La stratégie voyage de Fusion Consulting prend un nouveau départ avec Navan

Région

EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

Zoug, Suisse

Taille de l'entreprise

Petites et moyennes entreprises (1-800 employés)

Industrie

Tech, Services

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Travel Payments

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Spécialiste du conseil avec une clientèle internationale, Fusion Consulting se développe rapidement et cherche à optimiser ses processus. En 2017, la société comptait moins de 50 employés ; aujourd’hui, ils sont 400 et prévoient de doubler leurs effectifs d’ici deux ans. Les équipes de Fusion Consulting passent souvent plus d’une semaine par mois en déplacement : il est donc impératif qu’elles puissent gérer facilement leurs voyages. Après avoir délaissé sa solution précédente, pas adaptée à ses projets d’expansion, l’entreprise s’est tourné vers Navan pour reprendre sa stratégie voyage en main.

Avant Navan

De multiples plateformes de voyage et avances de frais 

La solution de gestion des voyages précédente de Fusion Consulting utilisait des plateformes différentes en fonction des pays, privant les admins de visibilité sur les déplacements des employés et les données de voyage de l’entreprise. La gestion et la maintenance de multiples plateformes était fastidieuse pour toutes les personnes concernées.

Par ailleurs, les plateformes étaient loin d’être modernes, leurs fonctionnalités limitées et les applications mobile peu intuitives. Franz Poike, Head of Operations chez Fusion Consulting, se souvient d’outils « dépassés, limités et pénibles à utiliser ».

Les voyageurs consacraient beaucoup de temps à gérer leurs déplacements et devaient avancer eux-mêmes les frais lorsqu’ils réservaient des hôtels puis demander à être remboursés, ce qui pouvait prendre du temps. Toutes ces raisons ont poussé Fusion Consulting à chercher un nouveau partenaire.

«

« Avec notre solution précédente, nous étions obligés de passer par différentes plateformes selon les pays, et donc de gérer et de mettre à jour les informations concernant les voyageurs et les contrats avec les hôtels sur plusieurs outils. Cela nous prenait un temps fou. »

Franz Poike

Head of Operations

Pourquoi Navan ?

Fusion Consulting ayant déjà une identité de marque forte, l’entreprise avait une idée claire de la solution de gestion des voyages qu’elle cherchait, qui devait avant tout partager les mêmes valeurs en matière de croissance et d’innovation.

Côté produit, la plateforme devait être unifiée, donner accès à des données détaillées sur la performance du programme et les déplacements des voyageurs et présenter des fonctionnalités mobiles avancées.

Franz ajoute que la solution idéale de Fusion Consulting Additionally devait être capable de grandir avec l’entreprise et dotée d’un large inventaire de voyage adapté à son expansion future sur de nouveaux marchés. 

Après plusieurs réunions et démos fructueuses, il était clair que Navan était la solution qui répondait à son cahier des charges.

Un onboarding parfaitement exécuté

La transition vers la nouvelle plateforme s’est faite en douceur, gérée d’une main de maître par l’équipe de Franz. Au programme, une série d’e-mails informatifs aux employés, une présentation de Navan pendant le All-Hands trimestriel de la société et une formation vidéo à regarder avant la date de lancement. 

La plateforme précédente a ensuite été désactivée et les employés informés que toutes les réservations devaient être effectuées sur Navan. Cela a permis une adoption immédiate de la nouvelle solution et a donné à l’équipe de Franz une visibilité totale sur les voyages des employés. 

L’ « effet Navan »

Les paiements liés au voyage simplifiés 

Avant Navan, les employés devaient régler leurs réservations avec leurs propres moyens de paiement et demander à être remboursés après leur voyage. Aujourd’hui, la solution de paiement Navan Travel Payment simplifie le processus en générant une carte virtuelle unique pour chaque transaction afin que les employés n’aient plus à avancer des frais.

Chez Fusion Consulting, les visites des consultants à leurs clients constituent la majorité des frais professionnels. Les frais de voyage sont facturés à chaque client une fois le voyage terminé. 

La plateforme de réservation comprend un champ personnalisable qui permet à l’équipe Finance d’assigner les coûts d’un déplacement à un client donné. Il suffit au voyageur de sélectionner le nom du client ou un code projet lors de la réservation.

Chaque mois, Navan calcule le coût total de tous les voyages et envoie à Fusion Consulting une seule et même facture. L’équipe Finance peut synchroniser toutes les données liées aux dépenses de voyage en un clic dans son ERP et identifier facilement ce que leur doit chaque client grâce aux données contenues dans le champ personnalisable, puis émettre la facture correspondante.

Une application intuitive et pratique 

Pour les employés de Fusion Consulting, l’application Navan est un vrai bonus. « Ils accèdent facilement à toutes les informations dont ils besoin et reçoivent des notifications concernant leur porte d’embarquement ou le retard d’un vol », explique Franz.

81 % des collaborateurs utilisent l’application, et l’excellent score NPS de +57 prouve la popularité de la plateforme. 

Le chat, noté 4,6/5 par les collaborateurs et disponible depuis l’application, fait également l’unanimité. « Ils peuvent joindre l’assistance où qu’ils soient et obtenir de l’aide en quelques minutes. Cela fonctionne très bien ».

Les avantages de Navan

Au sein de la société, de nombreuses équipes récoltent les fruits de l’implémentation de Navan :

Voyageurs :

• N’avancent plus les frais pour les hôtels
• Réservent leurs voyages en quelques clics 
• Accèdent à un vaste inventaire de voyage
• Peuvent contacter l’assistance 24/7 directement sur l’application 

Équipe Finance :

• Profite d’un processus de facturation simplifié
• Identifie rapidement les clients à facturer pour chaque voyage et gagne un temps précieux

Équipe Opérations :

• Gère une seule plateforme de voyages
• Obtient des données détaillées sur les déplacements de toute l’entreprise

Vers l'avenir

La suite : une croissance sereine

Dans les prochaines années, Fusion Consulting prévoit de considérablement augmenter ses effectifs. La société aborde ce développement en toute confiance, assurée de pouvoir compter sur Navan pour répondre à ses besoins en matière de voyages.