Revolution im Reisesupport: Mit KI zu erstklassigem Kundenservice

Wenn eng getaktete Reisepläne unvorhergesehenen Ereignissen zum Opfer fallen, löst dies oft eine wohl bekannte, und umso gefürchtetere Kettenreaktion aus: stundenlanges Warten in endlosen Service-Hotlines, verzweifeltes Kontaktaufnehmen mit Travel Manager:innen und das beunruhigende Gefühl, allmählich die Kontrolle zu verlieren, während mögliche Alternativen im Minutentakt schwinden. 

Ein Dilemma, das die Geschäftsreisebranche seit jeher begleitet und dennoch reagiert diese immer wieder mit demselben Lösungsansatz: Mehr Callcenter-Personal. Doch im Kontext stetig wachsender und komplexer werdender Herausforderungen gleicht das dem Versuch, einen Rohrbruch mit einem Wischmopp eindämmen zu wollen.  

Im Gegensatz dazu hat Navan sich bewusst für einen völlig neuen Ansatz entschieden. Unser erfolgreiches Supportmodell ist eine hybride Mischung aus erfahrenen Reiseexpert:innen und innovativer KI. So sind wir nicht nur rund um die Uhr erreichbar, sondern können auch schneller, kompetenter und effizienter agieren als herkömmliche Reisebüros.

Von individueller Soforthilfe für einzelne Reisende bis hin zu fest zugewiesenen Account Manager:innen, die den Geschäftsreiseprozess kontinuierlich optimieren: Wir bieten auf allen Ebenen eine ganzheitliche und proaktive Unterstützung.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie wir gängige Mythen rund um den Reisesupport entkräften und einen neuen Servicestandard für die Reisebranche schaffen.

Mythos 1: Servicequalität kostet Zeit

Der Schlüssel zu exzellentem Reiseservice liegt nicht in der schieren Zahl von Account Manager:innen und Service-Mitarbeitenden, sondern allein in der Effektivität, mit der die Anliegen der Reisenden gelöst werden. 

Um dies umzusetzen, hat Navan ein internationales Team erfahrener Reiseexpert:innen. Durch Standorte auf mehreren Kontinenten wird sichergestellt, dass Reisende weltweit rund um die Uhr persönlich betreut werden können.

Unsere eigens entwickelte TravelXen-Technologie sorgt indes dafür, dass den Agent:innen schon vor dem ersten Kontakt alle relevanten Informationen vorliegen. Durch diesen Wissensvorsprung, z. B. zur Reiseroute, den persönlichen Präferenzen und den individuellen Unternehmensrichtlinien der Reisenden müssen diese Daten nicht langwierig wiederholt werden. 

Zusätzlich werden unsere Reiseexpert:innen von unserer KI-Assistenz Ava unterstützt. Basierend auf Navan Cognition, unserer Multi-Agenten-Software-Architektur, die von der Funktionsweise des menschlichen Hirns inspiriert ist, hat Ava in den vergangenen sechs Monaten durchschnittlich 136.000 Chats pro Monat eigenständig bearbeitet – und das auf höchstem Niveau. Denn entgegen gewöhnlicher Chatbots, versteht Ava als intelligentes System die Besonderheiten der Reisebranche. 

Flugumbuchungen, die Anwendung von Airline- und Unternehmensrichtlinien sowie das professionelle Management verschiedenster Unregelmäßigkeiten erledigt Ava selbstständig – und verschafft unseren Reiseexpert:innen so mehr Zeit, sich um komplexe Anliegen zu kümmern.

Oben: Navan belegt im G2-Ranking, im Sommer 2025 in der Kategorie Travel Management Software Spitzenplätze: Platz 1 insgesamt, Platz 1 bei der Kundenzufriedenheit und führend über alle Unternehmensgrößen hinweg (Enterprise, Mid-Market und KMU).

Das bestätigen auch die Ergebnisse des aktuellen G2-Ranking 2025, das auf echten Nutzerbewertungen basiert. Hier erreicht Navan im Bereich Travel Management Software die maximale Kundenzufriedenheit mit einem Score von 100 von 100. 

Damit belegt Navan bereits im vierten Jahr in Folge die Spitzenposition in dieser G2-Kategorie und beweist eindrucksvoll, das die Kombination aus erfahrenen Reiseexpert:innen und KI-Automatisierung für Kunden im Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement einen spürbaren Mehrwert bietet.

