Comment venir à bout des problèmes liés à la gestion des voyages et des notes de frais ?

La gestion des voyages et des notes de frais représente un vrai défi pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Pour bon nombre d’entre elles les obstacles les plus courants concernent le suivi, le traitement et la réconciliation des notes de frais.

Les frais de voyage et les dépenses qui y sont liées représentent une part importante du budget d'une entreprise. Dans une enquête récente de Navan, la gestion des frais professionnels a été classée à la première place de la liste des tâches les plus redoutées en entreprise. 

Il est essentiel d’apporter une solution viable et pratique à ce problème, surtout si l'on considère que les voyages sont essentiels à la croissance de nombreux secteurs d'activité.

Pour les entreprises qui gèrent manuellement les voyages et les notes de frais, le risque d'erreur humaine est plus élevé et la probabilité de fraude aux dépenses augmente. En automatisant ces processus grâce à un logiciel spécialisé dans la gestion des voyages et des notes de frais, elles peuvent résoudre une partie des problèmes liés aux voyages et aux notes de frais et favoriser la croissance de l’entreprise, notamment en libérant du temps pour que l'équipe comptable puisse se concentrer sur des tâches à plus fort valeur ajoutée.

Poursuivez votre lecture pour comprendre les problèmes auxquels sont confrontées les entreprises de toutes tailles en matière de voyages et de de notes de frais - et quelles solutions s’offrent à vous !

Les problèmes spécifiques aux PME

Quand une PME se développe, la gestion des frais de voyage devient de plus en plus complexe. Les entreprises de cette taille sont souvent confrontées à de fréquents changements et forcées d’adopter des outils technologiques pour optimiser leurs processus, réduire les coûts et gagner en efficacité.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants rencontrés par les PME en matière de voyages et de notes de frais.

Des processus inefficaces

La gestion manuelle des notes de frais demande beaucoup de travail et est sujette à l'erreur humaine. Le rapprochement des transactions exige de nombreuses heures de travail de la part des employés et des responsables des équipes comptables et financières.

Ces processus manuels exposent également les entreprises à un risque accru de fraude sur les frais professionnels. Dans une étude menée auprès de 600 responsables financiers, 61 % des personnes interrogées ont déclaré que leur service avait été témoin d'abus de la part d'employés en matière de notes de frais. Il s'agit souvent d'erreurs involontaires, mais dans d’autres cas, c’est plus grave et les employés créent de fausses notes de frais, règlent des achats non autorisés avec les cartes de l'entreprise ou trouvent d'autres moyens de détourner les fonds de leur société. Limiter les possibilités de fraude ou d'abus est donc crucial.

Une technologie inadaptée

Pour améliorer la gestion des voyages et des notes de frais, les entreprises en pleine croissance ont tendance à opter pour une solution ou un logiciel qui ne s'intègre pas bien aux autres outils qu’elles utilisent ou qui ne fournit pas les fonctionnalités dont elles ont besoin pour gérer efficacement leurs processus.

Les PME commettent souvent l'erreur d'adopter des systèmes disparates à mesure qu'elles grandissent.Par exemple, une petite entreprise peut utiliser une société de gestion de voyages pour réserver et gérer les voyages et une application distincte de suivi des notes de frais pour les employés.

Une solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais permet aux entreprises de gérer plus efficacement leurs programmes de voyages et de notes de frais. Les employés peuvent réserver leurs voyages et documenter leurs dépenses dans un seul système, et les administrateurs ont la main sur le processus, du paiement jusqu’à la réconciliation. Il n'y a qu'un seul contrat à gérer, un seul système à adopter et une seule source de données pour toutes les dépenses de l'entreprise.

Des remboursements lents

Lorsque les employés utilisent leur carte de crédit personnelle pour effectuer des achats, ils doivent avancer des frais pour le compte de l’entreprise et attendre d’être remboursés. Lorsque ces remboursements prennent plus de temps que nécessaire, la satisfaction des employés s’en trouve rapidement affectée.

