Le guide complet pour assurer votre devoir de diligence
L'équipe Navan
Introduction
La responsabilité sociale et la gestion proactive des risques sont devenues des enjeux majeurs pour les entreprises, à l'heure où de nombreux départements connaissent de profondes mutations. Le devoir de diligence représente aujourd'hui un impératif qui oblige les organisations à garantir la sécurité, le bien-être et la santé de leurs employés — des obligations qui représentent des défis lorsqu'ils sont en mission ou en déplacement professionnel.
La multiplication des risques internationaux et l'évolution du cadre juridique français placent les entreprises face à leurs responsabilités en matière de protection de leurs collaborateurs en voyage d'affaires.
Dans cet article, nous étudions de façon détaillée ce que le devoir de diligence implique, son cadre juridique en France, ses avantages insoupçonnés pour votre entreprise, ainsi que des conseils pratiques pour mettre en place une politique efficace de protection de vos équipes en déplacement.
Qu’est-ce que le devoir de diligence ?
Le devoir de diligence est l'obligation légale et morale pour une entreprise de protéger ses employés contre les risques liés à leurs déplacements professionnels. Il va au-delà de la simple conformité réglementaire pour s'inscrire dans une stratégie d'anticipation et de gestion proactive des risques.
Appliqué aux voyages d'affaires, ce devoir se traduit par des actions concrètes : fourniture d'informations précises sur les destinations, préparation aux situations d'urgence, couverture d'assurance adaptée, et surveillance continue des conditions de sécurité. La sélection rigoureuse des itinéraires, hébergements et moyens de transport s'inscrit également dans cette responsabilité essentielle.
Cette obligation couvre l'intégralité du cycle du déplacement professionnel : elle commence dès la planification du voyage, se poursuit pendant toute la durée du séjour avec un suivi en temps réel, et s'étend jusqu'au retour du collaborateur, assurant ainsi une protection complète à chaque étape.ur, couvrant ainsi l'intégralité du cycle de déplacement professionnel.
Le cadre juridique du devoir de diligence en France
En France, plusieurs textes juridiques encadrent le devoir de diligence des entreprises envers leurs employés en déplacement. Le Code du travail impose notamment à l'employeur une obligation générale de sécurité envers ses salariés, y compris lorsqu'ils sont en mission à l'étranger.
Une obligation légale de l'employeur
Les entreprises françaises ont l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de leurs travailleurs. Cette obligation s'applique aussi bien au sein des locaux de l'entreprise que lors des déplacements professionnels. Elle implique une évaluation préalable des risques, la mise en œuvre de mesures préventives adaptées et un dispositif de gestion de crise en cas d'incident.
La jurisprudence française a progressivement renforcé cette obligation, la transformant en une obligation de résultat. Cela signifie que l'employeur peut être tenu responsable des dommages subis par un salarié en déplacement, même s'il a pris certaines mesures de prévention, si celles-ci s'avèrent insuffisantes.
Quelles sont les dernières mises à jour ?
Le cadre juridique évolue constamment pour s'adapter aux nouveaux enjeux. La prise en compte des risques psychosociaux, des pandémies ou encore des menaces terroristes a conduit à un renforcement des obligations des employeurs. Les entreprises doivent désormais adopter une approche globale de la gestion des risques, intégrant des facteurs de plus en plus variés.
Dans le secteur des voyages d'affaires, cette évolution se traduit par des exigences accrues en matière d'information préalable, de traçabilité des déplacements et de capacité d'intervention rapide en cas de crise. Les outils numériques jouent un rôle croissant dans le respect de ces obligations.
Bon à savoir
Les employeurs français ont l'obligation de tenir à jour un Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) dès le 1er salarié. Ce dernier recense et analyse l’ensemble des dangers susceptibles d’affecter la sécurité et la santé des employés, dont ceux durant les déplacements professionnels. Toute entreprise est donc tenue d’y inclure les risques liés aux voyages d’affaires.
Pourquoi le devoir de diligence est-il essentiel pour votre entreprise ?
L'intégration du devoir de diligence dans votre stratégie de gestion des voyages d'affaires offre de nombreux avantages concurrentiels et opérationnels.
