Payhawk 2025: Die 7 besten Alternativen für Ihr Spesenmanagement

Sie möchten das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen neu aufstellen und suchen eine Alternative zu Payhawk?

Payhawk ist seit einigen Jahren eine bewährte Lösung für Firmenkreditkarten, die Verwaltung von Rechnungen und das Spesenmanagement im Allgemeinen. Doch der Markt schläft nicht. Mittlerweile gibt es eine ganze Bandbreite an Alternativen, die auch attraktive Vorteile bieten.  

Um Ihnen bei Ihrer Suche zu helfen, haben wir Ihnen die sieben besten Alternativen zu Payhawk für 2025 zusammengestellt. 

Unabhängig davon, ob Sie Wert auf maximale Automatisierung legen, eine integrierte Reisekostenabwicklung benötigen oder eine besonders benutzerfreundliche Lösung suchen: In diesem Artikel finden Sie die passende Software für Ihre individuellen Anforderungen.

Warum suchen Sie nach Alternativen zu Payhawk?

Die richtige Spesenmanagement-Lösung zu finden, ist genauso individuell wie Ihr Unternehmen selbst. Was für das eine Team hervorragend funktioniert, kann für andere zur zusätzlichen Belastung werden. 

Auch wenn Payhawk eine leistungsstarke Plattform bereitstellt, passt nicht jede Funktion zwangsläufig zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens – damit sind Sie nicht allein. Laut G2-Bewertungen suchen Nutzer:innen insbesondere nach folgenden Verbesserungen:

• Schnellere Unterstützung und Lösung bei komplexen Support-Anfragen (Review)
• Ein reibungsloseres und unkomplizierteres Implementierungsverfahren (Review)
• Integrierte Kartenlösungen, beispielsweise mit einer Wallet-Funktion direkt in der Plattform (Review)
• Verbesserte Möglichkeiten zur Automatisierung und Individualisierung – speziell bei der Spesenabrechnung und Genehmigungsprozessen (Review)

Das sind Ihre 7 Payhawk-Alternativen

1. Expensify

Expensify ist ein einfaches und kostengünstiges Tool zum Scannen von Belegen und Einreichen von Erstattungen.

Warum ist Expensify eine gute Alternative?

Expensify vereinfacht das Ausgabenmanagement durch einfache Belegerfassung, effiziente Genehmigungs-Workflows und praktische Erstattungstools. Damit ist es besonders für kleine Teams geeignet, die nach einer unkomplizierten Lösung suchen.

Hauptfunktionen

• SmartScan zur automatischen Belegerfassung
• Workflows für Erstattungsanträge
• Kreditkartenimport und Abstimmung

Preisgestaltung

• Collect: 5 € pro Nutzer:in und Monat
• Control: Individuelle Preisgestaltung

2. Navan – Führende All-in-one-Lösung für Reise- und Spesenmanagement

Navan vereint das Management von Geschäftsreisen, Ausgaben und Firmenkarten auf einer einzigen Plattform. 

Warum ist Navan eine gute Alternative?

Navan überzeugt als All-in-one-Plattform, die das Geschäftsreise- und Spesenmanagement effizient und zeitsparend auf einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. Dabei richtet sich die Plattform an Unternehmen jeder Größe. Die konsequente Ausrichtung auf Nutzerfreundlichkeit und ein intuitives Design fördern die Akzeptanz dieser digitalen Lösung innerhalb jedes Teams. 

Hauptfunktionen

• Buchung von Flügen, Hotels, Bahnreisen und Mietwagen – alles über eine zentrale Plattform
• Firmenkarten mit Echtzeit-Ausgabenkontrolle und sofortiger Abstimmung
• Erweiterte Analysen für transparente Einblicke in Reise- und Ausgabedaten
• Automatisiertes Ausgabenmanagement mit Belegerfassung und Richtlinienprüfung
• Prämienprogramm, mit dem Mitarbeitende bei intelligenten Buchungen Vorteile erhalten
• Nachhaltigkeitstools zur Erfassung von Emissionen und Förderung umweltfreundlicher Reisen
• Nahtlose Integration u. a. mit NetSuite, Xero und Sage Intacct
• 24/7 Live-Support für Reisende und Admins

Preisgestaltung 

• Für bis zu 300 Mitarbeitende: Maßgeschneidertes Angebot, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.
• Bei mehr als 300 Mitarbeitenden: Erweitertes, maßgeschneidertes Angebot, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

3. Yokoy

Yokoy vereint Rechnungen, Spesen und Unternehmensausgaben auf einer zentralen, KI-gestützten Plattform. Unternehmen gewinnen damit volle Kontrolle über sämtliche Finanzvorgänge.