Avec des processus manuels ou une technologie de gestion des notes de frais dépassée, les entreprises se heurtent à des retards dans les approbations ou déplorent des reçus manquants, ce qui entraîne des retards dans les remboursements. L'envoi de rappels réguliers aux employés n'a qu'un effet limité sur la rationalisation du processus. L'adoption de cartes d'entreprise virtuelles permet de réduire le temps nécessaire au remboursement des employés et d’améliorer leur expérience.

Respect des politiques et conformité

À mesure que les entreprises se développent et que leurs besoins évoluent, le respect des politiques et la conformité deviennent de plus en plus importantes. Par ailleurs, il est important de prévoir des politiques plus souples lorsque le volume des dépenses augmente et que l’organisation interne d’une entreprise devient plus complexe.

Créer une politique de voyage et communiquer efficacement sur les règles qu’elle comprend permet de résoudre de nombreux problèmes liés à la gestion des voyages et des notes de frais, car celle-ci :

• fixe des lignes directrices spécifiques pour les voyages d'affaires ;
• détermine les types de frais couverts par l’entreprise ;
• détaille et explique les processus d'approbation, de réservation et de remboursement.

Les politiques doivent clairement définir les frais de voyage autorisés en fonction des normes réglementaires et de conformité ainsi que du budget voyage prévu par l'entreprise. 

L'absence de politique représente un vrai problème pour toutes les parties impliquées : les voyageurs, les administrateurs et les équipes comptables et financières. Lorsqu’ils ont accès à des politiques claires en matière de voyages et de dépenses, les employés comprennent mieux ce qu’ils sont autorisés à dépenser, et le personnel comptable dispose du cadre nécessaire pour faire respecter les règles.

Il est important que ces politiques soient accessibles et faciles à comprendre. Malheureusement, de nombreuses entreprises compliquent beaucoup leurs politiques, qui se transforment rapidement en des documents interminables et rébarbatifs. Les employés peinent à accéder facilement à l'information et les administrateurs à communiquer les mises à jour de la politique.

Les logiciels de gestion des voyages et des notes de frais comme Navan comprennent des contrôles intégrés qui informent les employés des limites définies dans la politique interne au moment où ils réservent un voyage, ce qui élimine efficacement les dépenses non conformes. Les administrateurs peuvent adapter les paramètres et limites de dépenses en fonction du poste, de la catégorie de dépenses, du domaine d’activité de l'entreprise ou d'autres critères.

Les problèmes spécifiques aux grandes entreprises

Les grandes entreprises disposent de budgets plus importants et ont des besoins en voyage plus grands. Elles recherchent donc souvent une solution de gestion des voyages et des notes de frais dotée de capacités robustes. Le nombre d'employés qui voyagent peut rendre difficile l’accès aux informations sur les dépenses, et générer un manque de visibilité et des risques accrus. 

Voici quelques-uns des problèmes qui touchent spécifiquement les grandes entreprises et ont un impact sur la gestion des frais de voyage des grandes entreprises. 

Des risques pour la sécurité

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour toute entreprise. Aux États-Unis, une violation de données coûte en moyenne 9,44 millions de dollars. Les employés qui voyagent sont souvent amenés à divulguer des données sensibles. S'ils ne sont pas conscients des risques qu’ils font courir à l’entreprise lorsqu'ils interagissent avec un système « étranger », ils sont susceptibles de mettre cette dernière en danger.

Il est donc important de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour renforcer leurs systèmes de gestion des frais professionnels et prévenir les fraudes potentielles. Si les logiciels de gestion des voyages et des notes de frais simplifient vos processus internes, ils doivent également offrir des capacités de sécurité solides, par exemple :

• Un cryptage de pointe : les transferts de données des voyageurs nécessitent une sécurité à plusieurs niveaux, et les données en transit et au repos doivent bénéficier de la norme de cryptage la plus élevée du secteur.
• Sécurité des centres de données : les centres de données doivent permettre un stockage sécurisé grâce à une ingénierie architecturale innovante et à des données stockées dans des centres hébergés en nuage hautement sécurisés. 
• Authentification multi-facteurs : l'authentification multifactorielle et l'authentification unique sont essentielles pour empêcher l'accès non autorisé à vos systèmes. 
• Journaux d'audit en temps réel : l'enregistrement en temps réel des modifications de données permet de repérer toute activité inhabituelle sur vos systèmes et d'adopter une approche préventive de la sécurité des données.
• Tests effectués par des tiers : toutes les solutions de gestion des voyages et des notes de frais doivent être soumises à des tests rigoureux de vulnérabilité et de pénétration, à des analyses de sécurité, à des évaluations et à la détection des menaces. 

