Reisekostenabrechnung: Schritt für Schritt zum perfekten Kostenüberblick

Ob Hotelkosten, Fahrtickets oder der morgendliche Coffee-to-go: Kaum jemand entkommt im geschäftlichen Treiben der Reisekostenabrechnung. Dabei kann es schnell unübersichtlich werden – fehlende Belege, falsche Stundenangaben oder nicht berücksichtigte Pauschalen sorgen oft für Ärger und unnötigen Verwaltungsaufwand. 

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten wirklich zu Reisekosten zählen, mit welchen Best Practices Sie typische Fehler vermeiden und wie digitale Softwarelösungen Ihnen die Reisekostenabrechnung erleichtern. 

Was sind Reisekosten?

Das Spesenmanagement umfasst sämtliche Abläufe und Richtlinien, die in einem Unternehmen zur Organisation und Abrechnung von Reisekosten eingesetzt werden. Dabei werden die Begriffe Spesen und Reisekosten häufig synonym genutzt, obwohl sie eigentlich unterschiedliche Aspekte betreffen:

Spesen bezeichnen im engeren Sinne den Verpflegungsmehraufwand, also Zusatzkosten für Mahlzeiten, die bei geschäftlich bedingten Tätigkeiten außerhalb des Unternehmens anfallen.

Reisekosten wiederum schließen alle Aufwendungen ein, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Neben Verpflegung zählen hierzu insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten und weitere notwendige Ausgaben wie Parkgebühren oder das Nutzen öffentlicher Verkehrsmittel.

Ausgaben, die nicht eindeutig durch eine beruflich oder geschäftlich veranlasste Reise entstehen, sind in der Regel keine Reisekosten. Dazu zählen zum Beispiel private Einkäufe oder Freizeitaktivitäten während einer Dienstreise, Ausgaben für zusätzliche Urlaubsverlängerungen oder Geschenke für Familienmitglieder. 

Auch persönliche Kosten wie etwa Wellnessbehandlungen oder Restaurantbesuche ohne beruflichen Anlass fallen nicht unter die Reisekosten. Entscheidend ist immer, dass die Kosten unmittelbar in Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen müssen, damit sie steuerlich oder über den Arbeitgeber abgerechnet werden können.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es bei der Reisekostenabrechnung in Deutschland zu beachten?

Um auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen und Mitarbeitende in Deutschland bei der Reisekostenabrechnung eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen beachten. Ein wichtiger Orientierungspunkt ist dabei das Bundesreisekostengesetz (BRKG), das eigentlich für den öffentlichen Dienst entwickelt wurde, aber häufig auch in der Privatwirtschaft als Grundlage für interne Richtlinien dient. 

Darüber hinaus spielen steuerliche Vorgaben eine zentrale Rolle: Im Einkommensteuergesetz (EStG) und in den Lohnsteuer-Richtlinien sind etwa die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen geregelt, die bei Reisen ins In- und Ausland unterschiedlich ausfallen. Für die Geltendmachung von Vorsteuer sind außerdem die Anforderungen nach § 33 UStDV von Bedeutung, die genau festlegen, welche Angaben – wie Ausstellerdaten, Steuernummer, Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung – ein Beleg enthalten muss. 

Wer Reisekostenabrechnungen über längere Zeit nicht korrekt erstellt, riskiert außerdem bei einer Lohnsteuerprüfung empfindliche Nachforderungen oder Sanktionen. Um dem vorzubeugen, sollten Unternehmen klare Prozesse definieren, damit Mitarbeitende genau wissen, welche Nachweise sie einreichen müssen und welche Fristen dabei einzuhalten sind.

Wann ist eine Auswärtstätigkeit wirklich eine Dienstreise?

Eine Auswärtstätigkeit gilt in der Regel nur dann als Dienstreise, wenn das Ziel außerhalb der Stadtgrenze liegt. Liegt das Kundenbüro hingegen nur wenige Kilometer von der Hauptarbeitsstätte entfernt, handelt es sich normalerweise um eine einfache Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Reisekostenerstattung. 