Mythos 2: Geschäftsreisen lassen sich nicht automatisieren

Ich höre immer wieder das Vorurteil: „Geschäftsreisen auf Konzernebene lassen sich einfach nicht automatisieren. Dafür sind sie zu komplex.“ Diese Vorstellung, dass nur ein Heer menschlicher Spezialist:innen die vielfältigen Anforderungen globaler Reisemanagement-Programme bewältigen kann, teilen viele. 

Wie soll Technologie all die volatilen Nuancen wechselnder Reiserichtlinien, individueller Präferenzen und komplexer Buchungstarife je verlässlich erfassen, geschweige denn zielführend einsetzen?

Bedenken, die von einem falschen Ansatz ausgehen. Denn das eigentliche Problem liegt nicht in begrenzten technologischen Möglichkeiten, sondern vielmehr im veralteten Selbstverständnis klassischer Travel Management Companies (TMCs). 

Viele von ihnen halten unbeirrt an überholten und ineffizienten Strukturen fest: fragmentierte Systeme ohne funktionierende Schnittstellen, endlose Weiterleitungen zwischen spezialisierten Abteilungen und viel zu oft ein resigniertes: „Das muss ich an die nächste Ebene weitergeben.“ Die Folge sind frustrierte Mitarbeitende und Reisende. Hinzu kommen immer wieder unerwartete Servicegebühren, die Budgets sprengen und eine verlässliche Kostenkontrolle praktisch unmöglich machen.

Navan geht hier gezielt einen anderen Weg und setzt damit dem Flickenteppich herkömmlicher Lösungen ein Ende. Dafür werden unsere Mitarbeitenden im Support und Account Management bereits während des Recruitings mit Bedacht ausgewählt und nach ihrer Einstellung kontinuierlich weitergebildet, z. B. in allen gängigen Buchungssystemen von NDC und GDS bis hin zu Low-Cost-Carriern.

In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit unseren Kundenunternehmen entwickeln unsere Account Manager:innen individuelle Reisemanagement-Programme, begleiten deren Implementierung, liefern datenbasierte Optimierungen und sorgen so für nachhaltige Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Auf diese Weise gewährleisten wir vom ersten Tag an einen hochkarätigen Service. Anstelle unvorhersehbarer Zusatzkosten profitieren Unternehmen bei Navan von transparenter Preisgestaltung, die maximale Planbarkeit und Skalierbarkeit ermöglicht. Reisende erhalten jederzeit professionellen, direkten Support, derweil das gesamte Travel Management langfristig auf nachhaltiges Wachstum ausgerichtet wird.

Mythos 3: KI und menschliche Betreuung schließen sich aus

Unbestritten wurde Technologie stets mit dem Versprechen beworben, unser Leben zu erleichtern. Die Realität vieler Nutzer:innen sah jedoch oft anders aus: Zähe Auseinandersetzungen mit Chatbots, die nicht einmal einfache Anliegen erfassen, während man frustriert versucht, durch wiederholtes Drücken der „0“ auf seinem Handy einen Menschen zu erreichen.

Verständlich, dass sich so der Eindruck verfestigt hat, man müsse sich entweder für standardisierte Technologie oder persönliche Betreuung entscheiden – wir beweisen das Gegenteil.

Basierend auf einem Fundament hochqualifizierter Reiseexpert:innen mit langjähriger Branchenerfahrung bleibt das Herzstück unseres Services menschlich. Selbst die komplexesten Anliegen werden mit Umsicht, Empathie und Kreativität gelöst.

Doch sie arbeiten eben nicht alleine. Unsere Reiseberater:innen werden in ihren routinemäßigen Standardaufgaben entscheidend entlastet. Unsere KI-Assistenz übernimmt das Niedrigschwellige, wodurch unseren qualifizierten Mitarbeitenden mehr Zeit für das wirklich Wichtige bleibt. Sie werden nicht durch unsere KI-Systeme ersetzt, sondern optimal ergänzt. 

Routinemäßige Anfragen und unkomplizierte Aufgaben, die als vorhersehbare Prozesse automatisiert werden können, eröffnen wertvolle Freiräume für komplexe Reiseanliegen, in denen Fingerspitzengefühl gefragt ist. Wir verbinden dadurch die Stärken beider Welten und können unseren Kunden verlässlich den besten Reisesupport bieten. 

Gerade bei Reiseunterbrechungen zeigt sich die Stärke dieser Zusammenarbeit besonders deutlich. Während KI-basierte Systeme im Hintergrund kontinuierlich die aktuelle Lage überwachen, automatisch Airline-Kulanzregelungen anwenden und zügige, unkomplizierte Umbuchungen organisieren, widmen sich unsere menschlichen Expert:innen den wirklich anspruchsvollen Fällen. Sie lotsen Reisende souverän durch begrenzte Verfügbarkeiten, führen Verhandlungen mit Fluggesellschaften und finden kreative Lösungen für gestrandete Gäste aller Art.