Prévention des litiges et sécurité juridique
En anticipant et en gérant les risques de manière proactive, votre entreprise limite considérablement sa responsabilité juridique. Selon une étude récente, les entreprises françaises ayant mis en place un dispositif rigoureux de diligence ont réduit de plus de 70% les incidents juridiques liés aux voyages professionnels.
Cette approche préventive protège non seulement votre organisation contre d'éventuelles poursuites pour négligence, mais également contre les conséquences financières qui pourraient en découler, comme les indemnisations ou les amendes.
Amélioration de la marque employeur
Une démarche exemplaire en matière de diligence renforce significativement votre crédibilité auprès de vos clients, investisseurs et partenaires commerciaux. Les entreprises reconnues pour leur engagement envers la sécurité de leurs collaborateurs bénéficient d'un capital confiance supérieur.
Pour votre marque employeur, l'impact est tout aussi significatif : les candidats français placent désormais la sécurité et le bien-être au travail parmi leurs principaux critères de choix d'un employeur. Un programme de voyage d'affaires intégrant une forte dimension de devoir de diligence devient ainsi un atout majeur pour attirer et fidéliser les talents.
Renforcement de la confiance des collaborateurs
Garantir des conditions de déplacement sécurisées et un accompagnement constant contribue directement à la satisfaction et à l'engagement de vos équipes. Les voyageurs d'affaires qui se sentent protégés par leur entreprise sont non seulement plus sereins, mais aussi plus productifs lors de leurs déplacements professionnels.
Cette confiance se traduit également par une meilleure adhésion à votre politique de voyage et une réduction significative des incidents liés au non-respect des procédures de sécurité.
Intégration stratégique à votre démarche RSE
Le devoir de diligence s'inscrit naturellement dans votre stratégie de Responsabilité Sociale d'Entreprise (RSE). En prenant soin de vos collaborateurs en déplacement, vous démontrez votre engagement envers des valeurs humaines fortes et une éthique professionnelle irréprochable. Cette démarche contribue à la construction d'une image d'entreprise responsable, attentive au bien-être de ses équipes et consciente des enjeux sociétaux.
Mettre en œuvre un plan de diligence pour vos voyages d'affaires
La mise en place d'une stratégie de diligence pour vos déplacements professionnels nécessite une approche méthodique et des outils adaptés. Voici la marche à suivre :
Identifiez les risques
Première étape fondamentale, la cartographie doit analyser l'ensemble des risques potentiels liés aux déplacements professionnels. Elle doit couvrir les risques géopolitiques comme les zones de conflit ou l'instabilité politique. L'analyse doit également intégrer les risques sanitaires tels que les pandémies ou l'accès aux soins médicaux de qualité.
Les risques climatiques et naturels constituent un autre volet important, notamment dans les régions sujettes aux catastrophes naturelles. Les risques liés aux transports et à la criminalité locale doivent également être pris en compte pour assurer une protection complète des collaborateurs.
Cette cartographie doit être dynamique et régulièrement mise à jour pour refléter l'évolution du contexte international. L'utilisation des alertes du Ministère des Affaires Étrangères français et des bases de données spécialisées permet de maintenir cette veille active.
Évaluez vos partenaires
Vos fournisseurs de services de voyage jouent un rôle crucial dans la sécurité de vos collaborateurs. Compagnies aériennes, hôtels, agences de taxi et prestataires sur place doivent être soigneusement sélectionnés selon des critères de sécurité et de fiabilité.
Cette évaluation comprend l'analyse des certifications de sécurité, des protocoles d'urgence en place et des retours d'expérience d'autres clients. Pour les hébergements, l'emplacement, les mesures de sécurité sur place et la proximité des services d'urgence constituent des critères essentiels.
Il est important d’établir des partenariats durables avec des prestataires qui partagent leurs exigences en matière de sécurité et de gestion des risques.
Mettez en place un système d'alerte et de suivi en temps réel
La réactivité est cruciale dans la gestion des risques liés aux déplacements professionnels. Un dispositif complet comprend des systèmes de géolocalisation permettant de localiser rapidement les collaborateurs en cas de crise. Une plateforme d'assistance disponible 24h/24 constitue également un élément essentiel pour répondre aux situations d'urgence.
