Un programme de voyages qui répond aux attentes des entreprises comme des salariés

De nos jours, nombreux sont les employés qui doivent souvent se rendre au travail pour rencontrer des clients ou des collègues, assister à des conférences et conclure des partenariats. Et si les voyages d'affaires sont essentiels au bon fonctionnement des entreprises, ils peuvent vite devenir s’avérer stressants, voire épuisants. Il est donc du devoir des employeurs de faire en sorte de rendre cette expérience aussi agréable et simple que possible. Cependant, trouver un équilibre entre la satisfaction des employés et les besoins de l'entreprise n’est pas toujours évident.

Créer un programme de voyages d'affaires peut aider les entreprises à répondre aux besoins des employés tout en gardant à l'esprit leurs objectifs commerciaux. Ces programmes donnent aux employés la liberté de prendre des décisions concernant l’organisation de leur déplacement et leurs préférences, tout en respectant les directives de l'entreprise. Certaines entreprises peuvent exiger que les employés réservent sous la houlette d’un manager ou fassent confiance à un spécialiste du voyage d’affaires pour s'assurer qu'ils respectent les politiques et dépensent de manière responsable.

Grâce à ce guide, vous serez en mesure de créer un programme de voyages d'affaires qui réponde aux besoins des employés comme de votre entreprise.

Les avantages d’un programme de voyages d'affaires pour les employés

La création d’un programme de voyages d'affaires global, qui donne aux employés une voix au chapitre, présente de nombreux avantages pour les entreprises. En comprenant comment les politiques de voyages d'affaires affectent votre personnel, vous serez en mesure de renforcer le lien de confiance avec vos équipes et d’encourager les décideurs à mettre en œuvre une solution de gestion des déplacements professionnels.

1. Les employés peuvent choisir leurs préférences 

De manière générale, nous avons tous des préférences en matière de voyage. Elles améliorent notre confort et nous rendent plus enclins à voyager. Certains programmes de voyages d'affaires laissent très peu de place aux besoins et aux préférences individuelles des voyageurs et ne leur permettent pas forcément de choisir leur mode de transport favori ou le type de chambre qu’ils souhaitent réserver à l’hôtel. D'autres programmes, en revanche, augmentent la flexibilité et l'autonomie des employés en leur permettant de réserver des options qui leur conviennent vraiment et correspondent à leurs habitudes, par exemple :  

• Type d'hébergement : les hôtels sont généralement l’option préférée de la plupart des voyageurs d'affaires, car ils sont souvent centraux et offrent un large éventail de services. Bien entendu, certains voyageurs préfèrent des marques d'hôtels spécifiques : ils souhaitent retrouver le service qu’ils aiment et connaissent déjà, et collecter des points de fidélité. 
• Mode de transport : lorsqu'ils organisent leurs déplacements pros, la plupart des gens pensent immédiatement à l'avion. Mais dans certains cas, le train permet de se rendre à destination dans le même laps de temps et convient mieux aux voyageurs qui veulent éviter les longues files d'attente aux contrôles de sécurité ou qui recherchent des solutions plus durables. 
• Transports terrestres : une fois arrivés à destination, certains voyageurs louent une voiture pour se déplacer, tandis que d'autres préfèrent prendre le taxi ou recourir à des services de covoiturage.
• Classe de vol : certaines solutions de gestion des voyage mettent un budget défini à disposition de leurs employés et leur permettent d’organiser leur déplacement en toute autonomie, tout en respectant le montant maximal autorisé. Ils peuvent ainsi choisir de voyager dans une classe moins élevée afin de disposer de plus de fonds pour l'hébergement, les repas ou les transports une fois sur place. D'autres aiment avoir le luxe de voler en première classe ou en classe affaires en raison des avantages et du confort supplémentaires qu'elles offrent.
• L'emplacement : outre le choix de leur hébergement, les voyageurs ont également des exigences différentes en ce qui concerne l'emplacement de leur hôtel. Certains voyageurs préfèrent séjourner dans les centres-villes, où ils peuvent facilement accéder aux centres de conférence, magasins, restaurants et attractions locales. D'autres privilégient le calme et préfèrent les quartiers plus résidentiels. D'autres préfèrent séjourner à proximité de l'aéroport ou de la gare pour plus de praticité. 

