs froides à l’idée de devoir collecter les quelques 300 factures de taxi d’un événement dont les participants ont dû se rendre au lieu de réception pour le dîner depuis la salle du séminaire. Aujourd’hui, il existe des outils qui leur épargnent ces tâches incroyablement fastidieuses. C’est donc une réalité : une plateforme de gestion des réunions et des événements a le pouvoir de simplifier le quotidien de votre équipe Finance.

L’un des avantages indéniables d’un système bien intégré est que toutes les réservations effectuées dans le cadre d’un voyage de groupe peuvent être rassemblées sur quelques factures beaucoup plus simples à gérer, plutôt que sur des centaines de notes de frais à vérifier séparément. Mais dans le cas spécifique où les voyageurs doivent remplir manuellement des rapports de notes de frais (par exemple, lorsque chaque voyageur doit réserver un vol depuis un aéroport de départ différent), le département Finance doit être en mesure de regrouper toutes ces réservations en un seul bloc de notes de frais et générer le rapport de dépenses correspondant.

Pour profiter de ces fonctionnalités, il est donc indispensable d’opter pour une plateforme de gestion des voyages numérique. À mesure que l’inventaire, les canaux de distribution et les plateformes de réservation se modernisent et que les voyageurs se familiarisent avec les outils numériques, l'adoption de nouvelles technologies, des automatisations et d’outils conçu pour simplifier des processus complexes est donc la meilleure façon (et la plus économique !) d’encourager le brainstorming, la résolution de problèmes, le travail d'équipe et de renforcer les liens entre les membres d’une équipe. 

En savoir plus sur Navan et les outils qui vous aideront à réunir vos employés plus facilement.