Self-Booking-Tools? Deshalb sind sie im Reisemanagement beliebt
The Navan Team
Klassische Prozesse im Geschäftsreisemanagement geraten zunehmend ins Hintertreffen. Immer mehr Unternehmen setzen heute auf zeitgemäße Lösungen, die sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften mehr Flexibilität und Kontrolle ermöglichen.
Im Mittelpunkt dieser Entwicklung: Self-Booking-Tools im Reisemanagement. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was sich hinter solchen Self-Booking-Systemen verbirgt, warum sie immer mehr Zuspruch erhalten und wie Unternehmen, wie Ihres, davon konkret davon profitieren können.
Was ist ein Self-Booking-Tool für Geschäftsreisen?
Ein Self-Booking-Tool für Unternehmen ist eine digitale Plattform, auf der Geschäftsreisende ihre dienstlichen Reisen eigenständig buchen und verwalten können – ganz ohne den Umweg über ein externes Reisebüro oder Zentralbuchende.
Diese Systeme fördern eigenverantwortliches Buchen, entlasten das Geschäftsreisemanagement und sorgen gleichzeitig dafür, dass Unternehmensrichtlinien besser eingehalten werden.
Selbst buchen statt warten: Wie Self-Booking-Tools das Geschäftsreisemanagement neu erfinden
Die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäftsreisen planen und verwalten, haben sich spürbar verändert und Self-Booking-Tools setzen sich zunehmend als neuer Standard durch. Laut einer aktuellen Umfrage der GBTA (Global Business Travel Association) bevorzugen bereits 56 % der deutschen Geschäftsreisenden digitale Buchungsportale zur Selbstbedienung.
Tradierte Systeme, umständliche Freigabeschleifen und manuelle Prozesse werden der Geschwindigkeit heutiger Teams kaum noch gerecht. Stattdessen setzen Unternehmen auf Plattformen, mit denen Mitarbeitende ihre Reisen eigenverantwortlich buchen können, ohne dabei an Übersichtlichkeit oder Kontrolle einzubüßen.
Mit diesen Self-Service-Lösungen verschaffen sich Unternehmen entscheidende Vorteile: Sie agieren flexibler, bleiben regelkonform und bieten ihren Teams ein spürbar geschmeidiges Buchungserlebnis, ganz ohne den bürokratischen Ballast veralteter Verwaltungssysteme.
So optimierte Paysafe sein Geschäftsreisemanagement mit Navan
Paysafe beweist, wie der Wechsel zu einem modernen Self-Booking-Tool das Management von Geschäftsreisen nachhaltig verändern kann. Während Geschäftsreisen früher mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden waren, brachte die Einführung von Navan die entscheidende Wende:
Bereits nach sieben Monaten buchten über 95 Prozent der Mitarbeitenden ihre Dienstreisen selbstständig – und das Travel Management konnte jede Woche rund 30 Arbeitsstunden einsparen. Lesen Sie hier die vollständige Case Study zu Paysafe.
Die wichtigsten Vorteile von Self-Booking-Tools
Für Geschäftsreisende:
- Schnellere Buchungen: Flüge, Hotels oder Mietwagen sind in wenigen Minuten gebucht.
- Mehr Flexibilität: Geschäftsreisen lassen sich auch unterwegs organisieren oder bei Bedarf spontan anpassen.
- Klare Richtlinien: Self-Booking-Tools zeigen ausschließlich regelkonforme Optionen an oder kennzeichnen Buchungen außerhalb der Unternehmensrichtlinien deutlich.
Für die Finanzabteilung:
- Kostenkontrolle: Der erleichterte und automatisierte Zugriff auf besondere Firmenraten und bevorzugte Anbieter sorgt für entscheidende Einsparungen.
- Echtzeit-Daten: Ausgaben lassen sich jederzeit nach Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen auswerten.
- Richtliniendurchsetzung: Die Reiserichtlinien werden im gesamten Unternehmen automatisch und ohne manuellen Aufwand eingehalten.
Darauf sollten Sie bei der Wahl eines Self-Booking-Tools achten
Die Funktionen von Self-Booking-Tools können sich von Plattform zu Plattform deutlich unterscheiden. Für den unternehmerischen Erfolg ist es jedoch entscheidend, eine Lösung zu wählen, die Kontrolle und Flexibilität optimal und Ihre Geschäftsreise- und Spesenmanagement-Anforderungen nahtlos ergänzt vereint.