Außerdem erkennt das Finanzamt Auswärtstätigkeiten nur bis zu drei Monaten als Dienstreise an; danach wird der Einsatzort zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Diese zeitliche Beschränkung entfällt jedoch, wenn Beschäftigte während des Dreimonatszeitraums an mehreren unterschiedlichen Orten eingesetzt werden, wie etwa beim Montagedienst.

Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, können von Mitarbeitenden im Rahmen Ihrer Steuererklärung Werbungskosten geltend machen. Dafür sind sämtliche Belege (z. B. Tankquittungen, Fahrtenbücher, Hotelrechnungen, ÖPNV-Tickets) aufzubewahren und beim Finanzamt einzureichen.

Typische Fehler in der Reisekostenabrechnung – und wie Sie sie vermeiden

Zu den häufigsten Fehlern bei der Reisekostenabrechnung zählt die fehlerhafte Erfassung von Abwesenheitszeiten. Schon eine falsche Angabe um wenige Stunden kann dazu führen, dass Verpflegungspauschalen nicht korrekt abgerechnet werden und das Finanzamt im Ernstfall Nachforderungen stellt. Ähnlich riskant ist es, wenn die Kürzungen bei Mahlzeitengestellungen übersehen werden: Wer vom Arbeitgeber ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt bekommt, muss die jeweilige Tagespauschale entsprechend anpassen. Andernfalls droht auch hier eine Beanstandung durch die Steuerbehörden.

Auch die unzureichende Belegführung kann in der Reisekostenabrechnung zu großen Komplikationen führen. Zwar sind bei der Pauschalabrechnung der Verpflegung keine Einzelbelege zu Speisen erforderlich, doch sollten alle Nachweise zu Fahrt- und Übernachtungskosten vollständig gesammelt und gut lesbar sein.

Wer seine Belege im Eifer des Alltags verliert oder zu stark beschädigt, muss mit Abschlägen oder Verzögerungen bei der Erstattung rechnen. In diesen Fällen kann im Notfall auch ein Eigenbeleg angefertigt werden. Hierauf sind der gezahlte Betrag, der Zahlungsempfänger, das Datum sowie der Verwendungszweck zu vermerken.

Des Weiteren ordnen viele Geschäftsreisende Ihre Reisekosten (privat vs. beruflich) falsch ein. Welche Kosten können wirklich abgerechnet werden, und ab wann gelten sie rein privat? Hier lohnt es sich, die Zeiten penibel zu dokumentieren, damit nur die beruflich veranlassten Tage geltend gemacht werden.   

Zuletzt wird eine erfolgreiche Reisekostenabrechnung von der Pünktlichkeit ihrer Einreichung bestimmt. Auch wenn es häufig keinen gesetzlichen Stichtag für das Abgeben der Belege gibt, hat jedes Unternehmen eigene Fristen, die mit Blick auf die betriebliche Buchhaltung und Steuererklärung eingehalten werden müssen. Wer diese Fristen verpasst, riskiert womöglich, dass einzelne Positionen nicht mehr anerkannt und Zahlungen nicht erstattet werden.

Fehlerfreie Reisekostenabrechnung: Warum ist sie so wichtig?

Eine fehlerfreie Reisekostenabrechnung ohne viele Prozessschleifen ist durchaus erstrebenswert, weil Sie damit die Grundlage für eine korrekte steuerliche Abwicklung schaffen, eventuelle rechtliche Konsequenzen vermeiden und Klarheit über die tatsächlichen Kosten Ihrer Dienstreisen erhalten. 

Mit transparenten Abrechnungen behalten Unternehmen den Überblick über ihre Ausgaben, erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben und sorgen für zufriedene Mitarbeitende, die auf eine schnelle und einwandfreie Erstattung ihrer Reisekosten vertrauen können. 

Wenn Sie beginnen, Ihre Reisekostenabrechnung als weit mehr als einen bloßen Verwaltungsakt wahrzunehmen, können Sie darin einen entscheidenden Erfolgshebel für Ihr Unternehmenswachstum und Ihr Ausgabenmanagement entdecken.

Vier Tipps, die Ihre Reisekostenabrechnung garantiert optimieren

Wenn Sie diese Best Practices beherzigen, werden Sie nicht nur Ihre Reisekosten und Ihren Verwaltungsaufwand senken, sondern zugleich die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.