2. Améliorer la satisfaction au travail

Depuis la pandémie de COVID-19, de nombreux salariés déclarent que leurs attentes à l'égard de leur employeur ont changé. Pour lui rester fidèle, ils attendent plus de soutien, de ressources et d'avantages de sa part. Les entreprises peuvent répondre à ces nouvelles attentes en évaluant et en actualisant leurs avantages et leurs programmes, y compris les voyages d'affaires et leur prolongement en longs weekends, qui peuvent être considérés comme des avantages pour l'entreprise.

En donnant aux employés plus de contrôle sur leurs expériences de voyage, il est possible d’améliorer le temps qu'ils passent à voyager et accroître leur satisfaction au travail. Ce point n’est pas à prendre à la légère, car les voyages peuvent accroître le stress et l'anxiété ; ils peuvent également réduire le sommeil et perturber les routines et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les files d'attente interminables à la sécurité, les correspondances serrées ou les vols avec un départ tardif et une arrivée très matinale affectent le bien-être des collaborateurs.

En permettant aux employés de choisir les éléments de leur voyage et en répondant à leurs besoins, les entreprises leur montrent qu'elles se soucient de leur satisfaction. Lorsqu’ils maîtrisent les différents aspects de leurs déplacements, les voyageurs reprennent ensuite plus facilement leurs activités habituelles : ils n’ont pas été obligés de courir, de se lever aux aurores ou d’attendre pendant des heures à l’aéroport.

Une solution et des avantages appropriés peuvent contribuer à ce que les salariés soient satisfaits de leur poste, de leurs responsabilités et de leur employeur, ce qui diminue le risque qu’ils se mettent à chercher un nouvel emploi.

3. Retrouver le plaisir de voyager

Lorsque les collaborateurs peuvent gérer eux-mêmes leurs déplacements, ils sont généralement plus satisfaits de l’expérience. Ceux et celles qui gardent un souvenir positif de leurs voyages d'affaires sont plus susceptibles de se réjouir de leurs prochains déplacements ou même de se porter volontaires pour d'autres opportunités de voyage. Ces personnes peuvent devenir les meilleurs défenseurs de votre programme de voyages d'affaires, en partageant leur expérience positive avec leurs collègues.

Les avantages d’un programme de voyages d'affaires pour les employeurs 

La création d'une expérience positive pour les voyageurs peut contribuer à la satisfaction des employés, mais elle peut également être bénéfique pour les entreprises.

1. Des coûts optimisés

Lorsque les personnes organisent leurs déplacements dans le cadre d'un programme de gestion des voyages, elles peuvent accéder à des tarifs exclusifs, négociés par les entreprises ou le partenaire de gestion des voyages. Par exemple, Navan a négocié des rabais allant jusqu'à 15 % sur les meilleurs tarifs disponibles dans des milliers d'hôtels à travers le monde.

Certaines solutions de gestion des voyages incitent même les employés qui voyagent à choisir des options plus économiques. Par exemple, le programme Navan Rewards permet aux employés de gagner des récompenses lorsqu'ils réservent des hôtels d'affaires en dessous du prix médian. Ainsi, l'entreprise économise de l'argent et le voyageur reçoit des Rewards qu'il peut utiliser pour ses déplacements personnels.

2. Une meilleure organisation

Un programme de voyage de qualité peut améliorer les processus internes de votre entreprise. Lorsque des collaborateurs voyagent pour le travail, ils doivent suivre leurs dépenses, utiliser des sites web et des outils de réservation spécifiques et respecter un budget. 

En raison de la complexité de ces processus, certaines entreprises disposent de départements dédiés ou d'équipes entières chargées de la planification et de l'organisation des voyages. Un programme de voyage peut définir des lignes directrices claires pour les voyages d'affaires, ce qui aide les employés à comprendre les politiques en place et réduit les tâches d’approbation et de gestion pour les administrateurs et les managers. Lorsque les employés ont la liberté de réserver leurs propres déplacements - sur la plateforme de l'entreprise et dans le respect des politiques internes - cela permet aux responsables de gagner un temps précieux. Les processus d'approbation, de réservation et de remboursement libèrent le temps que les responsables auraient autrement consacré à expliquer les règles aux employés ; ils réduisent également la frustration des employés en ce qui concerne les frais qu’ils sont obligés d’avancer eux-mêmes et les remboursements.

3. Préserver et améliorer la rétention et la fidélité des employés

C’est un fait : lorsqu’ils bénéficient de plus de flexibilité et de contrôle sur les déplacements professionnels, les employés sont plus satisfaits et plus à même de rester dans l’entreprise. Ils peuvent même en devenir les meilleurs défenseurs, en partageant leurs expériences réussies avec leurs amis et leur famille. 