Des rapports incomplets ou inexacts

Les employés qui soumettent des notes de frais en retard peuvent avoir un impact sur la qualité et l'efficacité du processus de gestion des voyages et des notes de frais. L'utilisation d'un logiciel intuitif pour rappeler aux employés en déplacement de se conformer aux règles et de soumettre leurs rapports en temps voulu est alors extrêmement recommandée. 

Devoir conserver et compiler de multiples reçus et factures papier est une tâche souvent frustrante et fastidieuse pour les employés et augmente la charge de travail des équipes comptables qui doivent les collecter et les vérifier. Les rapports de notes de frais doivent contenir tous les détails pertinents, accompagnés des reçus originaux, Ils comprennent notamment les éléments suivants :

• Date d'achat
• Vendeur
• Catégorie de note de frais
• Nom de l'employé 
• Remarques pertinentes
• Sous-taux, taxes ou TVA
• Montant total
• Fichiers PDF, JPEG ou PNG de tous les reçus et factures

Cela fait beaucoup d’informations, surtout pour les employés en déplacement qui ont déjà beaucoup de choses en tête. L'automatisation des rapports de notes de frais permet de réduire drastiquement le temps passé à leur gestion, permet un suivi en temps réel et simplifie les processus comptables. De plus, en fournissant aux employés des cartes corporate intelligentes qui classent et rapprochent automatiquement les détails des transactions, il n'est plus nécessaire d’établir manuellement des rapports de notes de frais, et le nombre d’erreurs diminue beaucoup. 

Une faible visibilité sur les données

La visibilité sur les dépenses est essentielle pour permettre aux entreprises de déterminer si elles respectent les budgets prévus. Des données et des rapports de qualité sont indispensables à la prise de décision en temps réel dans un contexte économique en constante évolution.

Il est impossible d’établir un budget prévisionnel si l'on ne sait pas comment les employés dépensent leur argent. Le manque de visibilité sur les données peut amener les équipes Finance à commettre des erreurs inutiles, à créer des doublons ou à perdre des reçus - des problèmes qui peuvent vite avoir des conséquences graves dans les grandes entreprises. 

Des erreurs humaines

De nombreuses entreprises utilisent encore des fichiers Excel ou des outils rudimentaires de suivi des dépenses pour compiler les frais de voyage et en assurer le suivi. La saisie manuelle des données augmente le risque d'erreur humaine, et ces erreurs peuvent affecter les processus de reporting et de remboursement. Cela peut nuire à la budgétisation future et réduire le taux de satisfaction des employés.

Selon la Global Business Travel Association, les entreprises dépensent chaque année environ 500 000 dollars et 3 000 heures pour corriger les notes de frais. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises se tournent vers l'automatisation des notes de frais pour éliminer les risques d'erreur humaine et faire gagner du temps aux administrateurs, afin qu'ils puissent se consacrer à des tâches plus utiles et plus productives. 

Une mauvaise intégration des systèmes

Un outil de gestion des notes de frais ne fonctionnera pas s’il ne s’intègre pas bien aux processus et programmes de l'entreprise. Cela inclut par exemple les solutions de gestion des voyages, les logiciels RH ou de comptabilité. Si les systèmes ne s'accordent pas bien, la gestion des voyages et des notes de frais peut se transformer en vrai cauchemar et devenir très coûteuse. 

Une mauvaise intégration des systèmes de gestion des voyages et des notes de frais entraîne une augmentation des coûts, une diminution de l'efficacité et une augmentation des risques pour les entreprises. En mettant en œuvre un système intégré, tout-en-un, les entreprises sont en mesure de simplifier leurs processus, d’améliorer la visibilité et le contrôle, et de réduire le risque de fraude et de non-conformité.

Des processus d'approbation complexes

Le processus de gestion des approbations est l'un des défis les plus importants de la gestion des frais de voyage pour les entreprises de toutes tailles. En effet, pour garantir la transparence et le respect des politiques, il est essentiel que les notes de frais soient vérifiées et approuvées. 