1. Eindeutige Reiserichtlinien 

Legen Sie fest, welche Kosten erstattungsfähig sind, welche Beleganforderungen für Mitarbeitende gelten und bis wann alles eingereicht sein muss. Schulungen helfen Ihrem Team, diese Vorgaben schnell zu verinnerlichen und Missverständnisse zu vermeiden. Ergänzend empfiehlt es sich, interne Reiserichtlinien leicht zugänglich zu machen und diese bei Bedarf zu aktualisieren. 

2. Digitale Lösungen 

Nutzen Sie eine smarte Abrechnungssoftware, um alle Schritte – von der Belegerfassung bis zur Freigabe – zu automatisieren und dadurch den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Mobile Apps ermöglichen das schnelle Scannen von Quittungen unterwegs, während automatisierte Workflows Fehler minimieren. Achten Sie auf benutzerfreundliche Funktionen wie automatisierte Belegkategorisierung und Compliance-Checks. Integrieren Sie zudem automatisierte Genehmigungsprozesse, um lange Wartezeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Team jederzeit den Überblick behält.

3. Regelmäßige Berichte

Legen Sie feste Fristen für die Einreichung von Belegen fest und prüfen Sie diese zeitnah. Sammeln und strukturieren Sie alle relevanten Daten zentral, um einen klaren Überblick über Ihre Reisekosten zu erhalten. Erstellen Sie zudem regelmäßige Berichte, um Budgetabweichungen oder Unregelmäßigkeiten schnell zu erkennen. Nutzen Sie die gewonnenen Informationen, um Trends und Optimierungspotenziale aufzudecken, beispielsweise durch eine Analyse der Hauptkostentreiber.

4. Enge Teamzusammenarbeit

Fördern Sie einen kontinuierlichen Austausch zwischen Personalabteilung, Buchhaltung und weiteren Fachbereichen. Sorgen Sie dafür, dass alle auf denselben Datenstand zugreifen können, um Transparenz sicherzustellen und Unklarheiten zu vermeiden. Binden Sie Mitarbeitende aktiv ein, indem Sie Rückmeldungen und Ideen direkt umsetzen – so steigern Sie nachhaltig die Akzeptanz Ihrer Reisekostenprozesse.

Was sind die Vorteile einer digitalisierten Reisekostenabrechnung? 

Eine digitalisierte Reisekostenabrechnung bietet nicht nur eine moderne und zeitsparende Lösung, sondern verändert den gesamten Ablauf Ihrer Reisekostenabrechnung von der Planung der Reise bis zur Abstimmung durch die Buchhaltung. 

Nehmen wir Frau Müller zum Beispiel. Sie ist beruflich oft unterwegs, da sie in verschiedenen Städten regelmäßig Kundentermine wahrnehmen muss. Früher musste Frau Müller nach jeder Reise einen Berg an Papierbelegen sortieren und manuell in Excel-Tabellen eintragen. Müde vom Arbeitsalltag, verlegte sie Belege und schnell schlichen sich vermeidbare Fehler und Unklarheiten ein.

Oftmals musste Frau Müller über Monate hinweg in Vorleistung gehen und bekam ihre Reisekosten nur mit größtem Aufwand erstattet. Seit ihr Unternehmen jedoch die eine digitale Softwarelösung von Navan für ihre Reisekostenabrechnung nutzt, ist das anders. 

Sobald Frau Müller heute unterwegs eine Quittung erhält – beispielsweise nach einem Geschäftsessen mit einem potenziellen Kunden – zückt sie ihr Smartphone und fotografiert den Beleg. Umgehend überprüft die Abrechnungssoftware, ob alle erforderlichen Angaben wie Datum, Betrag und Steuersatz ersichtlich sind, und schlägt, basierend auf unternehmensinternen Richtlinien, direkt die passende Kostenkategorie vor.

Dank KI-gestützter Texterkennung muss Frau Müller kaum noch etwas selbst eintippen: Das System erkennt durch eine Kalenderintegration, dass es sich um einen geschäftlichen Termin handelt und fügt basierend auf dem Kalendereintrag Angaben, wie die teilnehmenden Personen hinzu. Weil Frau Müller die Firmenkarten von Navan nutzt, wird die Transaktion schon vor ihrem Rückweg ins Hotel sichtbar, ohne dass sie einen Beleg einreichen muss. Da alles transparent und in Echtzeit verarbeitet wird, sind Rückfragen – etwa zu fehlenden Belegen oder unklaren Beträgen – schneller geklärt.

Zuständige Admins können direkt über das System Nachfragen stellen und müssen nicht auf ineffiziente E-Mails zurückgreifen. Auch die Buchhalter:innen sparen Zeit, weil keine handschriftlichen Zettel mehr abgeglichen werden müssen und potenzielle Fehlerquellen wie Zahlendreher reduziert werden.

Besonders praktisch an Navan ist, dass sämtliche Schritte – von der Buchung der Reisemittel bis zur späteren Abrechnung – auf einer einzigen Plattform abgewickelt werden. Dank der integrierten Richtlinien erkennt das System bereits bei der Reservierung mögliche Verstöße, zum Beispiel wenn der Hotelpreis das vorgegebene Limit überschreitet. Diese Fälle werden automatisch für die Freigabe oder Korrektur markiert und sämtliche Buchungen einer Reise zugeordnet, sodass die Buchhaltung jederzeit den Überblick behält. 

Auch bei kurzfristigen Ausgaben unterwegs – etwa einer Taxifahrt – schlägt das System sofort Alarm, wenn die Kosten über der Richtlinie liegen, und kennzeichnet die Transaktion für eine manuelle Prüfung. Die zuständige Führungskraft oder Buchhalterin kann dann direkt über die App weitere Informationen anfordern oder eine Rückerstattung ablehnen. So müssen sich Administratoren nur um wirklich kritische Fälle kümmern und sparen wertvolle Zeit bei der Reisekostenkontrolle.

Zudem erhalten sowohl die Buchhaltung als auch Vorgesetzte laufend Einblick über den aktuellen Kostenstand in ihrem Team, sodass sie Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen können. Sind alle Transaktionen freigegeben, werden die erstattungsfähigen Beträge in wenigen Tagen bei der nächsten Gehaltsabrechnung automatisch angewiesen.

Da alle Informationen digital vorliegen und der passenden Reise zugeordnet werden, ist keine manuelle Reisekostenabrechnung mehr erforderlich. Frau Müller kann sich nun auf ihren Geschäftsreisen auf das wirklich Wesentliche ihrer Arbeit konzentrieren und genießt das Reisen ohne zusätzlichen bürokratischen Stress. 

Vier Funktionen mit denen Sie den Grundstein für langfristige Prozessoptimierungen legen

Ein durchdachtes Reisekostenmanagement bringt mehr als nur die Erfassung einzelner Ausgabenposten. Durch die Vernetzung mit anderen Geschäftsbereichen schöpfen Unternehmen zusätzliche Potenziale aus:

1. Integrierte Systeme anstelle von Einzellösungen  

Wenn Buchungen, Genehmigungen, Abrechnung und Reporting eng verzahnt sind, können Daten nahtlos übertragen und Prozesse automatisiert werden. Das Unternehmen profitiert von einer ganzheitlichen Sicht auf sämtliche Reiseaktivitäten. 

2. Automatisierte Auswertungen  

Durch ein zentrales System lassen sich Kennzahlen wie durchschnittliche Reisekosten je Mitarbeitendem, Kosten pro Abteilung oder häufige Reiserouten schnell analysieren. Das unterstützt Budgetplanung und Aufdeckung von Einsparpotenzialen. 

3. Skalierbarkeit und Flexibilität  

Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Ausrichtung wird eine dynamische Reisekostenverwaltung schnell zum Wettbewerbsvorteil. 

4. Compliance und Auditsicherheit  

Lückenlose Dokumentationen und transparente Prozesse beweisen bei internen oder externen Prüfungen, dass alles ordnungsgemäß abläuft, und sorgen für mehr Sicherheitsgefühl im Unternehmen. 

FAQ

Welche Belege sollte ich für meine Reisekostenabrechnung aufbewahren?  

Grundsätzlich sollten Sie alle Originalbelege einreichen, die Ihnen während Ihrer Dienstreise ausgestellt werden können, beispielsweise Hotelrechnungen, Mietwagendokumente, Bahn- oder Flugtickets sowie Quittungen für den Verpflegungsmehraufwand (falls nicht durch Pauschalen abgedeckt) und weitere Reisenebenkosten (beispielsweise Parkgebühren, Wif- oder Gepäckigebühren). Achten Sie darauf, die Vorgaben nach § 33 UStDV einzuhalten.  