Dazu sollten Sie diese Kriterien besonders im Blick haben:
- Intuitive Bedienung und mobile Nutzbarkeit: Ihr Tool sollte einfach zu bedienen sein – auch unterwegs per Smartphone oder Tablet.
- Umfassendes Inventar: Flüge, Hotels, Bahn und Mietwagen – alles sollte zentral über eine Plattform buchbar sein.
- Individuell anpassbare Richtlinien und Genehmigungsabläufe: Unternehmensvorgaben und Freigaben sollten flexibel hinterlegt werden können.
- Automatisierte Belegverwaltung und Spesenintegration: Quittungen und Ausgaben sollten sich direkt mit Ihrem Buchhaltungsprozessen synchronisieren lassen.
- Rund-um-die-Uhr-Support: Ihnen sollte zu jeder Tageszeit ein verlässlicher Kundenservice zur Verfügung stehen.
Profi-Tipp: Mit KI zu schnellerem und reibungsloserem Support
Moderne Geschäftrsreiselösungen setzen zunehmend auf KI-basierte Tools, um das Geschäftsreisemanagement noch effizienter zu gestalten. Chatbots mit künstlicher Intelligenz bieten rund um die Uhr schnelle Unterstützung, beispielsweise bei Umbuchungen oder alltäglichen Reiseproblemen. Und wenn es doch einmal komplizierter wird, steht weiterhin ein persönlicher Service zur Verfügung. So sorgt KI dafür, dass Geschäftsreisen noch effizienter und entspannter ablaufen.
Self-Booking oder Travel Agent?
Wann ist welches Vorgehen am sinnvollsten?
Im digitalen Zeitalter stehen Unternehmen vor der Wahl: Sollen Geschäftsreisende ihre Flüge und Hotels selbst buchen oder ist der Griff zum erfahrenen Reiseprofi doch der bessere Weg? Die Antwort ist selten schwarz-weiß. Vielmehr setzen immer mehr Unternehmen auf eine Kombination aus beidem.
Mitarbeitende können unkomplizierte Geschäftsreisen schnell selbst über ein Self-Booking-Tool buchen, bei komplexeren Geschäftsreisen hingegen steht jederzeit ein erfahrener Travel Agent bereit.
Für Routine-Reisen: Self-Booking
Gerade bei einfachen Reiserouten bringt ein Self-Booking-Tool wirkungsvolle Vorteile mit sich. Ob bei Direktflügen, in Standardhotels oder bei regulären Reisezeiten: In solchen Fällen spart die Eigenbuchung nicht nur Zeit, sondern befähigt Reisende auch in ihrer Unabhängigkeit und Flexibilität – ohne die Einhaltung der Reiserichtlinien zu gefährden.
Bei kniffligen Ausnahmesituationen: Travel Agent
Anders sieht es aus, wenn es um komplexere Reiseumstände geht: ungewöhnliche Routen, kurzfristige Änderungen oder große Gruppen. Hier zeigen Reiseprofis ihr Know-how und finden Lösungen, die Online-Systeme manchmal nicht so elegant abbilden können. Außerdem haben sie oft zusätzliche Ressourcen an der Hand.
Anbieter wie Navan vereinen das Beste aus beiden Welten
Der Großteil der Buchungen erfolgt unkompliziert und digital. Bei komplexeren Anliegen steht rund um die Uhr professionelle Unterstützung zur Verfügung. So bleiben Geschäftsreisen entspannt, ganz gleich, wie anspruchsvoll sie werden.
Fazit: Self-Booking-Tools als Erfolgshebel für Ihr Unternehmen
Self-Booking-Tools prägen die Zukunft des Geschäftsreisemanagements, indem sie Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Reisen einfach selbst zu buchen, während gleichzeitig die Unternehmensvorgaben eingehalten werden. Durch diese Balance aus Flexibilität und Kontrolle können Unternehmen agiler werden, Vorgaben einhalten und für ein verbessertes Reiseerlebnis sorgen.
Erleben Sie es selbst und testen Sie, wie einfach modernes Geschäftsreisemanagement mit Navan funktioniert:
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