En fidélisant les employés, votre entreprise peut économiser du temps et de l'argent sur l'intégration et la formation de nouvelles recrues et investir davantage dans les employés existants.

Comment créer un programme de voyages d'affaires ?

Pour améliorer l'expérience des employés en matière de voyages d'affaires et récolter les fruits d'un tel programme, il est essentiel que les entreprises créent des politiques et mettent en place des processus qui vont dans le sens des objectifs du programme. Ces politiques doivent contenir toutes les informations dont les employés ont besoin pour réserver efficacement leurs voyages tout en précisant les responsabilités de l'entreprise.

1. Bien définir les limites du programme 

Une politique de voyage doit être complète et couvrir tous les types de dépenses liées aux déplacements des employés. Toutefois, vous pouvez réduire les risques de frais supplémentaires causés par l’achat d’éléments qui ne sont pas couverts par la politique ou d'abus en définissant clairement tous les aspects qui sont couverts par votre programme. 

Parmi les dépenses courantes couvertes par un programme de voyage, on peut citer : 

• Les vols
• L'hébergement/le logement
• Transport terrestre et location de voiture
• Les bagages
• Les repas
• Événements ou réunions avec des clients

Si les employés sont en mesure d’identifier clairement ce qu'ils peuvent facturer à l'entreprise, ils sont capables d’optimiser leur budget et peuvent ainsi éviter d'enfreindre les politiques. Il convient également de citer clairement tout ce qui n’est pas couvert par l’entreprise. Par exemple, les activités touristiques ou l’achat de souvenirs ne sont souvent pas inclus dans les frais de voyage autorisés. 

2. Déterminer ce qui est attendu des employés

Il est également important de préciser comment les employés doivent procéder aux processus d'approbation, de dépense et de remboursement. 

• Approbation : même si les employés sont libres de choisir les éléments de leurs voyages d'affaires, de nombreuses entreprises exigent que leurs demandes soient soumises à l'approbation de leurs supérieurs ou du Travel Manager de l’entreprise.
• Frais : il convient également de définir clairement les procédures d'approbation des dépenses qui incombent aux employés et à leurs managers, de même que les modes de paiement acceptés pour toutes les dépenses encourues pendant le voyage (par exemple, cartes de crédit personnelles ou professionnelles uniquement, ou une combinaison des deux).
• Remboursement : pour une meilleure efficacité, les délais et les processus de demande de remboursement doivent être clairement établis. La politique doit aussi préciser quelles sont les dépenses autorisées et les restrictions éventuelles.

La clarification de ces processus définit des attentes et des règles à suivre pour les employés et donne à l'entreprise un recours en cas d'infraction.

3. Définir des budgets et des limites de prix

Que vous demandiez aux Admins d'organiser des voyages pour le compte des salariés ou que vous laissiez les salariés planifier eux-mêmes leurs déplacements, vous devez définir des budgets autorisés et des limites de prix. Vous pouvez établir ces budgets de différentes manières, en fonction de la flexibilité que vous souhaitez accorder à vos employés lorsqu'ils voyagent.

Vous pouvez répartir les dépenses en catégories avec des limites de prix ou des paramètres pour tenir compte des préférences en matière d'hébergement, de repas, de transport, etc. Vous pouvez également prévoir une indemnité journalière fixe et autoriser les employés à la dépenser à leur guise.

Les limites de dépenses fixes peuvent présenter des difficultés pour les entreprises. Pendant la haute saison des voyages, les tarifs disponibles sont souvent supérieurs aux tarifs maximums contenus dans la politique. À l'inverse, les voyageurs peuvent réserver la chambre d'hôtel la plus chère disponible, à condition qu'elle soit conforme à la politique. La mise en œuvre de politiques de dépenses dynamiques et le fait d’encourager les réservations en dessous des prix du marché grâce à des récompenses sont deux solutions qui permettent aux entreprises d’économiser de l'argent tout en satisfaisant les employés.

4. Établir des procédures de paiement

Quelle que soit la liberté que vous accordez à vos employés pendant le processus de planification, ils devront effectuer eux-mêmes des achats au nom de l'entreprise. Qu'ils réservent leur voyage et leur hôtel ou qu'ils facturent les repas pendant le voyage, ces coûts seront imputés au budget du voyage. Étant donné qu'ils doivent effectuer des paiements, vous devez préciser le fonctionnement de ces procédures ainsi que vos attentes à l'égard des employés avant, pendant et après leur voyage.

Voici quelques-uns des facteurs à déterminer : 

• Modes de paiement : les entreprises utilisent différentes méthodes pour effectuer le paiement des voyages en fonction de leurs besoins et de leurs ressources. Nombre d'entre elles fournissent à leurs employés des cartes corporate qui leur permettent de régler facilement leurs réservations et leurs repas. D'autres entreprises n'ont pas forcément les moyens de fournir une carte corporate à chaque employé et leur demandent d'utiliser leur carte personnelle. Dans ce cas, l'entreprise rembourse aux employés toutes les dépenses professionnelles effectuées pendant le voyage.
• Programmes de points et de récompenses : outre le fait de définir des méthodes et processus de paiement, il convient de préciser la politique de l'entreprise en matière de programmes de récompenses. De nombreux employés considèrent les voyages professionnels comme une occasion de gagner des points et des miles sur leurs comptes et programmes de fidélité personnels. Si la méthode de réservation proposée par votre entreprise ne permet pas aux employés de connecter leurs comptes de fidélité et de profiter des récompenses hôtelières lorsqu'ils réservent avec des cartes d'entreprise, il y a de fortes chances qu'ils réservent ailleurs.
• Conservation des reçus : quels que soient les modes de paiement, les équipes comptables ont besoin de preuves des achats effectués pendant les voyages. Les reçus leur permettent de faire correspondre les relevés aux achats effectués avec la carte corporate, ce qui garantit que les employés l'utilisent de manière responsable. Dans le cas des politiques qui obligent les employés à utiliser leur carte personnelle, les reçus permettent aux entreprises de les rembourser intégralement. Votre politique doit préciser la raison pour laquelle les employés doivent conserver leurs reçus et comment les soumettre pour examen dès leur retour au bureau.

5. Rendre accessibles les politiques internes

Les politiques de votre programme de voyage doivent être exhaustives et aborder, dans la mesure du possible, la totalité des situations et variables possibles. En rendant ces ressources accessibles aux employés qui préparent leur déplacement, vous vous assurez qu'ils respectent les règles à chaque étape du voyage, et ce jusqu’au retour au bureau. Néanmoins, il est facile d’oublier ce que prévoit la politique interne. La rendre accessible en ligne permet aux employés de retrouver facilement les informations dont ils ont besoin.

Vous pouvez améliorer l'accessibilité et la visibilité des politiques en utilisant un service de documentation en ligne pour les héberger. Cela permet aux collaborateurs de les consulter à tout moment, à partir de n'importe quel appareil, et leur simplifie la tâche si elles planifient leur voyage depuis leur domicile ou qu’elles ont besoin d’effectuer une modification ou de vérifier un point pendant leur déplacement.

6. Offrir les bons outils aux employés

La gestion efficace d'un programme de voyages d'affaires nécessite de partager les bons outils et les bonnes ressources avec vos employés. Une solution de gestion des voyages d'affaires et des notes frais permet de fournir la visibilité et le cadre dont les employés et les employeurs ont besoin pour organiser et gérer des déplacements professionnels.

Ces solutions simplifient considérablement les réservations de vols et d’hôtels et optimisent la gestion des coûts et le suivi des notes de frais. En investissant dans les bons outils, vous rationalisez et améliorez l'expérience utilisateur, rendant les voyages plus agréables pour les voyageurs et plus rentables pour l’entreprise.

Gérez vos déplacements professionnels avec Navan

Navan est une solution complète et tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais à laquelle les employés peuvent accéder facilement à tout moment, depuis leur téléphone. Elle leur permet de gérer leur carte corporate, leurs réservations et leurs notes de frais en un seul endroit, et offre flexibilité et satisfaction aux voyageurs et contrôle aux entreprises. Navan incite également les employés qui voyagent à choisir des options plus économiques grâce à son programme de récompenses Navan Rewards. Lorsque les employés choisissent des hôtels à des prix inférieurs à ceux du marché, ils reçoivent des récompenses sous forme de crédits à utiliser sur leurs voyages personnels. L'entreprise dépense moins et le voyageur économise sur ses prochaines vacances : tout le monde en sort gagnant !

De plus, l'application permet d’obtenir des données en temps réel et de prendre des décisions plus éclairées pour optimiser vos coûts de voyage. La plateforme s’adapte à votre arsenal technologique et à vos processus internes pour une mise en œuvre et une intégration rapide et facile. Vous pouvez facilement ajuster les limites de dépenses et les politiques pour répondre à différents besoins et budgets.

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