Warum ist Yokoy eine gute Alternative? 

Dank intelligenter Automatisierung und selbstlernender KI werden Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Zahlung zuverlässig gesteuert, Risiken minimiert und Compliance sichergestellt. 

Yokoy passt sich individuell an Unternehmensregeln an und bietet maßgeschneiderte Workflows – auch in komplexen, internationalen Umgebungen. Modernste Sicherheitsstandards, durchgängige Transparenz und vielseitige Integrationen machen Yokoy besonders attraktiv für wachsende Unternehmen und Finanzteams mit hohen Ansprüchen.

Hauptfunktionen

• Automatische Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen mit KI-Unterstützung
• Papierlose Reisekosten- und Auslagenabrechnung, inklusive Firmenkarten und Policy-Checks
• Übersicht, Steuerung und Automatisierung aller Geschäftszahlungen
• Echtzeit-Kontrolle von Unternehmensrichtlinien, Ausgabenlimits und Steuervorschriften mit KI
• Anpassbarer Workflow-Designer, dynamisch für jeden Prozess
• Zahlreiche Schnittstellen zu  ERP/P2P Systemen, HR- und Reisetools (SAP, Oracle, u.v.m.)
• ISO 9001, ISO 27001, PCI DSS 4.0, GoBD und DSGVO-konform

Preisgestaltung

Individuelle Preismodelle auf Anfrage: Angebot nach Unternehmensgröße und Setup.

4. Pleo

Pleo ist eine digitale Spesenmanagement-Lösung, die sich an kleine und mittlere Teams richtet. 

Warum ist Pleo eine gute Alternative?

Das Tool stellt sowohl physische als auch virtuelle Firmenkarten auf Mastercard-Basis bereit, erlaubt eine Echtzeitüberwachung aller Transaktionen und erleichtert die Belegerfassung. Dadurch sinkt der Verwaltungsaufwand bei Spesenabrechnungen für Unternehmen erheblich.

Hauptfunktionen

• Physische und virtuelle Karten
• Intuitive mobile App, zur Überwachung von Echtzeit-Ausgaben und zur Belegverwaltung und -aufbewahrung.
• Belege werden automatisch den richtigen Buchhaltungskategorien zugeordnet, was die Erfassung und Nachverfolgung vereinfacht.
• Belege können einfach mit der App fotografiert werden; diese werden direkt mit der passenden Transaktion verknüpft.
• Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder Sage

Preisgestaltung

• Starter: Kostenlos für bis zu 2 Nutzer:innen
• Essential: 39 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 11 €/Monat
• Advanced: 89 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 14,50 €/Monat
• Beyond: 179 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 17,50 €/Monat

5. Moss

Moss ist eine digitale Plattform für modernes Ausgabenmanagement aus Deutschland. Das Tool vereint Kreditkarten, Spesenabrechnungen, Eingangsrechnungen und Buchhaltungsautomation in einer einzigen Lösung.

Warum ist Moss eine gute Alternative?

Moss unterstützt Unternehmen dabei, alle Ausgaben und deren Verwaltung zentral zu steuern. Die Plattform überzeugt durch hohe Automatisierung, den Einsatz von KI, Echtzeit-Übersicht und höchste Sicherheit nach deutschem Standard. Dank der intuitiven Bedienung ist Moss durchaus beliebt.

Hauptfunktionen

• Unbegrenzte Firmenkreditkarten mit flexiblen Limits und Belegerfassung
• Automatisiertes Rechnungsmanagement samt OCR-Belegerfassung, flexiblen Freigaben und One-Click-Zahlung
• Digitale Einreichung und Genehmigung, direkte Auszahlung an Mitarbeitende
• Echtzeit-Ausgabenübersicht und Budgetkontrolle
• KI-gestützte Vorkontierung und DATEV-/ERP-Integration
• 40+ Leistungsstarke Integrationen (Buchhaltung, ERP, HR)
• BaFin-reguliert, ISO/IEC 27001:2022-zertifiziert und DSGVO konform

Preisgestaltung

• Kostenloses Basis-Paket: Firmenkreditkarten für bis zu 3 Nutzer:innen oder Rechnungsmanagement für bis zu 20 Rechnungen pro Monat
• Voller Funktionsumfang: Ab 99 € pro Monat (individuell erweiterbar, Add-ons je nach Bedarf)

6. Jenji

Jenji ist eine digitale Plattform für modernes Spesen- und Ausgabenmanagement. Sie nutzt moderne Technologien, um Belege automatisch zu erfassen, auszuwerten und nahtlos in bestehende Finanz- und Buchhaltungssysteme zu integrieren. 

Warum ist Jenji eine gute Alternative?