Wie funktioniert die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands?  

Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands richtet sich in Deutschland nach festen Pauschalbeträgen, die sich an der Dauer Ihrer beruflich bedingten Abwesenheit orientieren. 

Welche Fristen muss ich für die Einreichung der Reisekostenabrechnung beachten?  

In Deutschland gibt es keine festen gesetzlichen Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen, sodass Sie sich vorrangig an betrieblichen oder vertraglichen Vorgaben orientieren sollten. Empfehlenswert ist jedoch, die Abrechnung so zeitnah wie möglich nach Reiseende abzugeben, um sicherzustellen, dass alle Belege vollständig sind und die Erstattung rasch erfolgen kann. 

Spätestens zum Ende des Steuerjahres (beziehungsweise bis zur Abgabe Ihrer Steuererklärung) sollten sämtliche Reisekosten erfasst sein, vor allem wenn Ihr Arbeitgeber nicht alle Kosten übernimmt und Sie diese selbst beim Finanzamt geltend machen. Darüber hinaus gelten für die Aufbewahrung der Belege meist Fristen von bis zu zehn Jahren, besonders wenn Sie buchführungspflichtig sind.

Wie kann ich bestehende Reisekostenrichtlinien im Unternehmen optimieren?  

Um bestehende Reisekostenrichtlinien im Unternehmen zu optimieren, sollten sie regelmäßig auf Aktualität und Praktikabilität geprüft werden. Achten Sie dabei auf gesetzliche Änderungen, definieren Sie klare Vorgaben für die Erstattung und binden Sie alle Beteiligten – vom Management bis zu den Mitarbeitenden – frühzeitig ein. 

Nutzen Sie zudem digitale Tools, etwa für die automatisierte Belegprüfung oder zur mobilen Erfassung von Spesen, um Prozesse zu vereinfachen und Fehlbuchungen zu minimieren. Ein transparentes Reporting hilft dabei, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und zu beheben. Abschließend fördern Schulungen und Feedbackrunden das Verständnis der Mitarbeitenden und tragen zu einer durchgängigen Einhaltung der Richtlinien bei.

Welche steuerlichen Aspekte sind in der Reisekostenabrechnung besonders wichtig?  

Bei der Reisekostenabrechnung sind vor allem der Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und Übernachtungskosten von steuerlicher Bedeutung. Achten Sie darauf, dass die Pauschalen für Mahlzeiten (Verpflegungspauschalen) korrekt angewendet und bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber gekürzt werden. Fahrtkosten können mithilfe von Kilometerpauschalen oder auf Basis tatsächlicher Aufwendungen abgerechnet werden, wobei eine ordnungsgemäße Dokumentation erforderlich ist. 

Übernachtungskosten werden entweder gegen Vorlage von Belegen oder per Übernachtungspauschale erstattet. Wichtig ist zudem, dass nur beruflich veranlasste Reisen und Zeiten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte berücksichtigt werden. Werden Pauschalen oder Erstattungen über die gesetzlich festgelegten Höchstbeträge hinaus gewährt, muss der überschießende Teil als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Fazit

Eine durchdachte Reisekostenabrechnung ist weit mehr als ein bloßer Verwaltungsakt – sie bildet das Rückgrat für solide Unternehmensfinanzen, gute Mitarbeiterbeziehungen und kosteneffiziente Prozesse. Wer aktuelle Vorgaben kennt, klare Spielregeln kommuniziert und auf digitale Lösungen vertraut, legt den Grundstein für reibungslose Abläufe und entlastet zugleich die Buchhaltung. 

Mithilfe einer skalierbaren, intuitiven Plattform wie Navan können Unternehmen den gesamten Prozess – von der Reisebuchung über die Erfassung und Genehmigung bis zur finalen Abrechnung – nahtlos integrieren und automatisieren. Diese umfassende Herangehensweise reduziert Fehler, steigert die Zufriedenheit im Team und schafft die Basis für langfristige Prozessoptimierungen und wirtschaftlichen Erfolg.