Gestion des dépenses : trouver l’accord parfait

À première vue, la gestion des notes de frais peut sembler bien éloignée de l'univers de la musique. Eh bien détrompez-vous, ces deux univers ont beaucoup en commun. À l’occasion du dîner de l’Agora des Directeurs Financiers organisé en janvier dernier, Yoann Le Lostec, Directeur Commercial de Navan, et Jerry Léonide, célèbre pianiste de jazz, ont exploré ensemble les parallèles fascinants qui existent entre la musique et la gestion des dépenses en entreprise. 

Pendant cet évènement réunissant des leaders de la Finance dont la retranscription est disponible ici, ces deux professionnels passionnés ont accepté de partager leurs expériences et d’aborder la façon dont Navan propose des solutions concrètes pour simplifier la gestion des notes de frais. De la flexibilité à l'improvisation, en passant par le rythme, l’harmonie et la nécessité de s’accorder, nous explorons dans cet article la façon dont les Directeurs Financiers peuvent s’inspirer de la musique pour optimiser leur gestion des notes de frais.

Visionnez l'interview de Yoann Le Lostec et de Jerry Léonide ci-dessous :

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ? 

La gestion des dépenses en entreprise fait référence au processus de contrôle, de suivi et d'optimisation des dépenses engagées par une entreprise dans le cadre de ses activités commerciales. Cela inclut tous les types de dépenses, telles que les achats de matériaux, les frais de personnel, les frais généraux, les dépenses liées aux voyages et aux déplacements, ainsi que les investissements en capital.

Voici quelques aspects clés de la gestion des dépenses en entreprise :

• Budgétisation : élaborer un budget prévisionnel qui définit les dépenses prévues dans chaque domaine de l'entreprise pour une période donnée.
• Contrôle des dépenses : suivre les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Identifier les écarts et les raisons de ces écarts afin de prendre des mesures correctives si nécessaire.
• Politiques et procédures : établir des politiques et des procédures claires pour l'approbation des dépenses, les limites de dépenses et les processus de remboursement.
• Gestion des fournisseurs : négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs et conditions, suivre et évaluer régulièrement la performance des fournisseurs.
• Technologie et automatisation : utiliser des outils et des logiciels de gestion des dépenses pour simplifier et automatiser les processus liés aux dépenses, tels que la soumission des notes de frais et la gestion des factures.
• Contrôle des flux de trésorerie : gérer les dépenses de manière à maintenir une bonne santé financière de l'entreprise et à garantir une disponibilité suffisante de liquidités pour répondre aux besoins opérationnels.

En résumé, la gestion des dépenses en entreprise vise à optimiser l'utilisation des ressources financières de l'entreprise, à minimiser les coûts inutiles et à garantir une utilisation efficace des fonds disponibles pour atteindre les objectifs commerciaux de manière rentable.

S’inspirer de la musique pour optimiser sa gestion des notes de frais 

1. Flexibilité et improvisation

Comme dans un morceau de jazz où les musiciens s'improvisent autour d'un thème, la gestion des notes de frais exige de la flexibilité et de l'adaptabilité. Des situations inattendues peuvent survenir, et les entreprises doivent être prêtes à ajuster leurs budgets en conséquence. Des politiques flexibles et des outils de gestion des dépenses adaptatifs permettent cette improvisation tout en maintenant le contrôle financier. 

La plateforme Navan intègre des politiques dynamiques qui s’appliquent directement lors du processus de réservation. Elles s’adaptent automatiquement et en temps réel en fonction de la destination, de la période, du poste du voyageur concerné et des limites de dépenses fixées par la société. Ainsi, les administrateurs n’ont plus besoin de modifier manuellement les politiques de voyage ou de vérifier chaque réservation pour s’assurer qu’elle soit conforme à la politique ou que les tarifs soient raisonnables.

2. Rythme : quand chaque seconde compte 

En musique, chaque silence a son importance. Le rythme joue un rôle essentiel et tout bon musicien maîtrise les pulsations et les divisions du temps, et sait les lire sur une partition. De même, la musique de chambre enseigne l'importance de chaque note et de chaque silence. 

De la même manière, chaque centime économisé dans la gestion des notes de frais peut avoir un impact significatif sur la santé financière globale de l'entreprise. L'automatisation des processus, tels que la numérisation des reçus et l'utilisation de logiciels de gestion des dépenses, permet non seulement des économies de temps mais aussi des économies financières considérables.

La gestion d’une note de frais, qui prend environ 13 heures lorsqu’elle est effectuée manuellement selon Forrester, ne prend que quelques minutes avec Navan. En automatisant la plupart des étapes qui entrent en jeu dans la gestion d’un voyage d’affaires et des notes de frais associés, Navan fait gagner près de 95 % aux employés comme aux équipes Finance. 

3. Bien-être des voyageurs : une question d’harmonie et d’équilibre

Dans une symphonie, chaque musicien contribue à l'harmonie globale. De la même manière, le bien-être des voyageurs d'affaires contribue à l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise. Des politiques de voyage bien pensées, soutenues par une gestion efficace des notes de frais, peuvent améliorer l'expérience des employés en déplacement, renforçant ainsi leur productivité et leur satisfaction. 

L’harmonisation est également une des pierres angulaires de la mission de Navan, qui propose une solution unifiée de gestion des voyages d’affaires, des voyages et des paiements, ce qui permet d’accompagner chaque utilisateur de A à Z, dans toutes les étapes de son voyage, de la réservation à la soumission et à la gestion des notes de frais. En mettant l’accent sur l’expérience utilisateur et en rendant son application aussi intuitive que possible, Navan offre aux voyageurs une qualité de service similaire à celle des plateformes grand public.

4. Support client en cas d'imprévu : une partition parfaitement orchestrée 

Même dans une partition parfaitement orchestrée, des imprévus peuvent survenir. C'est là qu'intervient le support client, à la fois dans la musique et dans la gestion des dépenses. Des agents réactifs et bienveillants peuvent aider à résoudre rapidement les problèmes liés aux notes de frais, assurant ainsi une harmonie continue dans les opérations financières de l'entreprise.

Il en va de même pour les problèmes intervenant pendant un déplacement professionnel. Avec son support client et ses agents de voyage expérimentés disponibles 24h/24 et 7j/7 selon le modèle follow the sun, et grâce à l’intégration de ChatGPT à son chat, Navan fournit un niveau d’assistance de grande qualité qui rassure les employeurs et permet aux entreprises d’accomplir leur devoir de diligence.

Conclusion 

En somme, la gestion des notes de frais peut être considérée comme une symphonie complexe où chaque élément joue un rôle crucial. Des principes propres à la musique tels que la flexibilité, l'économie et le bien-être, peuvent inspirer les entreprises à orchestrer une gestion financière plus harmonieuse et plus efficace. En embrassant ces parallèles entre la musique et la finance, les Directeurs Financiers sont ainsi en mesure d'optimiser leur gestion des notes de frais et de faire gagner un temps précieux à leurs équipes comptables !

Découvrez le potentiel d'une solution unifiée de gestion des voyages, des notes de frais et des cartes corporate en planifiant une démo produit avec l'un de nos experts !