Plus le processus d'approbation est compliqué, plus les délais nécessaires au rapprochement des notes de frais et au remboursement des employés s’allongent. En exigeant l’approbation de la moindre dépense, en la gérant depuis des outils non adaptés ou en demandant des temps d’attentes injustifiés, les entreprises génèrent une frustration certaine et une perte d’argent. Il est donc essentiel d’automatiser au maximum votre processus d'approbation pour garantir la conformité des dépenses de vos employés.

Des fraudes récurrentes

Les grandes entreprises peuvent être particulièrement exposées à la fraude sur les frais professionnels. Plus le suivi et la vérification des notes de frais sont longs et fastidieux, plus la probabilité que les administrateurs détectent les tentatives de fraude diminue. 

Soyez attentifs aux tentatives de fraude les plus courantes : 

• Remboursements en double : les employés qui partagent les frais d'un voyage d'affaires peuvent chacun réclamer le montant total. Ces demandes de remboursement identiques peuvent être difficiles à identifier manuellement. 
• Le gonflement des dépenses : le fait de gonfler les dépenses est courant dans  de nombreux secteurs, et la tâche d'identifier les réclamations erronées incombe aux administrateurs, qui ne les remarquent pas toujours.
• Demandes de remboursement fictives : de nombreuses entreprises ont une politique qui permet aux employés de réclamer un certain montant sans devoir fournir de justificatifs. 
• Dépenses faussement déclarées : les employés font de fausses déclarations sur leurs dépenses personnelles en prétendant qu'elles sont liées à leur travail. 

Surmonter les défis liés à la gestion des voyages et des notes de frais

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion des voyages et des notes de frais demande du temps et des efforts. Il existe de nombreuses solutions simples et pratiques pour venir à bout des problèmes les plus récurrents : 

• Abandonner les méthodes traditionnelles ou manuelles au profit de la numérisation
• Centraliser les données sur les voyages pour obtenir une transparence et un contrôle supplémentaires
• Automatiser la gestion des voyages et des notes de frais

Les entreprises dont les employés voyagent beaucoup doivent trouver le juste équilibre entre la réduction des coûts et la satisfaction des employés. L'automatisation de la gestion des voyages et des notes de frais est la solution ! Le gain d’efficacité obtenu réduit la frustration de tous les employés et permet aux décideurs d'être plus autonomes en ce qui concerne la budgétisation et de gestion.

Les avantages de l'automatisation des processus de gestion des voyages et des notes de frais

Les problèmes les plus complexes auxquels sont confrontées de nombreuses entreprises sont les suivants : politiques de voyage peu claires, processus d'approbation compliqués, retards de remboursement et gestion lente et fastidieuse. Bonne nouvelle : l’automatisation de la gestion des voyages et des notes de frais permet de résoudre ces problèmes, et bien d'autres encore. Elle permet entre autres de : 

Éliminer des tâches rébarbatives et des erreurs humaines

L'automatisation des notes de frais libère vos voyageurs et vos équipes administratives du fardeau des feuilles de calcul et des reçus papier, réduisant ainsi la probabilité d'erreurs. Avec l'automatisation, les tâches administratives deviennent un jeu d’enfant : grâce à un système moderne de gestion des notes de frais, les employés peuvent saisir toutes les données concernant leurs dépenses et prendre en photo leurs reçus directement depuis leur smartphone. Ces informations sont automatiquement transférées sur l'application de gestion des notes de frais, ce qui donne aux équipes Finance et administratives une visibilité sans précédent sur les dépenses. 

Améliorer le respect des politiques

Les logiciels modernes de gestion des notes de frais peuvent simplifier l'application des politiques de frais de voyage dans l'ensemble de votre entreprise. Le département Finance n'a plus besoin de vérifier les dépenses une par une, et les transactions non conformes à la politique sont signalées pour vérification ou éliminées dès le point de vente. 

Les systèmes automatisés de gestion des notes de frais peuvent être personnalisés pour refléter les politiques de voyage de votre entreprise et alerter les administrateurs en cas de dépenses inhabituelles. Le système notifie automatiquement les approbateurs des transactions non-conformes à mesure qu'elles se produisent, leur permettant d’approuver ou de rejeter les demandes de transaction en temps réel. 

Prévenir la fraude

La fraude aux dépenses est plus facile à commettre manuellement, et le contrôle de ces comportements s’avère souvent complexe, en particulier pour les grandes entreprises. L'automatisation des processus de gestion de notes de frais est un excellent moyen de réduire la fraude. Le système détecte immédiatement les doublons et avertit les parties concernées afin qu'elles puissent supprimer ou fusionner les dépenses concernées. 

Grâce à une solution tout-en-un de gestion des voyages, des notes de frais et des cartes corporate, vous pouvez définir des paramètres de voyage explicites et mettre un terme aux fraudes délibérées ainsi qu'aux erreurs involontaires.

Simplifier l'approbation et les remboursements

Des processus de travail inefficaces entraînent des retards dans les remboursements et génèrent de la frustration pour les employés. L'automatisation des processus de travail de l'entreprise réduit la nécessité d'une intervention manuelle, accélère le processus de remboursement et garantit que les employés seront remboursés le plus rapidement possible. 

Une solution moderne de gestion des notes de frais comme Navan permet aux administrateurs d'élaborer des politiques ultra personnalisées qui éliminent de manière proactive les dépenses hors politique avant qu'elles ne se produisent. Qu'ils règlent en espèces ou avec une carte de crédit personnelle, les employés peuvent soumettre leurs dépenses en quelques secondes et être remboursés en quelques jours. Ce processus est extrêmement rapide par rapport aux solutions traditionnelles de gestion des notes de frais, avec lesquelles le remboursement des employés passe généralement par le salaire. Il peut s'écouler des semaines avant que l'argent ne revienne dans les poches des employés, ce qui peut entraîner un stress financier inutile.

Améliorer la visibilité sur les dépenses

Il est impératif de surveiller de près les dépenses de l'entreprise pour obtenir des résultats positifs sur le long terme. Mais pour obtenir une vue d'ensemble sur les dépenses, il faut une source unique de vérité. Les solutions de gestion des voyages et des notes de frais basées sur le cloud peuvent s'intégrer à systèmes existants et centraliser le contrôle des dépenses, ce qui permet aux administrateurs d'avoir une visibilité totale sur les dépenses de l'entreprise. 

En s'appuyant sur des données complètes et exactes, les équipes Finance sont en mesure de prendre des décisions éclairées en temps réel tout en surveillant les flux de trésorerie. Il est plus facile de maîtriser les performances financières de l'entreprise, d'identifier les opportunités d'amélioration et de mieux prévoir l'évolution de l'activité.

Améliorer la satisfaction et le bien-être des employés

Une politique claire permet de bien informer les employés sur ce qu’ils peuvent faire et ne pas faire. Cette pratique permet également d'uniformiser les règles du jeu : lorsque tout le monde comprend et applique les mêmes politiques, les employés ont le sentiment d'être traités équitablement, ce qui favorise une culture d'entreprise positive.

En sachant qu'ils respectent les règles, en maîtrisant leurs décisions et en étant assurés d'être remboursés rapidement, les employés sont plus satisfaits et donc plus productifs et concentrés. 

Réduire les coûts de traitement

Grâce à un système unique et automatisé qui prend en charge la gestion des voyages et des notes de frais, les approbations et les remboursements, les entreprises éliminent les processus manuels et gourmands en temps et en argent. Les administrateurs passent moins de temps à suivre les dépenses et à expliquer les règles aux employés, ce qui leur permet de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Navan : la solution à vos problèmes liés aux frais professionnels

La gestion des notes de frais est souvent complexe et difficile, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Navan propose une nouvelle génération de logiciels conçus avant tout pour les utilisateurs. Notre solution tout-en-un de gestion des voyages, des cartes corporate et des notes de frais est là pour vous aider à résoudre les problèmes que vous rencontrez en matière de gestion des frais professionnels. L’outil innovant de Navan vous permet de réserver et de gérer les voyages d'affaires et les notes de frais à partir d'une seule et même plateforme centralisée, offrant une transparence totale de la saisie à la réconciliation.

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