Des outils de communication instantanée doivent être déployés pour maintenir le contact avec les voyageurs, leur transmettre des alertes et recueillir leurs signalements. Des procédures d'évacuation et de rapatriement clairement définies complètent ce dispositif d'intervention.
Formez et sensibilisez vos équipes
Pour être pleinement efficace, votre démarche de diligence doit être comprise et intégrée par l'ensemble des collaborateurs. Des formations spécifiques avant les déplacements permettent de préparer les voyageurs aux risques qu'ils pourraient rencontrer et aux comportements à adopter.
Des briefings de sécurité adaptés à chaque destination sensibilisent les équipes aux particularités locales et aux précautions spécifiques à prendre. La diffusion régulière d'informations actualisées sur les destinations maintient un niveau de vigilance approprié.
La création d'une véritable culture de la sécurité au sein de l'organisation contribue à responsabiliser chaque collaborateur et à renforcer l'efficacité globale du dispositif de diligence.
Navan, le partenaire pour prendre soin de vos collaborateurs
Navan est une plateforme tout-en-un de gestion des notes de frais et des voyages d'affaires, conçue pour accompagner les entreprises françaises à respecter leur devoir de diligence.
Veillez à la sécurité de vos collaborateurs et profitez d'un soutien rapide et efficace en cas d'imprévus. Limitez les voyages à certaines destinations, bloquez les hôtels avec des notes faibles, localisez les voyageurs en temps réel et envoyez des notifications individuelles contenant des instructions directement sur la plateforme.
Tempête, événements politiques, grèves... Et parce que personne n'est à l'abri d'un imprévu. Grâce à une équipe interne d'experts et une plateforme pensée pour répondre aux demandes des voyageurs en quelques minutes, Navan offre une assistance personnalisée disponible 24/7 par chat ou par téléphone.
FAQ
Toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, sont concernées par le devoir de diligence envers leurs salariés en déplacement. La responsabilité de protéger les employés s'applique universellement en vertu du Code du travail.
Le non-respect peut entraîner des sanctions civiles (dommages et intérêts) et pénales (mise en danger d'autrui). S'ajoutent les dommages en termes de réputation et de confiance des équipes.
Une politique conforme doit inclure : cartographie des risques, procédures d'approbation pour zones sensibles, protocoles d'urgence, communication avec les voyageurs et mécanismes de retour d'expérience.
Oui, l'obligation s'applique à tous les déplacements, nationaux comme internationaux. Même si les risques varient, l'obligation de protection reste identique, seules les mesures s'adaptent.
Utilisez les ressources gratuites — comme les alertes du Quai d'Orsay —, définissez des procédures d'autorisation simples, formez vos équipes aux risques courants et établissez une chaîne de communication d'urgence.
Bon à savoir
Navan propose une solution gratuite destinée aux entreprises de moins de 200 employés. Cela permet aux petites structures d’accéder à certains des nombreux avantages de la plateforme tout-en-un, parmi lesquels des tarifs négociés pour les transports et les hébergements, l’enregistrement et la réconciliation automatiques des notes de frais, le programme de récompenses Navan Rewards financé entièrement par Navan, en plus de reportings détaillés disponibles en quelques clics.
Conclusion
Le devoir de diligence dépasse le simple cadre légal pour affirmer les valeurs de votre entreprise et peut même constituer un atout. Alors que les risques sont multiples en déplacement pro, protéger de façon effective vos collaborateurs veut dire assurer un suivi avant, pendant et après le voyage.
Il s'agit d'une responsabilité qui doit se traduire par des actions concrètes telles que : fournir des informations actualisées sur la situation sanitaire des destinations, garantir un support réactif en cas de changements d'itinéraire, et assurer un rapatriement rapide lors de situations d'urgence. Ces mesures constituent le socle d'une politique de voyage responsable.
Et les retombées n'en sont pas moins importantes puisque assurer de façon intelligente son devoir de diligence, en plus de réduire les risques, c'est assurer une meilleure culture d'entreprise, renforcer sa réputation et donner envie à ses équipes de s'engager.
Vous l’aurez compris : investir dans le devoir de diligence aujourd'hui, c'est construire une politique de voyage d'affaires pérenne pour demain.
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.