Jenji unterstützt mittelständische Betriebe bis hin zu Großunternehmen, die besonderen Wert auf Compliance und ein präzises Ausgabenmanagement legen.

Hauptfunktionen

• Automatisierte Texterkennung (OCR) erfasst Belege, auch ohne aktive Internetverbindung
• Ausgabenanalyse per Dashboard nach Projekt, Kostenstelle oder Land
• Native Schnittstellen zu Sage, Cegid, SAP, Lohnbuchhaltung und Banken sowie eine offene API
• Echtzeitwarnung bei doppelten oder fehlerhaften Belegen und Richtlinienverstößen
• Workflows, Felder, Benachrichtigungen und Berichte individuell anpassbar

Preisgestaltung

• Solo-Plan: Kostenlos – beinhaltet Beleg-Scan und Buchhaltungsexport
• Team-Plan: 5 € pro Nutzer:in/Monat, mit eingeschränktem Funktionsumfang
• Enterprise-Plan: Auf Anfrage – individuelle Features und persönlicher Support

7. Qonto

Qonto ist eine digitale Firmenbank, die speziell kleinere Unternehmen und Freiberufler:innen in Ihrem Ausgabenmanagement entlasten kann. 

Warum ist Qonto eine gute Alternative?

Qonto überzeugt mit einer übersichtlichen und nutzerfreundlichen Oberfläche sowie einem schnellen und hilfsbereiten Kundenservice.

Hauptfunktionen 

• Automatische Digitalisierung von Dokumenten
• Ausgabenkategorisierung ohne manuellen Aufwand 
• Nutzerrollen (z. B. Buchhaltung, Management) mit Freigabe- und Einsichtsfunktionen
• Vereinfachte Steuerberater-Kollaboration durch spezielle Zugänge und Exportoptionen
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie Verwaltung von Unterkonten

Preisgestaltung (bei jährlicher Abrechnung)

• Basic: 9 €/Monat: Ein:e Nutzer:in, ein Hauptkonto, 20 kostenlose Transaktionen pro Monat
• Smart: 19 €/Monat: Bis zu fünf Nutzer:innen, zwei Konten
• Premium: 39 €/Monat: Bis zu 15 Nutzer:innen, fünf Konten
• Essential: 49 €/Monat: Mehr Nutzer:innen und erweiterte Funktionen
• Business: 99 €/Monat: Bis zu 50 Nutzer:innen vollständiges Multi-Account-Management, Unterkonten
• Enterprise: 199 €/Monat: Individuelle Lösung für große Unternehmen, dedizierter Support und maßgeschneiderte Optionen

So finden Sie die passende Payhawk-Alternative

Achten Sie bei Ihrer Recherche nach möglichen Payhawk-Alternativen darauf, dass die Funktionen der jeweiligen Plattform gezielt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Diese Kriterien unterstützen Sie bei der Auswahl:

1. Unternehmensgröße

Einige Lösungen sind ideal für Start-ups und kleine Firmen, andere richten sich speziell an große, international tätige Unternehmen.

2. Bedürfnisse rund um Dienstreisen & System-Integrationen

Stehen Geschäftsreisen regelmäßig auf Ihrer Agenda, empfiehlt sich eine Plattform mit integriertem Travel Management und reibungslosen Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen (z. B. ERP, Buchhaltung).

3. Preismodell & Budget

Je nach Nutzung und Budgetrahmen kommen kostenfreie Einsteigermodelle, flexible Preisstaffelungen oder individuelle Enterprise-Lösungen eher infrage.

4. Compliance & Reporting

Unternehmen, die strengen behördlichen Vorgaben unterliegen, sollten gezielt auf Funktionen wie die Unterstützung bei der Mehrwertsteuer, das Management mehrerer Unternehmenseinheiten sowie nachvollziehbare Audit Trails achten.

5. Nutzererlebnis & Akzeptanz

Eine intuitive, durchdachte Benutzeroberfläche fördert die Mitarbeiterakzeptanz und minimiert den Schulungsaufwand.

Fazit

Die Vielzahl an Payhawk-Alternativen zeigt, dass Unternehmen heute aus einem breiten Spektrum an Lösungen wählen können. Welches Tool am besten passt, hängt maßgeblich von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrer Unternehmensgröße, dem gewünschten Funktionsumfang sowie Ihrem Budget ab. 

Achten Sie in jedem Fall auf Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen, Automatisierungspotenzial und klare Compliance-Funktionen. Mit ihrer KI-gestützten, einheitlichen Plattform, die Reise- und Spesenmanagement kombiniert, ist Navan zum Beispiel eine besonders starke Option: Sie vereinfacht Abläufe, spart Zeit und sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben.