Cartes d’achat : quels avantages pour les entreprises ?

Les cartes d’achat sont des cartes que les entreprises mettent à disposition des employés afin que ceux-ci puissent effectuer des achats dans le cadre de leurs fonctions. Cela leur permet de dépenser l’argent de l’entreprise de manière sécurisée et contrôlée, sans passer par le processus habituel des comptes fournisseurs.

En fonction des politiques internes, les collaborateurs peuvent les utiliser pour régler toutes sortes de choses, du café à la chambre d’hôtel en passant par les abonnements logiciels. En raison de leur popularité grandissante pour contrôler les dépenses des employés, le marché des cartes de paiement virtuelles a augmenté de plus de 8 % entre 2018 et 2023.

Qu’est-ce qu’une carte d’achat ? 

Une carte d’achat est une carte de paiement utilisée par les entreprises pour rationaliser le processus d’achat et de paiement dans le cadre des activités de l’entreprise. 

Généralement, elles sont émises pour certains employés et comprennent des limites de dépenses intégrées, qui permettent aux détenteurs d’effectuer des achats directement auprès des fournisseurs sans devoir créer un bon de commande ou devoir avancer les frais et attendre d’être remboursé. Ces cartes facilitent la gestion des achats récurrents et le suivi des notes de frais, améliorent la gestion du cash flow et offrent aux entreprises plus de contrôle sur leurs finances. 

Les cartes d’achat comprennent souvent des limites de dépenses et permettent un reporting précis de toutes les transactions effectuées, ce qui en fait un outil redoutable pour les entreprises qui cherchent à simplifier leurs processus d’achat et à réduire le temps consacré aux tâches administratives. 

Cartes d’achat, cartes corporate : quelle différence ?

Au premier abord, les cartes corporate peuvent sembler être la solution de paiement idéale pour les entreprises. Comme elles ressemblent aux cartes de crédit que chacun utilise au quotidien dans sa vie privée. Comme les cartes d’achat, les cartes corporate permettent aux employés d’accéder aux fonds de l’entreprise. Cependant, ces deux types de cartes différent sur trois aspects : le suivi des transactions, les limites de dépenses et l’intégration de mécanismes de contrôle.

Quels sont les avantages des cartes de paiement virtuelles ? 

Avec les bonnes cartes, les responsables financiers et comptables sont en mesure d’éliminer les dépenses non conformes tout au long du processus de paiement. Voici quelques-uns des nombreux avantages dont profitent les entreprises qui choisissent d’opter pour des cartes d’achat : 

• Politiques personnalisables : ces cartes offrent un contrôle beaucoup plus important sur les dépenses d’entreprise. Les employeurs peuvent fixer des limites de dépense par carte ou par fournisseur et permettre aux admins de créer des listes de fournisseurs pré-approuvés. Le montant des indemnités journalières étant fixé en amont, les employés savent combien ils peuvent dépenser et les équipes comptables peuvent personnaliser ces contrôles afin qu’ils correspondent à leurs codes GL. 
• Moins de remboursements. Grâce aux politiques personnalisables, les détenteurs de cartes de paiement ont une idée claire de ce qu’ils peuvent acheter ou non, et ne sont plus obligés d’utiliser leur propre carte de crédit pour les achats effectuées dans le cadre de leurs fonctions. Ainsi, les cartes virtuelles réduisent les remboursements.
• Des coûts réduits. Certaines entreprises peuvent générer jusqu’à 80 % d’économies en implémentant des cartes d’achat, notamment en réduisant le temps nécessaire à la réalisation d’un achat, de la demande jusqu’au paiement. 
• Plus de sécurité. La technologie intégrée aux cartes de paiement virtuelles tend à surpasser celle des méthodes de paiement traditionnelles. Elles intègrent généralement des dispositifs de sécurité de pointe pour réduire la fraude. En raison de taux d'utilisation élevés, les paiements par carte d'achat font appel à des technologies telles que l'authentification par empreinte digitale, des systèmes de puce et de code PIN, et les protocoles HTTPS et SSL.

Les avantages des cartes d’achat sur les cartes d’entreprise

Voici quelques exemples de cas où les cartes d’achat sont plus performantes en matière de gestion des paiements et des notes de frais :

• Contrairement aux cartes P, les cartes corporate ne sont pas équipées de mécanismes de contrôle des dépenses adéquats et sont souvent associées à des logiciels obsolètes.
• Avec de nombreux programmes de cartes corporate, la réconciliation des notes de frais s’avère être un processus fastidieux. Les notes de frais, les reçus papier et les pièces justificatives se multiplient, sont difficiles à contrôler et font perdre un temps précieux aux équipes Finance.
• Il est plus facile de frauder avec une carte corporate. En multipliant les achats en ligne, les utilisateurs sèment leurs informations de carte corporate sur internet : une aubaine pour les fraudeurs.

Cartes d’achat : le bon choix pour mon entreprise ?

Chaque entreprise est unique, et il en va de même pour les solutions de cartes corporate. Vous cherchez à simplifier les processus internes de vos équipes Finance ? Les cartes de paiement virtuelles peuvent vous aider à apporter des solutions aux problèmes suivants : 

• Manque de contrôle sur les dépenses des employés
• Perte de temps causée par les rapports de notes de frais
• Visibilité limitée sur les dépenses d’entreprise
• Processus ralentis à cause de reçus perdus et d’erreurs de réconciliation

Si l'un de ces problèmes fait l'objet d'une conversation récurrente ou d'une plainte de la part des équipes Finance, des admins ou des employés, il est peut-être temps de mettre en place un nouveau processus pour les paiements. Ces cartes sont un moyen sûr et innovant pour les entreprises d’améliorer le status quo, et leurs capacités sont décuplées lorsqu'elles sont associées à un logiciel de gestion des notes de frais adéquat.

Cartes d’achat et solution de gestion des notes de frais : le duo gagnant

Dans l’idéal, les cartes de paiement virtuelles sont supposées offrir des contrôles ajustables et intégrés, capables de confronter chaque transaction effectuée aux politiques de dépenses internes. C’est la raison pour laquelle elles sont plus efficaces lorsqu’associées à des solutions de bout en bout qui offrent des contrôles de sécurité renforcés. Un système de gestion des notes de frais de bout en bout présente les caractéristiques suivantes : 

Des processus d’approbation efficaces

Idéalement, les politiques internes de l'entreprise doivent être appliquées pour chaque transaction effectuée avec une carte d’achat, et ce tout au long du processus d’approbation. Les dépenses qui entrent dans le cadre de cette politique sont approuvées automatiquement, car les paramètres définis agissent comme des mécanismes de contrôle intégrés à chaque carte.

Toute transaction douteuse est signalée par un drapeau et doit être approuvée manuellement par une personne désignée. Ces approbations automatisées permettent de garder une trace de toutes les actions effectuées, tout en minimisant les allers-retours et le temps perdu. Les équipes Finance sont plus à même de détecter les transactions frauduleuses et de stopper les dépenses non autorisées avant qu'elles ne se produisent.

Automatisation des écritures comptables

Il est également recommandé de choisir une solution de gestion des notes de frais qui s'intègre aux systèmes comptables les plus courants. Pendant l’intégration, les données sont synchronisées en un clic, ce qui réduit considérablement la charge de travail des équipes Finance.

L'automatisation permet également d'accélérer la clôture comptable en fin de mois, en éliminant les doublons et les erreurs. Cela permet aux responsables financiers de prendre des décisions stratégiques en temps voulu grâce à des rapports basés sur des données précises et exactes et une meilleure visibilité sur les dépenses.

Une sécurité renforcée

Si vous optez pour des cartes d’achat, vous pouvez en équiper tous les employés qui ont besoin de faire des achats dans le cadre de leur travail et associer le même programme de carte d'achat à des cartes virtuelles. Il est possible de générer des cartes à usage unique, des cartes pour des dépenses récurrentes ou des cartes avec des dates d'expiration précises. Ces cartes virtuelles uniques offrent une plus grande sécurité contre la fraude car le numéro de la carte de crédit virtuelle est intraçable sans accès à l'identité du titulaire ou à son système informatique.

Une carte d’achat qui évolue avec votre entreprise

Les cartes de paiement virtuelles sont devenues un incontournable, car elles constituent un moyen de paiement plus sûr et pratique pour gérer les dépenses en entreprise. Cependant, les systèmes de cartes d’achat n'ajoutent pas de valeur au processus de gestion des dépenses s'ils ne sont pas conçus pour croître avec votre entreprise.

Avec Navan, les entreprises peuvent combiner les cartes d’achat avec une solution de gestion des notes de frais qui leur permet de gérer toutes leurs dépenses, éliminant ainsi les processus manuels et les frais de transaction élevés auxquels elles font face lorsqu’elles choisissent un autre fournisseur de cartes.

Associées à une solution de gestion des notes de frais comme Navan, les cartes permettent aux entreprises de générer un meilleur retour sur investissement en réduisant les coûts de traitement, en prévenant la fraude et en fournissant des données pertinentes sur les dépenses en temps réel.

Navan résout le principal problème lié à l'utilisation des cartes de paiement d’entreprise traditionnelles en vous offrant un contrôle total sur l'ensemble des dépenses de votre entreprise. Optez pour Navan dès aujourd'hui. Planifiez une démo personnalisée avec nos experts produit.