Das Resultat: Unsere Kunden profitieren von der Effizienz modernster Technologie und zugleich von der beruhigenden Gewissheit, im entscheidenden Moment stets auf das Know-how und das Engagement erfahrener Spezialist:innen vertrauen zu können.

Mythos 4: Travel Management ist Krisenmanagement

Für Travel Manager:innen gehören nächtliche Notrufe und eine Flut dringender E-Mails leider zum täglichen Geschäft. Flüge werden gestrichen, Mitarbeitende stranden, die Anspannung steigt. Eine Dauerbelastung, die ihren negativen Konsequenzen zum Trotz nach wie vor viel zu weit verbreitet ist.

Zum Wohl aller Beteiligten möchte Navan diesem Status quo maßgeblich entgegenwirken. Unser hybrides Support-Ökosystem ist so konzipiert, dass es Travel Manger:innen spürbar entlastet: weniger Symptombehandlung, mehr nachhaltige Verbesserung.

Ein proaktives KI-System überwacht Reiseereignisse in Echtzeit und informiert sowohl Reisende als auch Unternehmensadmins automatisch über relevante Updates. Dank der Live-Reisendenkarte behalten Admins immer den Überblick, wissen genau, wo sich ihre Teams aufhalten, und können gezielte Benachrichtigungen verschicken. Dadurch werden Probleme präventiv gelöst, bevor sie zu einer Krise heranwachsen können. 

Automatisierte Kulanzregelungen der Fluggesellschaften und eine KI-gestützte Self-Service-Plattform sorgen außerdem dafür, dass Reisende Buchungsänderungen schnell und eigenständig vornehmen können. Vermeidbare Abhängigkeiten und langwierige Supportschleifen entfallen – alle Involvierten profitieren.

Der Navan-Unterschied

Flugausfälle, Streiks, schlechtes Wetter oder technische Pannen: Reiseunterbrechungen sind ein unvermeidlicher Teil regelmäßiger Geschäftsreisen. Für uns sind sie antizipierte Ausnahmesituationen, die unsere Software- und KI-Technologien immer wieder auf die Probe stellen und uns zeigen, worauf es bei einer modernen Travel- und Expense-Management-Plattform wirklich ankommt: auf die verlässliche Stärke unseres Support-Ökosystems.

Getrieben von dem Anspruch, stets neue Wege zu gehen, begegnen wir Innovationen mit Offenheit und Mut, selbst dort, wo etablierte Branchenstandards durch ihre Vertrautheit scheinbar unantastbar sind.

Die kluge Verbindung aus KI-gestütztem Support, gezieltem menschlichem Eingreifen und kontinuierlicher Betreuung für die Optimierung und Skalierung Ihrer Geschäftsreiseprogramme beweist, dass wir neue Maßstäbe setzen.

In einer Welt, in der Unterbrechungen längst zur Normalität geworden sind, streben wir mit Entschlossenheit nach Präzision, damit unser Support auch in herausfordernden Zeiten verlässlich bleibt. 

Letztendlich bieten wir dadurch nicht einfach ein technisches Upgrade. Wir zeigen, dass man das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von Grund auf neu denken kann – und es klappt.

Lassen Sie uns gemeinsam den Reisesupport neu denken

An alle Travel Manager, Entscheider und Reisenden: Jetzt ist der Moment gekommen, neu zu definieren, was exzellenten Reisesupport wirklich ausmacht. Mehr Personal allein löst keine Probleme, wenn die eigentlichen Ursachen in ineffizienten und überholten Prozessen liegen. Die Zukunft gehört all jenen, die mit Mut vorangehen, Innovation und intelligente Automatisierung willkommen heißen und proaktiv neue Lösungen erproben.

Genau dazu laden wir Sie ein: Gehen Sie diesen Weg gemeinsam mit Navan. Lassen Sie uns gemeinsam eine Zukunft formen, in der Technologie und menschliche Expertise Hand in Hand gehen, um Unterstützung zu bieten, die nicht nur reagiert, sondern vorausschauend agiert. 

Wir möchten uns nicht nur damit begnügen, alte Mythen zu entkräften. Wir wollen die Spielregeln grundlegend neu definieren – mit Ihnen zusammen. 

Willkommen in der Zukunft des Reisesupports. Willkommen bei Navan.